各类活动的举办流程及注意事项
一、举办活动主要流程
1、确定活动主题与活动形式；
台湾小林志玲2、拟写活动策划书；
4、提交给团委指导老师进行审核；
5、批准后将活动计划书交给秘书处备案，并进行筹备；
6、执行活动计划；
7、完成活动总结；
8、将所有活动材料交给学生会主席及分管副主席进行审核；
9、提交至团委指导老师和秘书处备案。
附注：各部门干事在举办活动中如有任何疑问应及时请教各部门部长，各部门部长应负责及时解答。如部长也不清楚可向团委指导老师或学生会主席及分管副主席咨询，切勿盲目从事，本着不清楚就提问的原则，不要怕问人，否则一切后果自己负责。
1. 如何确定活动主题？
答：活动主题与活动形式的选定可以自由发挥，合理合法积极向上即可。也可以依照临近的节日进行开展。且干事们应具有警觉性，比如国庆节、南京大屠杀纪念日、五一劳动节等一些具有重大意义的节日或纪念日，干事们应自发的开展活动进行纪念。
2. 活动的主题是否越大越好？
答：不是，活动的主题应从小方面着手，从贴近学生生活的方面入手，否则就不 具有重点，不容易开展。比如母亲节的活动主题，这个主题比较大，干事可以从某一个方面入手， 如写一封家书， 母亲节感恩短信就是比较适中的主题，而且比较容易开展。
3. 关于部分活动材料的制作问题。
答：横幅、喷绘海报等宣传材料均必须在学校指定的汇丰印务进行采购，否则不予报销。与汇丰印务的联系工作由宣传部的邹晓静负责，可与邹晓静直接联系，但需经主席批准。
打印、复印纸质材料均必须在北区南门的江淮文印进行，签团委指导老师周莹莹老师的名字。同样打印、复印前需经主席批准。
4．如何确定活动的形式？
答：活动的形式应贴近生活，容易实现，这是首先要想的地方。其次还要具有一定的创新，避免雷同这样可以提高这个活动的参与度。最后还应考虑经费问题，就是如何用最少的钱实现最好的效果。
5．提交的报告的形式是什么？
答：原则上为实现无纸化办公，一般全部提供电子稿，若需要提供纸质稿，到时 候会注明。提交电子稿时一般选择 U 盘或者邮件的传输方式，纸质稿一般选择 A4 纸打印。
6.活动计划应包括什么基本内容？
答：活动计划包括活动背景、活动主题、活动形式、活动时间、活动地点、参与者、组织者、活动意义、活动内容、活动的具体流程与详细安排、有的还包 括奖项设置活动经费的预算明细等。 其中活动的
青岛极地海洋世界门票价格意义与活动的具体流程与详细安排是重点部分。一般在3页纸左右，要求语言简练。
7.活动时间如何确定？
答：活动时间的选择一般是星期一至星期五的无课程安排的时候，如果有课程安排，必须以上课为首要任务且尽量避免与其他社团的活动产生冲突，否则参与的人数会受到影响。如果其他社团也在同一时间举行活动，可以与对方进行协商尽量互不干扰。
8.活动的地点如何确定？
答：活动的地点是校内。如果在学校内举办活动需要使用学校的教室以及多媒体设备，需要提前提交《场地使用申请书》 。如果在校外举办也需要提前提交《外出活动申请书》并获得批准（一般不去校外）。
9.场地申请表如何填写？
答；场地使用申请表填写时申请院系部门因填写为“学生会 XX 部” ； 人数预估一下； 使用时间应具体到分钟，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地点应具体到教室号如 “202 教室” 。使用内容只要写一个活动的名称即可，若果要使用多媒体设备，需要注明： “需要使用多媒体设备” ；经办人签自己的名字，其他都不需要填写。提交申请书需要打印出来使用黑水笔填写，另外还需要同时提交一份活动计划。
10.活动的经费预算如何填写？
答：活动的经费预算应该合情合理，且用表格的形式在计划书上列出的'具体的开销。填写前，应先去市场了解相关商品的价格信息，且应
