公文格式规范
公文格式是指公文的规格样式及其组成要素。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式。《国家行政机关公文格式》。
公文用纸，从2001年1月1日起采用国际标准A4型纸。幅面尺寸为210×297mm。公文页边：天头（上边口）37mm，地脚35mm，订口（左边口）28mm，右边口26mm。版心尺寸：156×225mm（不含页码）。
公文可以分成三部分：眉首、主体、版记。
一、眉首部分
公文的眉首亦称公文版头，指首面红反线以上部分。包括发文机关标识、发文字号、秘密等级、份数序号、紧急程度、签发人等6项要素。
(一)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成。通常用较大型号字居中套红印在公文首页上端，字体用小标宋，（Ａ4纸）上缘至版心上缘为25mm，上报公文为80mm。常见问题有：政府文件横线中间嵌五角星。
(二)发文字号。亦称文号，是公文制发机关按发文顺序编列的公文代号，主要作用是便于对公文的统计、查询和引用。发文字号包括机关代字、年份、顺序号，如‘国发〔2000〕12号’。标在发文机关标识下空２行，用３号仿宋体字居中排布在红反线上４mm。常见问题：１．年号不全、括弧不对。应用六角括号。２．位置不当。上行文与签发人位置不对称。３．增添要素。第、编虚位001、文种。４．多个文号。联合行文时只标明主办机关的发文字号。
(三)签发人。上行文即请示、报告和意见（部分），要标注签发人，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用３号仿宋体标注，后用全角冒号，姓名用３号楷体标注。联合行文有多个签发人，其他姓名从第２行起依次排列，红线下移，文号始终在线上４mm处。常见问题：１．缺签发人。２．签发人不当。单位副职签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位须随文以书面形式说明情况。３．字体不对。姓名没有用楷体。
(四)秘密等级。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。分为绝密、机密、秘密三个等级。保密期在1年及1年以上的标注为‘X密★X年’；保密期限在1年以内的,标注为‘X密★X个月’，保密期限为长期的，标注为‘X密★长期’，保密期未标明确的，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。用３号黑体顶格标在版心右上角第１行。常见问题：１．该标不标或不该标的标上；２．位置不当，政府机关的文件密级标在右上角；党的机关均标注在左上角。
（五）份数序号。绝密、机密级公文应当在版心左上角第1行顶格标注份数序号，份数序号位数根据公文的份数确定，一般6位，使用阿拉伯数字，从000001起编。
(六)紧急程度。要紧急送达和办理的公文应注明紧急程度。分为特急、急件两种，用３号黑体顶格标在右上角第１行，两字之间空１字。党的机关公文标在左上角。先标秘密等级，再标紧急程度。紧急电报应标特提、特急、加急、平急。公文标题中已出现‘紧急’字样的（如‘浙江省人民政府关于做好抗台防风工作的紧急通知’），紧急程度可不标注。
二、主体部分
(一)公文标题。一般由发文机关、发文主题和文种三部分构成。用２号小标宋标注。
公文标题有四种：
（1）发文机关＋事由（公文主题）＋文种。如《中共中央关于整党的决定》。
（2）事由＋文种。关于××××××××的通知
（3）发文机关＋文种。如《中华人民共和国外交部公告》。
（4）文种。如公告。
“批转、转发、印发”的使用
批转－－上级机关转发下级机关公文。
转发－－转发上级机关、平行机关、不相隶属机关的公文。
印发－－下发自己的公文（如管理办法、工作方案等）。
草拟公文标题要注意的几种情况：
（1）公文标题一般不用标点符号。
（2）防止“通知”接龙。如转发××××通知的通知。
（3）关于对××××××××问题的批复。关于、对都是介词，不能重复使用。
（4）标题要准确简要地概括公文的主要内容。
（5）正确使用文种。
标题常见的问题：１．要素不全或不准确(少发文机关、文种、乱造文种，如有的部门向市政府的请示用“建议”，该用函的用请示，请示与报告不分)；２．标点符号不规范(滥用书名号)。一般不用标点符号，但标题中的法规、报刊名称等要加书名号。联合行文单位之间空一格。3．介词、文种重叠。
(二)主送机关。文件抬头，是公文的主要行文对象，是文件的主办单位，负责受文的执行、办理或答复。标题下空一行左侧顶格，回行时仍顶格，最后机关名称后用冒号。（注意：命令、决定、会议纪要等，受文单位一般放在版记部分。）常见问题：１．主送机关位置出错（未顶格，上下排），标点不规范；２．主送机关不当(党政不分，部门未经授权对下级政府行文)，行文关系混乱(越级行文，特殊情况除外)；３．请示件多头主送；4、缺主送机关。
(三)正文。用3号仿宋体字标注。常见问题：１．序号不规范；一、（一）、1、（1）。２．年份省略，04年应写2004年。３．引用文件格式不规范。
(四)附件。正文之下空一行，空两格，用３号仿宋体字标注，先标“附件”，全角冒号后标附件名称，多个附件的，序号用阿拉伯数字，并对齐，附件名称后不加标点。常见问题：１．与标题或正文重复，或与标题不
一致。如《关于印发机构改革方案的通知》、《关于印发十五计划纲要的通知》，正文中已写明附件名称，可以不标。2．位置不对。
