手把手教您用excel核算社保费用
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社会保险费核算是人力资源成本核算中的一项重要组成部分，也是人力资源薪酬福利模块HR的入门基础工作。但是在实践操作过程中，很多新手HR会表示自己核算出来的数据和每个月社保中心寄发的缴费通知书上的金额不符，总是差了几角几分钱。比较简便的做法是直接通过单位参保所在地的社保中心拷取“上海市个人缴纳社会保险费核定表（实时）”（简称实时表），实时表中有目前单位所有员工的缴费基数和个人部分社保费用，在单位参保人数不多的情况下，可以直接拿此表进行数据统计和报表制作。
    但是这样操作只是把社保中心给出的数据直接拿来使用，知其然而不知其所以然，这些金额到底是怎么核算出来的呢？本文会对社保费用核算的政策、有关规定和具体操作进行分析，相信在阅读本文以后您也能够轻松核算出和社保缴费通知书上一样的社保费用了。
一、 政策法规篇
    要核算社保费用，首先应该确定员工的缴费基数，因为社保费用是用缴费基数乘以相应险种的比例算出的，而单位的缴费基数是按单位内正常缴费的员工缴费基数之和确定的。所以
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员工缴费基数的确定是一切后续工作的基础，具体的政策文件可参考“沪劳保基发（2006）7号”文。下面就对一些容易让人误解的问题进行探讨：
（一）基数到底要保留几位小数？
    观点1：文件中提到“当年个人缴费基数按职工本人上年月平均工资性收入确定。个人缴费基数的上限和下限，根据本市公布的上年度全市职工月平均工资的300%和60%相应确定，其数值根据全市职工月平均工资计算，按四舍五入原则先进到角再进到元。”据此有HR认为基数应该是算到元，即不保留小数位。
    观点2：文件中提到“首次参加工作和变动工作单位的缴费个人，应按新进单位首月全月工资性收入确定月缴费基数。”所以既然是工资性收入，必然有角有分，据此有HR认为基数应该根据单位发放的工资总额的实际情况保留两位小数或者一位小数。
    分析：观点1的认识是比较片面的，因为文件中所说的“按四舍五入原则先进到角再进到元”是针对缴费基数的上限和下限，而不是针对在上限和下限之间的缴费基数，即并未规定上下限之间的基数也要四舍五入进到元，实践中有很多HR对此有所误解。观点2有一定的
合理性，就目前笔者了解到，社保中心一般要求缴费基数进到角即可，分位需进行四舍五入，即保留一位小数，如果保留到分位则社保系统中将无法进行录入。
    按照文件规定确定基数以后，只要将个人的缴费基数分别乘以相应的个人部分的社保比例，再见分近角（详见下文）、汇总相加，即可算出员工每月的社保费用。
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（二）单位部分社保费用的计算规则
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    社保费用分单位部分和个人部分，如果从社保中心拷取实时表或者按我上述的方法计算以后，个人部分社保费用可以保证准确性，但是单位部分的社保费用又要如何计算呢？是将每个员工的基数乘以单位部分的比例后再汇总相加吗？答案是错误的，因为这种计算方法和社保计算单位部分的规则是不同的。
    文件中规定“缴费单位按月缴纳社会保险费的基数按单位内缴费个人月缴费基数之和确定”。所以在确定了个人缴费基数后，应先将所有的个人缴费基数汇总相加之后再分别乘以对应的单位部分的社保比例——以城保比例为例：养老22%、基本医疗10%、地方附加医疗2%、失业1.7%、工伤0.5%、生育0.8%，将乘出的结果分别见分近角，再汇总相加以后就是单位部分的社保费用。
    举例来说，某大型企业的员工缴费基数之和为1882520.6元，那么计算单位部分费用的式子为——养老保险=1882520.6×0.22=414154.53200……（见分近角）≈414154.6元；同理可以算出基本医疗、地方附加医疗、失业、工伤、生育的具体费用，再分别见分近角，即见到有分就进到角，不管是1分还是9分（注意和四舍五入的区别），最后再将五大保险的计算结果相加，这样算出的才是社保缴费通知书上所列出的单位部分的金额。此处应注意两点：1、计算时医疗保险12%应拆分成基本医疗10%和地方附加医疗2%分别计算；2、注意见分近角而不是四舍五入。
（三）缴费比例和特殊情况
    由于缴费比例散见于各大险种的具体文件之中，网上有整理好的比例表格，因此本文就不再赘述，提醒HR新手注意，根据各单位不同情况，单位缴纳的城镇社会保险中可能会有两种特殊情况，即外省市非城镇户籍（三险）和镇保转城保过渡人员，他们的社保缴费基数和比例需另行通过相关文件学习或参阅本刊前几期的相关文章。
2012年上海市社会保险费缴费标准参考网址：
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v/200912333/2009xxgk/ztxx/shbxxx/201203/t20120331_1137890.shtml
二、 实际操作篇
    通过上文的学习我们已经了解了社保费用计算的基本方法，接下来我们就要使用excel来实现见分近角这一计算功能，大家都知道excel的函数功能十分强大，也有HR同僚通过百度搜索到了一些有见分近角功能的函数，如：ROUNDUP函数和CEILING函数。但是使用之后发现在计算某些员工社保费用个人部分时还是会有一角钱的差异，这是什么原因造成的呢？让我们先来看一个例子：某员工社保缴费基数为5917.6元，录入到excel表格中的B2单元格中，在C2单元格录入公式【=ROUNDUP(B2*0.08,1)】来计算养老保险个人部分，得出结果为473.5元 ，而社保实时表中显示的正确费用应为473.4元，多了一角钱。用计算器进行核算后发现5917.6×0.08=473.4080……，虽然计算结果分位显示是0，但是小数点后第三位显示是8，所以ROUNDUP函数先把第三位进到了第二位，因此第二位变为1，然后再进到第一位，即角位，所以会多了一角。这显然不是我们所需要的见分进角的结果，需要在此公式上进一步进行改进，使计算结果在不进位的情况下先保留两位小数再进行见分进角的计算。
  改进以后的公式为【=ROUNDUP(ROUNDDOWN(B2*0.08,2),1)】
    公式解析：中间部分【ROUNDDOWN(B2*0.08,2)】解释为“向下舍入”，运用到此处就是保留计算结果的2位小数，剩下的都舍去。外层嵌套就是ROUNDUP函数，解释为“向上舍入”，后面的1解释为保留一位小数，这样即可实现见分近角的功能。其余几项社会保险都可以套用此公式进行核算。
    灵活使用改进以后的公式就可以准确计算社保个人部分和单位部分的费用，合理测算人力资源成本，对实务工作帮助很大。   
    当然，excel的使用方法不是唯一的，用另一个函数也可以实现此项功能。还是上面的例子，公式为【=INT(B2*0.08*10+0.9)/10】惊讶猫（此公式由HRM徐旌豪提供），经笔者实践测试，用此公式也可实现同样的功能，供各位参考学习。