旅行社OP计调工作流程规范
    步骤一:接到组团社或客人询问包团或报价要求,随即进入计划工序:
美团跑腿1、制作相应询价单:包括“订房单、订车单、订票单、团队询价单”等相应预报询价(不得使用对方单位任何单据样式回复);
2、制作“团队报价回复单”(对直客制作“直客团队行程单”)在规定时间内回复组组团社或客人,同时在“共享文档”相对应文件夹里建立相对应团号的文件夹如“1005-SYL-217-P10-404C-101228 ”,同时将全部相关文件(包括询价时出现的其它供应商所传的文件)转移动该文件夹内,以备留档及查询核对。
步骤二:计划报价回应规定: (特殊情况必需向组团社及经理说明原因)
                    地接团队、广东游1个工作天内
中国十大将军                    中转团、省外游2个工作天内
                    特殊团队,根据组团社要求积极配合
*工作提示:a.登记计划编号入部
编号规则1、由香岛直发过来的行程,原计划编号不变情况下,加入“接收报价时间”及“队团出发日期”信息:
如:香岛发过来的团号为:SYL-217-P10-404C
      小灿反串OP要更改为我方团号即:1005-SYL-217-P10-404C-101228
    其中:1005为首次接到报价时间即为1005同一天几个报价怎办?
          101228为该团出发日期即为20101228
  2、非香岛直发过来的团队统一由我社自行编制团号
(1)自组团:即客人直接到我处报名,而出发往各旅游目的地的团队或散客,编号方式为:1213-NTP-S01-110121
其中:首部数字1213为行程建立日期:即1213号,同一问题?
      中部NTP-S01NTP为固定,S为“发团”01为记录编号
      尾部110121为团队出发日期
2)地接团及中转团:即为其它单位交由我社接待的全部广东省内团队或散客,编号方式为1213-NTP-R01-110121同一问题?
其中:首部数字1213为行程建立日期:即1213号,
      中部NTP-S01NTP为固定,R为“发团”01为记录编号
      尾部110121为团队出发日期
          b.计划确认及协议签订前须由经理审批。
          c.每月更新相应房//车队/景区/地接社报价及供应商资料,并急时上传到“共享文档”中。
                      d.行程重点尽可能加插具吸引的文字描述。
e.报价前应多数据比较,并须细列各项。
          f.确保组团社或客人收到计划并跟进,在组团社或客人未确认团队前,至少三次以上询问,已经报价团队情况。(特殊团队时间可弹性,团队出行前两周内完成)
步骤三:确认出团及签订协议书: (制订计划人)
1、“团队确认单”、“团队合作协议”、“委托旅游接待协议(仅首次与某社合作时每年签订一次,且必需由经理签字方可生效)”编写,并传达至组团社;
2、机票确认单(出票前必需得到组团方确认,且在收到款后方可确认出票);
3、其它相关供应商资源确认:包括订房、餐、车、门票、保险等确认,并按公司样式认真填写相关单据;
4、每团各种相半确认单据整理,修订成册放入独立资料夹,不得混乱。
          *工作提示:a) 乔任梁遗体期限具弹性,出团2星期前能完成最佳
                    b) 登记意向编号。
步骤四:收付款工作: (制订计划人)
        *工作提示:a) 根据团队确认单所列明的收付款方式,进入收付款操作程序
赵本山是不是黑社会                    b) 申请支付款项目时,必需要将该团全部资料连同“付款申请单”一并先交由经理审核后,方可交财务进行支付操作。
步骤五:出团安排:(制订计划人)
1、填写出团通知书;
2、填写“导游出团计划单”;
3、导游调配(首次为我社带队导游,必需填写相应导游带团守则);
4、发导游旗、旗杆、质量反馈单(导游旗和旗杆借出情况要记录)。
5、对我社自组团客人,出前团召开讲解说明会,分派相关赠送物品
        *工作提示:a) 张鹏负责导游调配工作;
                    b) 本公司在职人员可优先获分配带团(有导游证者)
步骤六:出团运作监控及支持:
        *工作提示:a) 关于团队运作情况,随时支持突发事故;
                    b) 要导游队在团队顺利返回后致电报告;
                    c) 团队操作人员手机必需保持24小时接通状态。
步骤七:尾款及发票工作
*工作提示:a)团队进行过程中,各供应商现付部分款项,要求在付款时,立刻所要发票;
b)团队付清余款前,必需要先拿到当地社出具的由客人及领队填写的“团队质量信息反馈单”及该团相应发票,如有特殊情况,按出团前团队确认单上“付款方式”项执行(同时上报经理批准)。
步骤八:团队报账
1、团队账款结清之后,1周内将团队进行报账;
2、报账内容包括全部的该团资料,确认件必需为打印件或传真件;
3、“团队报账单”上所涉及的各项内容必需清晰,不得有涂改情况;
4、日本三级全大电影挂账:特殊团队操作完毕后,未付款及未收款项,要立刻通知财务做“挂账”处理。
步骤九:检讨工作
      *工作提示:a) 根据“团队质量反馈单”填写本次团中用到的供应商评价信息;
                  b) 检视工作得失、导游工作表现
                    c) 收回导游工作报告
步骤九:售后服务定期回访(我社自组团客人) 回馈表
      *工作提示:a) 团队三天后进行初次回访搜集有益完善工作情况信息;
b) 我社自组团客人,应不定期进行客户回访。
d) 除香岛交与我社操作团队外,所有的与我社有业务关系发生的组团社,在日常工作中进行回访