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⾏政主管如何做好律师事务所⾏政管理⼯作
  我国⾃1979年恢复律师制度以来,律师事业的发展取得了令⼈瞩⽬的成绩。特别是在过去仅仅⼗多年的时间⾥,律师执业机构在经过不断设⽴、整合后,专业化、规模化的程度也在不断增强。在竞争⽇益激烈的今天,如何经营⼀家成功的律师事务所成为律师所合伙⼈、合作⼈⽇常⼯作中的重中之重,这其中除了努⼒提⾼业务⽔平,打造⼀⽀业务技能过硬的律师队伍以外,事务所的⾏政管理⽔平在⼀定程度上也决定了事务所的发展前景。
  我本⼈在律师事务所⼯作了⼗年,⼀直从事⾏政管理⼯作。⼗年来⼀直不断摸索、不断总结经验教训,努⼒做好律师所的⾏政管理⼯作。结合我本⼈在律师事务所⾏政管理⽅⾯的实际⼯作情况,谈谈作为⼀名⾏政主管如何做好律师事务所的⾏政管理⼯作,与同⾏们切磋、交流,共同把我们所从事的⾏政管理⼯作做的更好,发挥⾏政主管或者说办公室主任的职能作⽤。
  ⼀、本⼈所在律师事务所的⾏政管理模式与其职能作⽤
  本⼈所在律师所从2000年开始实⾏⾏政主管制,在这之前没有引进“⾏政主管”这个词,⽽是设“办公室主任”,随着⼈员规模、业务规模与种类不断扩增,我所适时推⾏了“⾏政主管”制。由合伙⼈会议从合伙⼈中选举⼀名对⾏政管理⼯作包括对⾏政后勤、财务、⼈事、信息技术管理较为熟悉⽽且能够得到全体合伙⼈的信任的合伙⼈专职配合所主任室进⾏⾏政管理⼯作,使得合伙⼈摆脱了律师所⽇常的管理⼯作,
把主要精⼒集中在他们的专业⽅⾯,为律师所的创收各尽所能。我所在管理上实
⾏“双线双⾯法”,双线即是 指业务管理和⾏政管理这两条线,双⾯即是指“所”的“部门”这两个管理层⾯。当中⾏政管理主线路(⾏政主管→部门主任→法律秘书、⾏政内勤)与业务管理主线路相辅相成,为业务部门律师⼈员解除后顾之忧,顺利开展业务⼯作创造了条件,并能在⼀定程度上为稳定律师业务领域促进业务发展发挥作⽤。⾏政主管室下设⾏政办公室、财务⼈事部、图书档案馆、信息中⼼,⾏政主管根据主任室的⼯作部署开展⼯作并对所合伙⼈会议负责。通过制订、执⾏相关规章制度、发布有关通知,对⾏政部门⼈员进⾏管理、调配等,加强所内⾏政、财务、信息化管理⼯作,督促部门主任组织贯彻落实,并指导、安排部门法律秘书或⾏政内勤做好上传下达和辅助实施⼯作,代表⾏政主管室⾏使督办职能。
  ⼆、其它律师事务所的⾏政管理模式与其职能作⽤
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  根据截⽌到2003年底青岛市司法局和律协的统计资料,青岛市⽬前已有⼤⼤⼩⼩百余家律师事务所。根据发展思路不同、规模⼤⼩不同,律师事务所⾏政管理⼈员的地位和作⽤也就不尽相同。有的所根据⾃⾝需要只设⼀名⾏政内勤⼈员,集⾏政、⼈事、财务管理于⼀⾝,有的所设⼀名办公室主任,管理⾏政、⼈事或者兼管财务,有的所设⼀名⾏政主管,统管⾏政、财务、⼈事。当然,我想设⼀个什么岗位,叫个什么名字这因所⽽异,不必强求统⼀,但只要是律师事务所的合伙⼈、合作⼈是
想把律师事务所作为⼀种事业来发展,⽽不是追求短期效益的话,⾏政管理⼯作则必然应该是合伙⼈会议、合作⼈会议应该重视和发挥其职能作⽤的重要⽅⾯。
  三、怎样做好⾏政管理⼯作
  (⼀)作为律师所⾏政管理的⾸要执⾏者--⾏政主管应该能够做到什么?
