董事长出差服务流程
一、出差前准备工作
1.出差信息确认
在接到出差通知后,要及时询问出差事由、目的地、出发时间、返回时间、携带物品,文件,随行人员,会见人员,对方联系人员(提前确认会面的时间地点)。
2.制定出差计划
2.1出行策划
飞机出行:查询往返出差目的地的全部航班信息,时间、航班号、豪华头等舱、头等舱、经济舱等金额并明确所需要购买的机票张数。
火车出行:火车应乘坐一等座以上,优先选择靠窗位置,特殊情况如疫情期间优先安排商务座,火车票的预定需要注意是电子票还是要取纸质票。
自驾出行:(自驾车型的要求等)自驾出行前要让驾驶员给车做全面的检查,尤其是轮胎。出发前应做好路线规划,提前与驾驶员确认,避免堵车。上车后董事长坐在司机后面的位置。
了不起的挑战停播2.2住宿策划
应根据出差目的地的信息,在周边范围内查四星级以上酒店信息,信息内容包括:房型、价格、相关服务等信息;
如是接待方负责住宿,则要和接待方负责人核实董事长居住房间信息。
董事长出差期间住宿标准,原则上住四星级以上酒店,要配健身房。
2.3用餐策划
在酒店入住后第一时间告诉董事长餐厅的位置,及时告知领导。
就餐时,应了解领导的忌口 ,多点一些清淡的菜系。
禁止在就餐过程中吸烟喝酒。
2.4会务策划
会务前,重点做好会议文件材料的准备(领导讲话、会议文件、相关材料)、会场布置工作(设备、投影、话筒等);
会务中,发放会议材料,做好会议纪要,摄像等工作;
徐静蕾拍的电影会务后,整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻。
给董事长确认,审核通过后马上确认好乘务信息,同时将已确定的乘务信息发送给董事长、随行人员、司机和接待方负责人。
3.出行安排
孙雨朦 孙雨彤4.出行前物品检查
董事长出差所携带物品一般可分为业务文件、出差资料、办公用品、个人用品四类,例如表1-1。
(1)业务文件,如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。
(2)有关大自然的作文差旅资料,如目的地介绍、旅行指南、机票、车票等。
(3)办公用品,如产品样品、笔记本(纸质)、IPad、书刊。
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(4)私人物品,如身份证、健身运动服、充电宝、常备药品(眼药水)、水杯(配备白开水)。
5.根据查询的航班信息和酒店情况统一汇总报董事长审核,经领导确定后制定行程表。
行程计划表一般包括以下三个方面内容。
1 出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间,送、接安排,乘坐交通工具,会见人员的先后顺序,出差地气候特点等出行有关事项。
2 出差行程表。将出差期间的时间、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中,简便直观。出差行程表打印三份,一份公司保留,一份上司及随性人员携带,一份秘感应卫浴
书保管。
3 所需资料清单及经费预算。经费预算包括交通费、住宿费、餐饮费、会务费等。
二.出差中的工作安排
(一)前往机场
1.根据所订机票的航班信息,应保证提前一个小时到机场换登机牌;一般情况下,去首都机场开车是30分钟行程,回来是20-25分钟行程。若是预约机票要提前在网上办理值机手续,并将值机后的二维码提前发给董事长。值机要选靠窗靠后的位置,不要靠近机翼附近。
2.根据行程安排行政秘书和司机应提前30分钟到达董事长家里,发短信告知,并于距离出发前10-15分钟以电话形式提醒,要给领导留出拿行李的时间,确保提前一个小时到达机场。
3.出发前,董事长会以(短信/电话)形式告知秘书,上楼拿行李,此时,秘书要及时到楼上并在门外等候。
4.如在外地出差,则要认真核对目的地到机场时间,根据时间安排应提前半小时提醒董事长做好告别准备;保证提前一个小时到机场换登机牌。
5.到机场后,要及时下车开门,迎董事长下车,然后拿上行李和公文包进入机场候机大厅,拿身份证去办理登机牌。
6.一定要到服务台办理登机牌,选择头等舱(豪华头等舱)的头排靠窗位置;如是两位以上领导同行,则订头等舱,并尽量安排在一起,方便工作交流和沟通;随从秘书办理登机牌时,应办理尽量靠近头等舱的位置,方便下飞机时到董事长处拿行李;办好登机牌后,要询问机场工作人员安检口、登机口位置和距离;如距登机口较远要安排机场车辆接送。