员⼯电⼦档案如何建⽴
员⼯电⼦档案如何建⽴
  随着科技的⽇益发达以及环保理念的普及,愈来愈多的企业开始引⼊⽆纸化办公,⽽数据庞⼤的员⼯档案成为企业⾸要数字化管理的核⼼资源。以下是⼩编为⼤家整理员⼯电⼦档案如何建⽴相关内容,⽂章希望⼤家喜欢!
  ⼀、员⼯档案资料要健全苟芸慧和陈茵媺
  1、员⼯档案资料的收集和整理,是很基础但⼜不能轻视的⼯作,它是员⼯在企业中能否获得发展的重
要依据。能否做好员⼯档案的管理,也是检验⼀名HR的基本功是否扎实的重要指标。⼀般情况下,这些资料应该包括:
  2、基本个⼈信息:姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往⼯作经历等信息;
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  3、⼊职后⼯号、称职、⼊职⽇期、劳动合同、五险⼀⾦及薪酬状况等信息;
  4、⼊职后的培训资料、培训合同等信息;
  5、⼯作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。
  6、要确保可以掌握员⼯从进⼊公司,到⾄今的整个发展过程,如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。
  ⼆、挑选⼀个靠谱好⽤的档案系统
  1、想要将纸质资料完全转化为电⼦资料,仅靠⼿⼯录⼊的⽅式,不光⼯作量极⼤,效率低且容易出错。此时,挑选⼀款靠谱好⽤的档案系统,才是企业迈进数字化创新的正确⽅式。
  2、为什么说要选择“靠谱好⽤”?⾸先,这个系统的安全性是第⼀要点。显然,员⼯档案既是员⼯个
⼈的私密信息,同时也是企业的机密资源,⼀旦泄露会使员⼯个⼈和企业的利益受到侵害,这就是“靠谱”的重要性。
  3、其次,我们之所以选择使⽤档案系统,⽆疑是为了减轻⼯作量,想要使电⼦档案的建⽴更加⾼效快捷,那么,档案系统的功能是否⾜够强⼤,能否帮助我们快速建⽴电⼦档案,也将成为我们关注的要点,这就是“好⽤”的重要性。
  4、⼀款好⽤的电⼦档案系统,应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的⼿⼯录⽤,能够通过扫描和解析功能,⾼效地将⼤量的纸质版档案转化为电⼦版档案。再者,也能够通过检索功能,快速和精准地查、调⽤员⼯档案。
  5、⽽延展性指的是,系统的功能具备延展性,不仅是当下能够满⾜纸质资料转换成电⼦数据的需求,往后也能够建⽴在线填写资料的表单,为企业全⾯推⾏数字化提供⾜够的技术⽀持。
  电⼦档案,是指具有保存价值的已归档的电⼦⽂件及其相关资料。当前,在⽇常⼯作中,电⼦档案的数量呈现逐年递增的现象,对于电⼦档案的管理⼯作成为档案管理部门⾯对的⼀个重要课题。随着信息技术的快速发展,档案管理的电⼦化程度虽然已有所提⾼,但由于管理理念、管理⽅法、管理⼿段等的'不同,其中的问题也⽇渐显现。加强和做好电⼦档案管理的⽬的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利⽤电⼦档案。本⽂从电⼦档案的管理⼊⼿,分析了电⼦档案的主要利⽤途径,指出了做好
电⼦档案管理的若⼲措施。
  ⼀、电⼦档案使⽤的主要途径
  电⼦档案具有快捷、⽅便的特点,与传统的纸质档案相⽐,其查全率和查准率是纸质档案⽆法可⽐的。然⽽,电⼦档案的利⽤必须建⽴在相对应的信息技术基础之上,⽽且还需要发挥管理的软功能才能充分展⽰其优越性。当前,关于电⼦档案的利⽤,其途径主要有三种:提供拷贝、通信传输和直接利⽤。
  1.提供拷贝。拷贝是电⼦档案使⽤的第⼀途径,⽬的是向使⽤者提供档案的原始状态,确保其使⽤过程中的权威性。作为
榴莲怎么选才是最好的档案部门,当向利⽤者提供载体拷贝时,应将⽂件转换成通⽤标准⽂档存储格式,由利⽤者⾃⾏解决恢复和显⽰的软硬件平台。当利⽤者不具备利⽤电⼦⽂件的软硬件平台时,也可向这些⽤户提供打印件或缩微品。
  2.通信传输。通信传输可以解决使⽤者⽆法到达档案所在地的难题,⽽且可以节省时间和财⼒,是电⼦档案在使⽤中的⼀个重要⽅式。所谓通信传输,即⽤⽹络传输电⼦档案,在不同的馆际之间,可以实现档案资源互相交流,以及向相对固定的查档单位提供档案资料,可以通过点对点转换数字通信或互联⽹络来实现。
  3.直接利⽤。直接利⽤指的是利⽤档案部门或另⼀检索机构的电脑,在档案部门的⽹络上直接查询。直接利⽤的特点是可为利⽤者提供技术⽀持,也可使更多的读者同时利⽤同⼀份电⼦档案。这⼀⽅法的可能性,取决于档案馆⽹络系统中可供直接利⽤的信息资源的多少。
  ⼆、加强电⼦档案管理的重要意义
  电⼦档案对于⼤部分的单位和部门来说,还是⼀个新鲜事物,加强对电⼦档案的管理意义重⼤。作为档案管理⼯作者,做好电⼦档案的管理,从理念上说,要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下⾯,我们将就加强电⼦档案管理的重要意义进⾏分析。
