江 苏 常 发 集 团 文 件
常发集总字（2008）第01号
工业园区办公用品控制流程
为加强与完善工业园区办公用品的使用管理，有效降低采购成本，特制订本流程。
第一部分 办公消耗品
一、适用范围：
1郭静个人资料、办公文具：各种文具用品、纸张、凭证纸、单据等；
2、办公耗材：墨盒、墨粉、硒鼓等；
3、办公配件：鼠标、键盘、内存、网卡等。
具体内容细目参照《常发集团（工业园）办公消耗品细目》
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二、职责权限：
2、总部综合办负责制订、颁发《常发集团（工业园）办公消耗品细目》（以下简称《细目》），并按市场情况和使用需求进行不定期修订。《细目》由总部财务部、动力财务部、农装财务部、总部档案室、各事业部（公司）综合办各存一份。《细目》属保密文档，不得对外交流。
3、各事业部（公司）不得自行采购办公用品。所需办公用品须由各综合办按流程到总部综合办领取、发放。此前各单位自行采购的一律截止到2007年底，对供货单位予以清帐。
4、动力财务部负责发票的审核与结算工作。
李易峰说唐嫣有口臭5、审核办负责对采购价格的审核工作。
三、价格的确定、维护和传递执行
1、总部综合办根据使用情况，对《细目》中的办公消耗品进行招标，招标后的价格单由审
核办进行审核，审核后作为采购的价格依据。
2、非特殊情况不得采购《细目》外物品。对新增加的物品，总部综合办比价后认定价格并由审核办审核，总部综合办依据实际需要，不定期对《细目》进行修订。
3、财务部审定发票时，必须依据《细目》中的价格进行核对，执行价格与指导价格不符的不予入账。
三、常用消耗品的采购、领用流程
1、计划申报：每月5日、15日，各事业部（公司）综合办向总部综合办提交领用计划。递交计划同时，必须同时提交①上次领用物品的发放明细和现有库存情况、②已发物品的《领料单》“财务部门存查联”。
××事业部办公消耗品领用计划（ 年 月 日） | ||||
编号 | 物品 | 申领数量 | 现有库存 | 备注 |
拟制： （各部综合办主任） 审核： （事业部/公司经理） | ||||
××事业部办公消耗品发放明细（ 年 月 日—— 年 月 日） | |||||
编号 | 物品 | 上次领用数量 | 发放数量 | 领用部门/人 | 现有库存 |
拟制： （各部综合办主任） 审核： （事业部/公司经理） | |||||
总部综合办对各部的领用计划根据实际情况进行审定、汇总。
2、采购及入库：总部综合办根据汇总的采购计划进行采购。货物抵达即办理入库、做好台帐，并将《入库单》“送财务结算联”交总部财务部。
3、领用及发放：各部根据总部审定后的计划开具《领料单》，到总部进行领取、发放，并办理入库，做好领用台帐。
4、外部结算：办公用品由总部综合办统一在动力财务结帐，每月结算一次。结算需凭①总部《入库单》“送货单位凭证联”②发放明细及备库明细③正式发票
办公消耗品发放及备库明细（ 年 月 日—— 年 月 日） | ||||
编号 | 物品 | 领用单位 | 领用数量 | 现有库存 |
| 利特 姜素拉 | ||||
拟制： 审核： | ||||
| 吊顶铝扣板 | ||||
注：总部本部按事业部形式进行操作。
5、内部结算：总部综合办根据各分公司综合办领用的物资，每月汇总耗用清单。按物资耗
用数量进行费用分摊，分摊明细表后面附分公司领料单，明细表需经办人鉴字，总部财务部审核后办理入帐。再交各分公司财务部入帐。明细表一式三联。第一联：总部综合办 存根、第二联：总部财务记帐、第三联：分公司财务部记帐。
四、非常用物品的请购、领用
非常用物品包括：办公耗材、电脑配件、或者临时发生的、以及《细目》中没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、总部综合办审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。
办公耗材、电脑配件的领用必须以旧换新。
五、仓储管理
1、总部综合办设办公消耗品仓库。设专职物资保管员。办公耗材、电脑配件等需保持一定数量的库存，以备不时之需。
2.、所有采购物品必须办理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对
是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，综合办应会同网络部共同验收。
3、物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。
4、总部综合办物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致。对盘点中差异部分要查原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报总部财务部存档备案。
第二部分 办公设备
一、使用范围
办公：电脑、复印机、打印机、传真机、电话机等；
二、职责权限：
1、总部综合办和网络部负责对供应商定点、定价的招标及采购工作。
2、总部综合办采购员、管理员负责物资的验收与保管工作。
3、总部财务部负责发票的审核与结算工作。
4、价格审核办负责对采购价格的备案、稽查工作。
三、定价、定点：
1、目前台式电脑、笔记本电脑品牌统一定为DELL，供应商统一定点为 DELL公司。复印机、传真机、打印机等由总部综合办会同网络部进行指定品牌和定点。