(五)印章。即发文机关标识。一．单一机关制发公文，不署发文机关名称，只标成文时间。印章上缘距正文2-4mm，端正居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当下弧有文字时，采用中套方式，即印章中线压在成文时间上。二．当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办机关印章在前，均压成文时间，排列整齐。两章互不相交或相切，相距不超过3mm。当加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将发文机关名称排上，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或二个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间。不执行骑年盖月。
当所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得用标识‘此页无正文’方法解决。
常见问题：使用不规范简称；文字与印章不一致，如‘市经委’。
(六)成文时间。成文时间指公文的生效日期，一般用领导人最后批准的日期。联合行文的，以最后签发机关
领导人的签发日期为准。成文时间用汉字书写，用３号仿宋体右空４字标注。党的机关公文用阿拉伯数字书写。存在问题：１．将拟稿、打印时间作为成文时间；２．年份中O写成0。3、用阿拉伯数字书写。
(七)附注。指公文中需要附加说明的事项。如用于表示公文的传达范围、使用方法等。用３号仿宋体在成文时间下空一行空两格位置开始标注，加圆括号，如‘（此件发至县团级）’，‘（此件不公开报道）’，请示件标（联系人：×××，电话：×××）等，未标的要退回。
三、版记部分
公文双面印刷，版记应置于公文最后一面（偶数页），版记最后一个要素置于最后一行，每个要素之下加一条横线宽同版心。如果主体之后的空白容不下版记位置时，应在另起页的最后一面标识版记。版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等４要素组成。
(一)主题词。
主题词是由于公文计算机管理的需要，根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。
标注主题词应注意：
（1）主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。
（2）标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过5个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、批复。
（3）当词表中不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。也可以用主题词表以外合适的词标引，并在该词的右边加上△。
（4）上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。
‘主题词’3个字用３号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用３号小标宋，词目之间空１字。
常见问题：１．不标、漏标主题词；２．任意生造。未加△。３．标引不准确、不全面。
（二)抄送机关。指除主送机关以外的需要告知公文内容的其他上级、下级和不相隶属机关。
这里应注意几个问题：
（1）特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。
（2）请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
（3）抄送机关排列顺序为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门，军分区，法院、检察院，人民团体，事业单位，企业单位。
（4）抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。
（5）不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。
标在主题词下一行，左空一字用３号仿宋体字标‘抄送’，后标全角冒号，抄送机关回行时对齐，结束句号。决定、会议纪要等的主送机关放在抄送机关之上，用‘主送：’，标注方法同抄送一样。
常见问题：１．仍用抄报；２．主次不分。需执行的放前，知照性的放后。３．抄送机关不分类，标点符号不规范。
(三)印发机关和印发时间。设在文件末页最后一行，印发机关通常为发文机关的办公室或文秘部门；印发时间，一般为送往打印的日期，用阿拉伯数字标注。左右两头各空一格。问题：打印日期早于签发日期。
（四）页码。用４号半角阿拉伯数码标注，置于版心之下7mm，数码左右各放一条４号一字线，单页码居右空一字，双页左空一字。空白页起不印页码。
此外，在文尾增加印刷份数、打字人、校对人等要素，也是不规范的。根据经验，拟订一个打印规范，将格式、字体、字号、行长、页长等以书面形式规范起来，有利于统一格式。
字体、字号归纳为：标题为2号小标宋；秘密等级、紧急程度、‘主题词’为3号黑体；主题词词目为3号小标宋；姓名为3号楷体，其它均为3号仿宋体。正文每面22行，每行28字。
谈谈公文写作当中应该注意的几个问题
行政公文写作格式公文是具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。1.公文是一种工具。2.它是一个部门、单位的门面，代表部门、单位的形象。
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