  做好律师所⾏政管理⼯作,⾸先要对⾏政管理的⾸要执⾏者或者说领导⼈,应该为律师所做哪些具体⼯作,发挥哪些职能作⽤作⼀个明确的定位,搞清了这个问题,后⾯就可以展开⼯作了。总起来说,⾏政主管的职责⼤致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责及领导指挥五个⽅⾯的职责,具体到应该能够⼲什么,在《发展和管理⼀家成功的律师事务所》当中,作者认为⾏政主管应该能够做到:
  1.管理事务所的⽇常⼯作;
  2.雇佣并监督其职员;
  3.建⽴并保留全部财务记录和控制系统;
  4.办公室的⼀般⾏政⼯作;
  5.管理图书馆设施;
  6.建⽴并维护有效的⽂档管理制度;
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  7.处分和管理有形设备资产;
  8.负责购买办公⽤品和家俱;
  9.帮助制定律师事务所成长发展计划;
  10.指导律师事务所法律继续教育规划;
  11.建⽴⾃动⽇程和⾃动案件处理系统;
  12.协助和管理事务所的营销⼯作;
  13.购⼊和管理事务所的技术资源;
  14.办理和管理事务所的保险;祝愿全家人幸福的句子
  15.安排和参加事务所职员和律师的全部会议;
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  16.保留准确的档案记录,协助管理事务所的⽀出和利润分配制度[1]。
  上述16条内容我认为已经基本能够概括作为⼀名⾝处发展中的律师事务所的⾏政主管应该做到的具体⼯作,结合以上对我本⼈所在律师所⾏政管理⼯作范围和职能的介绍,可以看到我所设⽴的⾏政主管制已经基本能够达到上述16条内容的要求,当然,因为发展⽆⽌境,所以管理也⽆⽌境。作为律师所的⾏政主管或办公室主任,可以对照思考⼀下,根据本⼈所在律师所的实际情况,本⼈作为⾏政主管或者说办公室主任,在本律师所的⾏政管理职能都有哪些,还有什么管理职能可以根据实际情况来引⼊从⽽为合伙⼈、合作⼈更多的分担⼀些⼯作,促进律师所更有秩序的发展?如果要做好⾏政管理⼯作,我想这是⾸要应该解决的问题。
  (⼆)⼀名称职的⾏政主管是做好律师所⾏政管理⼯作的关键
  明确了⾃⼰的⼯作职责,在对各⾏政员⼯根据其能⼒、⽔平、知识结构等进⾏有序的分⼯、定岗定编之后,就是如何充分发挥⾏政主管职能作⽤,努⼒做⼀名称职的⾏政主管的问题了。作为律师事务所的“⼤管家”,⾏政主管是否称职直接决定了律师所⾏政管理⼯作的成败,进⽽会直接影响到事务所⽇常⼯作的正常运转。因为在⾏政部门内部,⾏政主管是最⾼领导,对各⾏政部门全⾯⼯作负有领导之责,对⾏政⼈员的⼯作状态、⼯作⽔平、⼯作效能、⼯作作风起着极其重要的作⽤;对于领导,他是服务员,是“⼤秘书”、“⼤管家”、“参谋”,对于同级领导层的领导⼯作也有着直接的影响。⾏政主管
