削减采购成本的方法(中)管好采购过程
前文介绍过了建立价格信息体系,掌握成本分析,管好采购人员等削减采购成本的方法,本文将继续介绍削减采购成本的重要方法:管好采购过程。
叶倩文老公我们可以看作,上一部分为铺垫采购基础的秣马厉兵,这一部分则是出动真刀真的交锋。
回顾前文:削减采购成本的方法(上)
四、管好采购过程
采购过程的控制非常复杂,要控制很多方面,也有许多专门的技巧与方法。
1. 采购的5R原则
5R原则是采购最基本的原则,5R是指适质,适量,适价,适时与适地。
“适质”讲的是品质始终符合标准。质量要好,这是采购过程中最基本的前提。
“适量”讲的是数量适当,不呆料,不囤料。最理想的状态是“要多少买多少,不多不少刚刚好”。
“适价”讲的是以合理成本取得所需物料。
“适时”指的是及时供应,不断料。常用准时交货率来表示,这与采购周期直接相关,采购周期越短,材料准时交货率越高。
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“适地”指的是供应商距离最短能最快速供料;物料与使用部门距离最短能最快速发料。这就要求就近采购,就近供应,因此涉及“采购半径”的缩短。
2. 三个关键性采购原则
5R原则是最基础的,很容易理解。要做好采购过程控制,还得特别关注三个关键的采购原则:①不要远离采购部门;②把力量集中在A类材料上;③不要加速完成采购。
(1)不要远离采购部门
不要远离采购部门就是强调,公司高层不论对采购熟悉还是不熟悉,都不要与采购部门及采购人员隔离开来,要参与进去。采购经理要与公司总经理保持直线汇报关系。最好坚持每周与采购部门经理开一次正式的会议,让他贴近汇报,充分显示公司对采购的重视。
(2)把力量集中在A类材料上
A类材料是指占了采购金额80%比例的那些种类。把力量集中在A类物料上.是为了保证采购部门在成本最高的A类物料的选择、交货及周转上花最多的工作时间。
(3)不要加速完成采购
要充分利用采购部门的专业经验,寻求尽可能低的采购价格与采购总成本。不要因为销售预测不准或者缺乏正确的产品供应计划,就让采购部门迅速采购。当采购部门最关注的就只有一个指标:交货期,这时对于供应商的选择、质量标准的建立与沟通、价格的谈判、总成本的控制都难以实现。最终反过来可能还会影响正常的生产活动,因为买的东西未必真正适用。
3. 采购中的ABC管理法
建立一个有效的、有成本意识的采购部门最重要的一步是执行ABC层次系统,要将主要精力集中在A类或AA类材料上,这是成本降低的努力方向。ABO管理的目的是使公司的财力集中在最重要的项目上。通过掌握A类材料供应情况,就可以形成高效的库存周转。
前面讲到了把力量集中在A类材料上,实际上就来源于ABC管理法。下面我们来看一看究竟什么是ABC管理法。
ABC管理法
如果公司采购的材料种类非常多,甚至A类材料的种类也超过几十种的话,还可以对A类材料再进行ABC分层,分为AA类、AB类与AC类,并将管理的重点集中在AA类材料上。
4. 招标采购的技巧林正英僵尸系列
通讯专业(1)招标采购的基本原则
招标采购必须要遵循几个基本的原则,即“三公+诚信”;公正、公平、公开和诚信。
招标采购的优点主要有如下四个方面:
(1)规范采购行为
招标采购的基本原则里面强调了“三公”,即公正、公平与公开,同时招标采购有一整套严
谨的流程,是由跨部门小组共同参与共同决策的一个过程。这有利于规范采购行为,减少甚至可以防范采购中的不良行为,规避了相应的风险。
(2)降低采购价格
招标采购时参与投标的往往是多家供应商,他们之间互相竞争的结果,有利于招标方获得价格优势,从而降低采购价格,甚至实现最低的采购总成本。
(3)获得更多服务
除了关注价格外,招标方在评标时还需要比较服务条款等,这就促使供应商在服务方面做出更多的承诺,有利于招标方获得更多服务。
(4)开发更多潜在供应商
2.两种常用的招标采购方式
招标采购常用的方式有公开招标与邀请招标两种,具体如下:
(1)公开招标
(2)邀请招标
招标采购要遵循标准化的流程,只要是采用招标采购,走的流程都是一样的。这个流程反映的是公开招标的方式,里面清楚表达了如何发标、投标、确定评委、开标,评标以及中标,但如果是邀请招标的方式,在发标上投标环节会简化一些。
招标采购流程
3. 招标采购的流程
(1)发标与投标
发标方先要制作一个标书,标书经过审批之后进行上传,传到相应的一些公开渠道。标书通过公开渠道公布之后,投标方能査阅到这个公告,然后下载,制作并提交完成的标书。
(2)开标、评标与中标
标书提交上来之后,发标方组织成立一个评审小组。评委可以从专家库里面去选择,也可以由公司内部来自不同部门的有资质的成员担任。如果是国有的企业,将严格按照规定,
从专家库里面随机选择评委,以防止一些利害冲突。
接下来是开标,并按照事前确定的标准评标。最符合条件的供应商将被确定中标,然后宣布并公示,最后通知给中标方,就完成了整个招标采购的流程。
4.如何评标
评委们在评标时,通常采用综合评分法,严格地遵循如下的四个步骤:
(1)符合性评审
(2)技术性审评
(3)商务性审评
(4)综合性审评
5. 招标采购的几个小技巧
(1)宣布冻结甚至削减价格:绝不接受涨价。
演员宋林静(2)A类材料每年至少竞标一次并且公开进行,也可以将竞标当做一种手段去压价。
(3)招标采购时开标与评标可以参照宝洁公司的做法。
案例:宝洁公司的开标与评标
第一轮,各个供应商投标完成后,评委立即开始打分,系统可以很快统计出结果。之后把所有供应商集中起来,通报第一轮的结果。然后给一定的时间休息与准备,再转入第二轮投标与评标。
第二轮之后,再次集中通报结果,才进入最后一轮。
最后一轮,竞争已经到了白热化。经过前两轮的对比,供应商们都已心中有数、但又各自心怀鬼胎,在战战兢兢中投下最后的标书,焦急地等待着宝洁的开标。宝洁公司的评委们深知供应商的心理,第三轮的评标会相对漫长一些,一是为了显示谨慎与庄严,二是为了制造一种紧张氛围。评标结果出来之后,再次集中通报,并宣布最高分者中标,并对所有供应商致谢。
5. 竞争性谈判技巧
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有人认为,采购就是做两件事情:货源,再货源。谈判,再谈判。到合适的货源,谈判合适的条款,这就是采购的主要内容,可见谈判对于采购的重要性。谈判时有多个可选择的货源,就可以开展竞争性的谈判。
(1)成功采购谈判的三个要素
一个成功的采购谈判,需要同时具备三个条件:①可达成协议;②要富有效率:③能维持关系。
衡量谈判是否成功,最基本的依据是签署一个双方认同的有效力的协议;