2、每次采购由总部综合办负责与配套公司联系确定价格，并同时报总部财务部、价格审核办进行备案存档及稽查，以便财务监督管理。
四、办公设备的申购：
1、各分公司不得擅自另行采购办公设备。申请部门按审批流程填写《计算机设备购置审批表》。电脑分为办公用电脑、研发用电脑、笔记本电脑三种档次，总部网络部和综合办每月公布各档次电脑配置清单。笔记本电脑、服务器的采购必须经集团副总及以上领导同意。
2、总部综合办采购员应根据审批后的采购申请单，在规定时间段内各档次电脑的详细配置、价格，通知供应商进行采购，供应商按采购申请单上名称、规格型号、数量要求进行送货。
五、入库和领用：
1、物资送达后由总部综合办物资保管员网络部网管员共同验收办理入库手续。
2、网络部打印设备标签，贴在设备合适处，设备标签须包括以下内容：①设备名称、②设备配置、③使用部门、④使用人。
3、各申请部门领用电脑时，应填写物资领料单，并注明物资的名称、规格型号、数量，并由部门领导审批，同时提供审批过的采购申请单复印件，一并提交给总部综合办保管员。总部综合办保管员核对后方能发货同时通知各事业部网管员安装调试，各事业部设备管理部门登记电脑设备档案。
4、所有办公设备在以下部门需有台帐：总部综合办、网络部、事业部设备管理部门，几处台帐必须保持一致，并定期进行盘点核对。
六、设备结算：
1、供应商在结算货款时，把《入库单》财务记帐联与供应商结算联、检验单、采购申请单附在发票后面。一并交总部综合办经办人审核。
2、总部综合办经办人在审核发票时，应对供应商开来的发票总额与采购申请单、验收单、入库单、领料单的数量、单价、金额进行核对是否一致，审核无误后在发票联上鉴名。所有单据报集团财务部审核确认。
3、经核对无误的发票及相关单据经事业部设备管理部、事业部经理审批同意后，各事业部财务部进行入账，按流程审核、付款。
4、电脑采购需预先付款，故各部财务根据审批完成后的《计算机设备购置审批表》进行付款，发票抵达后按上述流程入账。
七、设备维修
1、对电脑设备、办公设备的发外维修必须填写发外维修申请单，并经事业部部门、事业部
设备部、办公室、事业部网管员（电脑设备）事业部经理、总部综合办的审批后由总部综合办安排发外维修。
2、总部综合办采购员应根据审批后的申请单通知供应商上门取货或送货，必要时要求到现场维修。
3、财务部根据审批的发外维修申请单开具物品出门证。
4、维修单位对故障设备检测后应提供设备维修内容确认单，事业部网管员进行更换零部件型号审核。总部综合办进行价格审核或询价、定价后报审核办备案，维修单位根据审核后的维修确认单进行维修。
5、对维修设备验收入库时，总部综合办物资保管员根据维修供应商提供的发外维修申请单、更换旧件、设备维修内容确认单上物资明细与实物核对是否相符，通知事业部网管员验收，由事业部网管员填写验收单，按验收入库流程办理入库手续。
第三部分 办公家具
一、办公家具包括桌椅、会议桌、文件柜等。
二、办公家具每次按需求依据《细目》单独申请，总部综合办进行审核后，供应商要求送货。
三、物资送达后，总部综合办通知申请单位综合办验收后入库，使用人填写《领料单》相关领导审批后进行领用。总部及各部综合办建好台帐。
四、总部综合办核对发票、请购单、入库单和领料单后，审核无误后在发票联上鉴名。所有单据报总部财务部审核确认。经核对无误的发票及相关单据经事业部经理审批同意后，各事业部财务部进行入帐，按流程审核、付款。
五、所有办公家具在以下部门需有台帐：总部综合办、各部综合办，两处台帐必须保持一致，并定期进行盘点。
第四部分 报废管理
一、适用范围：
电脑设备、办公设备、监控周界设备、维修更换下的配件等的报废。
二、职责：
1、总部综合办负责对废品收购单位定点、定价的招标及处理工作。
2、总部综合办负责办公设备的报废评审，集团网络部负责电脑设备的报废评审工作。
3、总部财务部负责发票的审核与结算工作。
4、价格审核办负责对报废收购价格的备案、稽查工作。
三、电脑设备、办公设备的报废程序：
余声个人资料1、供应商的定点。总部综合办负责对电脑设备、办公设备报废品收购单位的定点、定价的招标（每半年举行一次）。招标时，收购单位需向总部综合办提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格清单、信誉保证金，经总部综合办审核后信誉好、品牌优、价格高的收购单位，确定收购单位定点。
2、物资的定价。定点的收购单位必须向总部综合办提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格明细表，经总部综合办审核确定，双方并在物资报价表上鉴字盖章后生效，并上
报总部财务部、价格审核办进行存档备案及稽查，以便财务监督管理。
3、收购单位应根据电脑设备、办公设备报废品收购价格的变化因素，尤其对部分电脑设备、办公设备报废品收购价格下跌，需要调整价格。收购单位必须向总部综合办提供物资调价情况表，在征得总部综合办同意并且调整后的价格须经双方达成一致，否则收购单位调价无效。调整后的价格表报总部综合办、集团财务部、集团价格审核办存档备案。
4、电脑设备、办公设备的报废必须填写设备报废申请单，通过事业部部门、事业部设备部、事业部办公室（办公设备）或事业部网管员（电脑设备）、事业部经理、集团网络部、总部综合办的审批由总部综合办安排报废处理。审批签字后的单据返回相关部门及事业部财务部办理设备台帐的注销。
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