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1 适用范围
本管理控制程序适用于本公司采购部管理工作,由办公室配合采购部共同编制。
2 目的
规范采购流程,保证正常生产运营,努力实现采购成本最低化。
3 工作职责
3.1 采购部经理
3.1.1 工作职责
负责分配好采购部各个采购人员的采购工作,对各个采购员的采购工作进行抽查和监督;协调好采购与生产之间的工作联系;组织指导所有供应商,每年定期组织公司有关部门对各个供应商进行评定;负责组织大宗物料供应商的招标工作;负责新供应商的开发工作。
种草莓3.1.2 工作权限
对部门下属的采购行为具有直接调查权;对部门下属的采购任务具有分配权;采购金额在2000元以下的原辅材料具有直接决定权。
五一劳动节放假放几天3.2 采购员
负责按照物控部《申购单》的数量要求从合格供方名录中采购各类原辅材料。
3.3 品管部
负责编制采购物料的进货检验规定并进行进货检验和不定期的送检。
3.4 设计部
负责编制采购物料的材质要求、品质要求等技术参数。
4 工作流程鞋类三包
4.1申购物料
4.1.1 申购单位:物控部
4.1.2 申购流程
4.1.2.1 物控部收到生产订单后,根据生产图纸核对物料清单;
4.1.2.2 根据仓库库存信息表反馈的库存量及仓库实际库存量,填写《申购单》并下达给采购部;
4.1.2.3 申购物料时,需注意几个事项:①保证常规物料的安全库存量;②保证非常现物料的合理数量的申购;③要求仓库对物料采取“先进先出”的原则发料。
4.2 供应商管理
4.2.1 供应商开发
4.2.1.1 由采购部负责供应商开发主导工作;由企划部负责供应商样品确认工作;由品管部负责供应商样品品质检验评估工作;由以上部门及生产部对供应商完成调查评核。
4.2.1.2 当要求有新供应商开发任务,采购部每位采购员通过各种渠道必须积极联系并提供1~2家候选供应商,并分别填写《供应商基本资料表》递交给部门经理;
4.2.1.3 采购部组织品管部、生产部、企划部主管对新供应商进行审核调查,确定2~3家入围单位,待提供样品进行检验之后,进一步确定新供应商并列入当年度的合格供方名录。
4.2.2 供应商评审
4.2.2.1 采购部要根据年采购量,原辅物料的重要程度等指标,对所有公司采购的原辅材料分成重要物资、一般物资、辅助物资三个等级,并编制《原辅物料重要等级分类表》。
4.2.2.2 采购部根据各个供应商的供货质量(品管部对于各类物料的抽查、检验报告)、交货及时性、供应货物的价格、售后服务等4项指标,组织生产部、品管部、企划部等部门对供应商进行评审,记录在《供方评定记录表》。
A、相关项目及考核比例
4.2.2.3 所有供应商每年进行一次评审,根据评审结果,适应调整部分供应商,所有供应商记录在《合格供方名录》。
4.2.2.4采购部文员每月需统计以下有关数据:
1)各个供应商每月进货批次数;
2)每月延期交货(根据采购单上约定的时间)的供应商名目,延迟时间以及延期交货的批次;
3)品管部对每一批次检验的结果必须收集,特别是涉及到检验不合格或生产部门重大投诉的批次货物要记录;
4.3物料采购询价
4.3.1所有物料价格的调整变动必须填写《物料价格调整申请表》,并通知公司总经理、生产副总、采购副总,经讨论后由采购副总签署决定意见。若有私自调整价格,一经查实,把收货物或按原价格付款。
4.3.2新物料询价
婚姻线1)凡属一般采购,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象;
2)确属资源紧张,独家代理,专卖品等特殊状况,不受1)条所限;
3)凡属合约采购项目,采购部依合约价格核价,不需另询价,合约条件发生重要变化除外。
4>询价时,采购部只负责组织联系供应商,并向供应商说明原料材质要求、品质要求、采购数量等事项,最终物料的采购价格和供应商的确定由生产部、物控部、企划部等相关部门出具意见后,由采购副总决定。
5>询价填写《采购询价单》并保持纪录。
4.4 收货管理
4.4.1 公司对于供应商的送货时间约定在上班期间(且下班前半小时不再收货);周六、周日及晚上时间原则上不再收货。如有特殊情况,采购部必须提前1天书面通知物控部、仓库、品管部,否则不予收货;
4.4.2 月初(每月1~3日)盘点时,没有采购部特殊要求,不准送货;
4.4.3 收货时,该批次送货金额在5000元以下,仓库、品管必须同时在场,采购、物控原则上要求在场;若该批次送货金额超过5000元,要求仓库、品管、采购、物控同时在场;仓库负责清点数量,品管负责品质验收,并抽查数量;采购、物控监督。否则不予收货。
4.4.4 品管员在进行品质验收时,发现原材料质量达不到要求,则立刻通知品管部经理及采购员,由品管部经理做出是否收货的决定;仓库在进行清点数量时,发现原材料送货数量与实际送货单数量有出入时,应通知物控部经理及采购员,并更改送货数量;属于以上两种情况,采购部应及时与供应商联系,采取换货/退货/补料等应急措施,并填写相应的《换货告知书》/《退货告知书》/《补料告知书》(一式三份,一份交物控、一份交供应商、一份采购留底)
4.5 大宗物料年度招投标
4.5.1 实施目的
为使公司各类大宗物料的采购成本进一步管控,培养具有开发潜力的供应商,建立公司与供应商之间良好的合作关系,故实施年度招投标工作。
4.5.2 实施年度招投标的物料类别要求
1>当年度采购量金额在XX唐一菲电视剧万以上;
2>属于常规物料类别,可选供应商超过3个以上;
4.5.3 实施步骤
4.5.3.1 采购部按照公司要求,编制招标文件,内容包括物料年采购量、材质要求、供应商生产管理要求、品质要求、供货时效性、付款要求等信息,向有意向投标的新老供应商发送招投文件;
4.5.3.2 由公司总经理、常务副总、采购副总、生产副总、采购部经理、财务部经理共同对各个供应商进行评标,确定第一供应商及第二供应商。
4.5.3.3 确定合格供方之后,采购部下《采购单》给从评标确定的两家供应商。
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