浙江支付宝公益基金会
档案管理办法
目录
第一章总则 (2)
第二章档案范围、收集及保存 (3)
第四章保管期限和销毁 (6)
第五章附则 (7)
附件：档案交接清单 (8)
第一章总则
第一条为加强浙江支付宝公益基金会（以下简称“基金会”）档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第１号令），参照《民政部、国家档案局关于印发<；社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)等规定
和《支付宝公益基金会章程》，结合实际，完善基金会的管理制度，规范秘书处办公室的档案管理，制定本制度。第二条基金会基础档案分为：
（一）证照批文：注册类、年检类；
（二）理事会档案：历届理事会文件；
（三）人事档案；
小年的祝福话语（四）规章制度档案；
郭冬临老婆（五）合同档案；
（六）项目档案；
（七）财务档案。
档案工作坚持统一管理、分工负责的原则，本基金会各类文件资料，统一由基金会秘书处及相关事务部门分类管理，随时收发，随时登记。各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合做好档案管理工作。
第三条各部门应指定档案管理人员负责接收档案资料，并做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。基金会工作人员应了解业务、掌
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握文件材料的归档范围，并保证经办文件的完整（各种附件一律不准抽存），认真执行归档制度；工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章档案范围、收集及保存
第四条基金会资料形式分电子档材料及纸质文件，分别由基金会秘书处办公室行政人员、基金会法务人员、基金会财务人员、基金会税务人员保管。凡是反映本基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。
第五条凡属归档范围的文件材料，应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案管理人员移交。各项业务工作中确保归档文件的及时性和完整性，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关，不得将不合规范的文件材料归档。
第七条归档的文件材料应当齐全完整，以“件”为单位进行整理。
第八条归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。
第九条归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。
第十条应当建立档案名录等检索工具。
第十一条基金会纸质文件档案范围及保存情况如下：
（一）财务资料由基金会秘书处财务人员汇集及保管（出纳不得保管财务档案），包含付款凭证、付款申请单等；
（二）以下纸质资料由秘书处法务人员汇集及保管：
1、本基金会证件、设立登记、变更、备案、章程、网站申请
备案等基础文件资料；
2、本基金会与有关单位或机构签订的合同、协议等文件；该
文件应分类编制编号。
（三）以下纸质材料归秘书处行政人员保管
1、本基金会项目立项、执行、结项资料（包括装订成册的文
件、电子版的文件）；
符号网名2、本基金会大事记、荣誉证书、奖杯等。
3、人事档案。
4、本基金会与有关单位往来的文件及相关部门发来的与基金
会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
第十二条基金会应建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。具体电子档案范围及保存情况如下：
（一）财务税务资料由基金会秘书处财务税务人员汇集及保管，如每月的税务申报表，免税资格申请等资料；
（二）理事会和项目评审委员会的会议材料，包括会议通知、会前资料、会议决议、会议纪要、照片
、视频等，由秘书处行政人员整理归档；范玮琪 黑人
（三）各机构向本基金会申请资助的项目资料及项目评审委员会评审的项目资料，由项目经理汇集并提交秘书处行政人员，再
由秘书处行政人员归类建档并编制项目编号；
（四）基金会工作人员外出学习、考察、调差研究、参加相关部门召开的会议等活动后，应将活动或会议的主要文件资料交由
秘书处备案。
（五）每月的项目评审会议资料、视频等当月存储一次，其他项目文件等一个月整理并保存一次，尽量减少移动硬盘的使用频
率。
入党申请书的范文（六）法务资料由基金会秘书处法务人员汇集及保管，如项目的合同、协议等。
第十三条基金会规章制度、项目评审委员会资料、会议资料（不含视频）项目及合同资料等，由秘书处更新完善。