  1.加强电⼦档案管理,有利于节省⼈⼒物⼒。在传统档案管理中,由于档案⼯作的特殊性,特别是⼀些易破碎的档案资料,⼀般需要⼤量的⼈财物⼒才能够更好地保管,⽽且还不可避免地存在损坏的风险。然⽽,计算机及其⽹络的出现,不但为归档提供了快捷的管理⼿段,⽽且提供了信息利⽤的快速途径,免除了⽴卷归档、检索查的困难,减轻了⼯作⼈员的劳动强度,提⾼了归档质量和检索速度,有利于节省⼤量的⼈⼒物⼒。档案管理⼯作实现电⼦化以后,就可把按“卷”⽴卷归档,改为按“件”整理归档,⼤⼤提⾼了档案管理的⼯作效率。
  2.加强电⼦档案管理,有利于提⾼服务质量。档案管理的⽬的是为使⽤者提⾼便捷⾼效的服务,加强电⼦档案管理,资源信息实现电⼦化,有利于提⾼档案管理的服务质量。电⼦档案的特点是实物资料
的信息化,⼤量的原始档案可以集中在计算机存储介质中,通过互联⽹进⾏传播,这可以使得⽤户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电⼦档案的管理,为读者提⾼⾼质量的服务,要求我们必须拓宽知识⾯,努⼒学习新技术,增长技能,提⾼驾驭现代化技术的能⼒,使档案管理⼯作发挥出应有的社会效益和经济效益。
  3.加强电⼦档案管理,有利于满⾜多样化需求。随着社会的进步,越来越多的使⽤者对档案的多样性提出了要求,他们不但要看原始的⽂字资料,更要看原始的图像、视频等资料,⽽传统的档案模式已经⽆法满⾜这⼀需求。电⼦档案因为对信息保存的多样性,逐渐成为了满⾜使⽤者多样化需求的主要解决⽅案。档案利⽤需求的多样性,与社会发展⽔平和⼈们⽣活的⽂明程度有着密切的联系,随着社会发展和科学技术的进步,档案⼯作的服务对象和档案利⽤需求都会发⽣变化,表现出⼀定的动态性,加强电⼦档案的管理,有利于满⾜这⼀多样化需求。
  三、做好电⼦档案管理和利⽤的主要措施
  由于电⼦档案提供利⽤⽅式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利⽤⼯作的复杂性。因此,加强电⼦档案的利⽤管理是⼗分重要的⼯作,需要多⽅⾯的密切配合,并从多个⾓度展开⼯作。
韩国明星豪宅  1.建⽴档案利⽤制度,整合各类档案资源。要建⽴档案利⽤审批制度,相关⼈员需要查阅和利⽤档案时,必须获得档案主管领导的审批,还要建⽴档案利⽤管理制度,档案收藏部门可利⽤⽹络技术来进
⾏档案收集管理活动,使档案收集更为及时,保证电⼦档案的及时更新,更好的满⾜电⼦档案利⽤者的需求,并做到电⼦档案利⽤和纸质档案利⽤互补,整合档案资源来创新档案管理模式,实现电⼦档案需求利⽤质的飞跃。
  2.规范档案利⽤⽅式,避免不可挽回损失。电⼦档案的利⽤不能够⽆原则,应该根据利⽤者的情况⽽定,并且依据电⼦档案内容的密级层次进⾏有效管理。⼀般情况下,对内容不是完全开放的电⼦档案,不宜⽤拷贝的⽅式提供使⽤,对这类⽂件浏览的过程必须在有效的监控下进⾏。采⽤⽹络⽅式提供利⽤时,有密级的信息内容应进⾏加密处理,并对所使⽤的“密钥”进⾏定期或不定期的更改,避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
  3.建⽴“双套制”模式,确保重要信息完整。所谓“双套制”,指的就是电⼦档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案⼯作者提出了新的挑战,要求档案⼈员要紧跟时代步伐,掌握现代信息技术,熟练运⽤电脑及现代通讯技术,否则就⽆法介⼊⽂档的形成和保管。另外,“双套制”所⾯临的问题,主要是哪些档案应该实⾏“双套制”,哪些不应该实⾏“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理⽅法,有选择性地实⾏“双套制”管理,才不会造成⼈、财、物⼒的浪费,并且实现对重要信息的完整保存。
  4.加强⼯作⼈员管理,提⾼档案保护意识。电⼦档案由于提供利⽤⽅式的多样化与所依赖技术的多重
化,导致了利⽤⼯作的复杂化。因此,必须加强对档案管理⼯作⼈员的管理,从思想上认识到档案管理⼯作的重要性,从技术上确保档案管理⼯作的安全性,达到既能使电⼦档案信息最⼤限度的被利⽤,⼜能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之,必须提⾼电⼦⽂件的制作者和管理⼈员的责任⼼,使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的⼯作态度,这是保证电⼦⽂件原始性、真实性的根本措施。
  现代社会正在跨⼊“信息时代”,⽹络技术的⼴泛利⽤会产⽣越来越多的电⼦档案。电⼦档案的归档、保管与利⽤,是⼀项极其重要⽽复杂的⼯作。为了适应电⼦档案⼯作需要和档案事业发展,电⼦档案的管理与利⽤着眼点要⾼,⽴⾜点要实,要符合本单位的客观实际,顺应其规律,加强科学管理,确保电⼦档案能够安全可靠地处于可准确提供利⽤的状态,使其在社会⽣
活中发挥更⼤的作⽤。
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