所处的位置实际上⾮常微妙,起着⼀种联系上下左右的桥梁和纽带的作⽤。⾝为⾏政主管或办公室主任,可能都会有⼀种感觉,每天杂事较多,千头万绪,忙忙碌碌⼀天下来看不出成绩,不像律师⼀样⽐较单⼀的可以⾃主运⾏着⼿头的⼀件或⼏件案件,每每打赢⼀件案件都有⼀种成就感。但正因为选择了这样⼀种⼯作,⽽且想把它做好,那么事情⽆论⼤⼩,就都要准确细致地妥善办好,切忌粗枝⼤叶、马马虎虎。⽽且,由于⾏政⼯作本⾝是“与⼈打交道”,所以⾏政主管更应谨⾔、慎⾏,处处谦虚谨慎,戒骄戒躁,尊重他⼈。为做好⾏政管理⼯作,称职的⾏政主管应该:
  1.建⽴健全、贯彻落实各项规章制度。俗话话没有规矩不成⽅圆。把律师所内涉及到与⾏政管理相关的事项结合本所实际情况,建⽴健全⾏政、财务、⼈事⼯作制度和⼯作细则,⾸先将这些⼯作纳⼊制度化、程序化、规范化,进⽽根据本所发展的情况和运⾏当中反馈回来的信息,适时进⾏调整,步⼊科学化的轨道。⾏政主管可以根据⾃⼰的职责范围与⽬前所内现⾏⾏政各项规章制度相⽐较,看看有⽆需要调整、修订、增加的规章制度,拿出切实可⾏的建议⽅案报所有关领导审核。每⼀位领导⼈都希望每⼀位员⼯,特别是安排在重要位置上的⾏政主管能够作为⾃⼰的助⼿或参谋,因为只靠⼀个⼈或某⼏个⼈的⼒量,所起到的作⽤毕竟有限。我本⼈所在的律师所⽬前现⾏有效的⾏政类规章制度50件、财务类规章制度17件,这些制度每年都会根据实际情况适时进⾏研究,必要时再调整、修订。建⽴健全了规章制度也不是摆在那⼉好看的,有了基础就要抓贯彻落实,否则再好的制度也会是⼀纸空⽂,没有严肃性,树⽴不起⾏政主管甚⾄是合伙⼈的威信,以后再出新规定也就没有⼈理会了。
  2.平时要注意收集和掌握来⾃所内各⽅⾯的信息,加强调查研究⼯作,注意发现新情况,研究新问题,要善于领会意图,围绕中⼼⼯作积极出主意,想办法,献计献策,充分发挥参谋助⼿的作⽤。努⼒做到合伙⼈没想到的,要事先想到;合伙⼈想到的,要做的周到些。这⼀点要求⾏政主管⾸先要将⾃⼰的位置和⼼态摆正,在反馈信息时不要把个⼈利益掺杂在⼀起,出的主意也罢,反映的问题也好,都应站在客观、公正的⾓度上,围绕为维护全所合伙⼈、律师⼈员的利益⽅⾯来考虑,这样所合伙⼈会议据此定出的规定也就能够体现民意,容易被律师⼈员接受、理解,贯彻起来也就容易许多了。
  3.做好沟通协调⼯作,保证上下渠道畅通。⾝为⾏政主管,每天都必须和员⼯、领导以及相关单位相处,不能认为⾃⼰接触领导的机会多,知道的情况多⼀些,经历的场⾯⼤⼀点,得到的消息快些,别⼈也尊重⾃⼰,就产⽣了盲⽬的优越感,对下⾯指⼿划脚,动辄训斥。要注意以⾝作则,以⾏为赢得信任,从⽽起到承上启下,沟通各⽅的桥梁作⽤。具体来讲,对领导,要坚持以⼤局为重,积极维护领导的威信,为上级分忧解难,认清⾃⼰的⾓⾊,不越“位”;对同级,要与⼈为善,以诚相待,互相补台,积极配合,对待同级间的善意批评⼀定要闻过则喜,因为这也会有助于个⼈⼯作能⼒的提⾼;对下属⼀定要以理、以德、以实际⾏动服⼈,凡是要求下属做到的,⾃⼰⼀定要先做到。
  4.加强业务学习,提⾼⾃⾝素质