提交给团委指导老师，经她同意后才能购买相关材料。否则一切开销自己承担。购买时先自己支付后凭发票进行报销（实报实销、专款专用） 。
11.关于发票？
答：在经批准后，按照计划书上所写内容，去市场购买相关材料时。应叫商家开出正规发票，且在发票上标出所买商品的明细，不能笼统概括为文具或者食品之类的项目。如果发
票上的商品的种类过多不能依次在发票上表示，则请要求商家开出产品明细清单，且在明细单上加盖商家的“发票专用章”或者 “财务专用章” （椭圆形） 。否则不能报销的经费自付。
12.关于在超市或者其他大型超市购买物品？
答：在超市购买物品时，所开的物品购买明细清单上一般不能提供财务专用章，所以请在购买物品种类超过 3 样时，分次结账，每次结账时物品种类不超过 3 样，且每次结账时都需在发票上，将每一项商品的明细都列出来，不能进行笼统的概括。否则不能报销的经费自付。
13.报销时的注意事项有什么？
答：不能开具定额发票，因为较多。购买时应选择大型商家这样碰到的风险比较小。结账前也应先问清楚能不能开具正规发票，避免不必要的纠纷。且注意一个原则实报实销，专款专用。
14.写活动计划应注意什么？
日的时候说的话有哪些答：写活动计划前应先与部门内的干事以及部长合作讨论，避免走弯
路。写完活动计划后应提交给学生会分管副主席进行审核，待同意后方可提交给团委指导老师不得越级上报。最终批准后交至秘书处备案后，即可开展活动。
52O祝福语15.关于活动的举办？
答：活动的举办应按照活动计划书上所述内容进行，如果部门干事人数不足，可以和部长提出，请其他部门的干事一起帮助完成。活动举办的过程中安全第一。 部长应在活动部门中起到监督作用， 如果出现问题， 部长为第一负责人。 应对整个事件负责。活动期间，分管副主席必须到场。
16.如何邀请其他的同学或者老师参加？
答：邀请其他的同学参加，可以以海报的方式直接招募，也可以以学生会的名义进行邀请，但是以学生会的名义进行邀请，必须和学生会的主席提前说明，由学生会主席出面协调。如果邀请老师参加应该先和团委指导老师提前提出，否则有失礼仪。
17.如何书写活动总结？
答：活动总结应包括活动举办的概况，感受，意义，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次举办此类活动需要改进的地方。其中前三点是重点要写的地方。在活动总结的最后附上活动举办时精彩的照片。如果有人获奖还要附上获奖的名单，包括奖项、姓名、所在班级。
18.关于照片的记录？
答：举办的活动一般都需要活动当时得照片，可以在举办活动之前和秘书处申请，请秘书部的人来参与活动的拍照工作，也可以自己使用
相机进行记录，使用过程中应注意财物的安全。照片经整理后应该随活动总结一起上交。
19.一个活动如何收尾？
答：举办完一个活动应该及时进行新闻宣传，要求至少要在团学网站、人人主页、上发布宣传信息，要求发布时间不得超过活动结束后2天。团学网站的账号由钱佳彤和沈梦玲负责，人人主页、由熊玮负责，活动结束之后，由举办活动部门将新闻稿写好，交予上述负责人进行审核，审核通过之后，公布宣传。书写 “活动总结” ，最迟不超过
3 天，提交时应先交给学生会主席进行审核，再交给团委指导老师，最后交给秘书处备份保存。
20.对于分管副主席在活动中的规定。
答：要求分管副主席在自己分管部门所举办的活动当中，必须起到监督作用。要求其贯穿于活动进行的始终。要对活动策划进行审核，监督活动举办，举办时本人必须到场，并催促活动的后期宣传及总结。
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