国企发邮件格式
公司邮件书写格式简单篇:
1.称呼:尊敬的某某某,(最好用职称)
2.有正文,你要表达的意思用书面语来写,用语气敬辞,请,您,谢谢等,传文件一定要用附件来上传,并对附件进行正确命名(以实际情况来命名,避免直接叫做新建文档),字体,四号,宋体。
3.有结束语,谢谢您,辛苦了等等,表达感激之情。
4.写姓名和日期,留下,以便及时联系到本人。
公司邮件书写格式详细篇:
关于主题
主题要提纲挈领,添加邮件主题是和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。
的格式
1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。
2. 标题要简短,不宜过长,不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。
3. 最好写上来自___公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”。
5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。
6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“_、!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。
8. 最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“_经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“_先生”、“小”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear ___”,显得很熟络。
关于格式,称呼是第一行项格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。
俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待
正文
1. Email正文要简明扼要,行文通顺
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自已的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐憎。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。