  作为⾏政主管,因为是所有⾏政部门、⾏政⼯作的主要负责⼈,所以⾏政主管的管理⽔平⾼低直接会影响⾏政管理⽔平的⾼低。因⽽作为⾏政主管要不断加强学习,提⾼⾃⾝素质。在学习⽅⾯,因为是在律师事务所做⾏政管理⼯作,⾏政各部门⽅⽅⾯⾯的⼯作都会直接或间接的和律师打交道,所以⾏政主管包括⾏政员⼯都要懂⼀点法律知识,这样就不会说外⾏话,交往当中更容易理解律师的意图,⼯作⾃然就顺利⼀些。在这⽅⾯要求⾏政主管不是要懂⼀点,⽽是要系统的学习学习法律知识和律师实务,因为⾏政主管要参与管理,制订⼀些规章制度,⽽这些规章制度有时在⼀定程度上都会和律师业务也产⽣⼀些联系。能够运⽤⾃⼰所学的知识善意的提醒律师、领导,只会赢得同事的尊重。除了法律知识以外,还应该懂得财务知识、劳动⼈事管理⽅⾯的知识等等,这样才能有效地领导各⾏政部门和员⼯,能够看出问题、帮助他们解决问题,从⽽促进⾏政管理⼯作良好运转,适应律师所不断向前发展的需要。
  5.注意⾃⾝形象,赢得各⽅⾯的尊重。
  正因为⾏政主管在⼯作当中起着沟通上下左右,联系四⾯⼋⽅的作⽤,⼜起着“门⾯”和“窗⼝”的作⽤,所以⾝为⾏政主管
⼀定要注意⾃⾝形象的树⽴,以赢得各⽅⾯的尊重。在仪表穿戴⽅⾯,要职业化⽽不能浓装艳抹,穿的太过休闲;在谈吐举⽌⽅⾯,要温⽂⽽雅,⼤⽅有度,千万不要给⼈⼩孩⼦⽓、不成熟不稳重之嫌;
在待⼈接物⽅⾯,要⼀碗⽔端平,千万不能厚此薄彼,随便参加⼀些部门或律师“⽤⼼良苦”的宴请,更不要说接受礼物,没有不透风的墙,传出去后别的同事会误认为这是在拉关系,⾛后门,从⽽对⾏政主管的⼈品产⽣怀疑;在对外关联单位交流⽅⾯,要含蓄谨慎、交往有度,“帐”要算到明处,努⼒在客户⾯前树⽴律师所的良好社会形象,不能贪图利益、收受礼品,更不能做假公济私,有损律师所利益的事情,否则将直接损害律师所、个⼈的形象和声誉。
  (三)提⾼⾏政员⼯为律师服务的思想意识,充分发挥⾏政员⼯团队合作精神,加强团队建设。
  在本⼈⼯作的律师事务所,每位⾏政员⼯⼀进门就会被灌输这样⼀种思想,那就是努⼒为律师提供优质、⾼效的后勤服务。因为我们要正确的认清这样⼀个事实,这就好⽐在战场上,如果没有律师在前⽅运⽤⾃⼰的知识才⼲进⾏拼杀,拿回每⼀笔律师费⽤,⽽作为后⽅的⾏政员⼯则没有⽴⾜或者说存在的必要。所以说努⼒为律师提供优质服务,为他们解决后顾之忧,促动他们更好地拓展业务就成为我所每⼀名⾏政员⼯在⼯作当中的⾸要指导思想。作为⾏政主管,只有让每⼀名⾏政员⼯都能在这种指导思想下充分发挥⾃⼰的潜能,齐⼼合⼒,才能做好律师所的⾏政管理⼯作。每⼀名⾏政员⼯、每⼀个⾏政部门,都是贯穿整个⾏政管理⼯作的主要连结点,相互之间存在着必然的联系,绝不能割裂开来,认为这个部门⽐那个部门更重要,这些⼈⽐那些⼈更重要。我想只有岗位本⾝职能的重要性和特殊性,不应该有哪⼀个⼈因为在此重要岗位⼯作⽽就变得要特殊⼀些了。要让他们互动起来,认识到本⼈和其它同事所从事的⼯作的重要性,在明确分⼯责任的基础上,相互帮助,相互补位,形成
⼀个团结向上的整体。
  我所合伙⼈会议主席有⼀句常挂在嘴边的话,就是“铁打的营盘,流⽔的兵”,整个⾏政团体、各项有效的规章制度就是铁打的营盘,今天,任何⼀家律师事务所良好的⾏政管理,不依靠、不信赖专职⾏政管理⼈员是难以办到的。认识到了这⼀点,切实加强⾏政管理⼯作,律师事务所的竞争实⼒才能有⼤的提⾼,在给律师事务所带来巨⼤经济效益的同时,也提⾼事务所的管理层次。⽆论现在或是将来,有了强⼤⽽有效的⾏政管理为后盾,律师事务所都将在竞争的⼤潮中⽴于不败之地!
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