根据现代⾏政组织理论，所谓社会组织，即按照⼀定⽬标、任务和形式建⽴起来的，经过不同部门的分⼯协作，以及不同层次的权利操作和责任划分，合理协调内部⼈活动的社会集团。机构则指组织内部所设的部门，从属于社会组织。从社会学、系统论⾓度，秘书机构与社会组织是不同的概念，其逻辑关系为包含与被包含的关系。
由此可知，秘书机构从属于社会组织，它既具有社会组织的性质和特点，也具有秘书机构⾃⾝的性质和特点。那么，究竟什么是秘书机构？秘书机构有哪些性质和特点？秘书机构与社会组织有何关系？这些都是秘书机构的研究，⾸先必须弄清楚的问题。
对于秘书机构的概念，秘书学界意见不⼀，分歧较⼤，主要有：⼀是将秘书机构等同组织内部的职能部门（业务部门）；⼆是认为秘书机构就是组织内部的办公室(厅)。
我们认为，秘书机构是各级各类领导机关、单位组织的综合办事机构，它⾪属于领导机关不在领导机关内为领导⼯作和单位⽇常运转提供公务服务。办公厅、办公室、秘书处、秘书科等均属于秘书机构，有些调研室、研究室、政务处、政⼯科、综合处也是秘书机构。
除了组织的常设性秘书机构外，还有⼀些根据需要⽽设的临时性秘书机构，如⼤型庆典活动、党代会、⼈民代表⼤会、政协会议等有⼤量的筹备、组织、办公事务需要秘书机构操办。
⼆、秘书机构的性质
社会⾏政组织可分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构。其中的辅助机构(或幕僚机构)，⼜分为全⾯辅助机构和局部辅助机构。秘书机构为全⾯辅助机构。其主要任务，就是直接辅助和全⾯处理社会组织（机关单位）的各项⽇常⼯作，使集中时间与精⼒，思考、处理重⼤问题。我国的秘书机构，是各类、各级社会组织（机关单位）的特殊办事部门。其不同于⼀般的职能部门（业务部门）和综合职能部门，有着特殊的地位、性质和作⽤。秘书机构的特殊地位，决定着它的辅助性质：
(1) 辅佐⽽⽆权⼒。权⼒机构，即具有决策权与指挥权的领导部门；秘书机构，仅承担着辅助性的⼯作，法律上⽆任何权⼒。
（2) 办事⽽⽆职能。职能机构，即某项业务的执⾏部门，可以独⽴⾏使所辖范围内的职权；秘书机构，只能处理相关事务性⼯作，起着助⼈成事的作⽤。
(3) 协调⽽⽆统辖。领导部门和职能部门，可以依据各⾃的权限，管辖下级组织；秘书机构，只对同级组织负责；与下级组织，只是指导与被指导的业务关系，⽆管辖之权。
在社会组织中，秘书机构的特殊地位和辅助性质的特点：
1、辅助功能的综合性
秘书机构是社会组织内的全⾯辅助部门，其辅助功能的综合性具体表现为：既要发挥参谋助⼿作⽤、沟通协调作⽤、督促检查作⽤，还要发挥“窗⼝”、“门⾯”作⽤。这些作⽤的发挥，⼀般都具有全⾯性和全局性。这是其他机构所不具有的。
2、所处位置的中枢性
所谓中枢机构，即在决策管理系统中起主导作⽤，在⼀级组织中能够统揽⼀切的部门。秘书机构不是中枢机构，但最贴近中枢机构，辅助着中枢机构⾏使职权。如辅助决策、拟制计划、传达指令、组织协调、督促检查等。这也是其他机构所不具有的。
3、组织关系的封闭性
所谓组织关系的封闭性，即秘书机构只接受本级部门的领导，直接对本级领导部门负责。秘书机构在其公务活动中，必然要与上级的、同级的和下级的组织或机构发⽣组织（配合）关系，即使与上级秘书机构或下级秘书机构之间，它们仅仅是⼯作、业务上的指导与被指导关系，并⽆⾪属关系；⽽上、下级职能部门之间，则存在着领导与被领导的⾪属关系。
三、秘书机构的职能
秘书机构的基本职能对于不同⾏业、不同层次的秘书部门来说可能具有不同的侧重点。⽽且，随着⼯作任务、外在形势、领导意图的变化，秘书机构的基本职能也可以相互转换，或拓宽这个职能，或压缩那个职能。但总的来说，秘书⼯作机构的基本职能包括以下⼏个⽅⾯：
1、后勤保障
后勤保障是秘书⼯作机构的传统职能之⼀。早在1951年召开的第⼀届秘书长会议上，周恩来总理就明确提出“掌管事务”是秘书长和不设秘书长的办公厅主任的两⼤⼯作系列之⼀。
在秘书⼯作机构中，后勤保障的⼯作范围很宽，包括财务管理、物资设备管理、房产管理、环境管理、车辆管理、职⼯⽣活管理等⼯作，要花费相当多的⼈⼒、物⼒和财⼒。因此，秘书⼯作机构要充分重视后勤保障⼯作的重要意义，只有管理好了各种事务性⼯作，才能确保各项政务性⼯作的开展。在实际⼯作中，秘书⼯作机构要转换机制、理顺关系，提⾼管理效率，可以适当实现部分后勤⼯作社会化，确保后勤⼯作的效率和效益。
2、办理⽂书
⽂书是指能表达某种意思，⽤于处理各种事务、并且有⼀定体式的书⾯⽂字材料。⽂书按照事务的性质分类，可分为公务⽂书和私⼈⽂书。⽂书⼯作是秘书⼯作的重要组成部分，主要是指秘书⼈员或其他专职⼈员通过互相联系的⼀系列环节，完成⽂书制发、传递、办理和保管的过程。
单位隶属 办理⽂书是秘书⼯作机构的传统职能之⼀。秘书⼯作显著的⽂牍性特点，主要就集中在⽂书办理⼯作上。⽂书⼯作的基本任务是准确、及时、安全地处理各类公⽂，当好领导的参谋和助⼿。
3、信息管理
秘书⼯作中的信息管理是指秘书获取、加⼯、传递、存储和利⽤信息的⼀系列活动。
秘书⼯作机构既是各级领导机关的办公机构，⼜是承上启下、联系各⽅的信息中⼼。1985年，第⼀届全国秘书长、办公厅主任座谈会中，第⼀次明确向秘书⼯作机构提出，要对领导发挥“提供信息作⽤”，⽽且“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”，从⽽开辟了秘书⼯作机构信息管理⼯作的新时代。因此，现在，秘书⼯作机构的信息管理⼯作不仅包括以前的编写、传递简报，还包括全⽅位、全过程的信息处理⼯作。信息管理解决了多年来领导了解外部情况主要靠内参的
薄弱环节，对于辅助领导正确决策，协助领导科学管理，具有重要的意义和作⽤。
4、督促检查
督促检查，简称督查，是领导决策得以实施的重要保障，也是秘书⼯作机构⼀个主要职能。⼀般来说，实施科学领导应完成“科学预测——正确决策——督促实施——信息反馈——⼆次决策”等领导⾏为过程。督查则是整个领导⾏为的⼀个关键环节。如果督查⼯作做得不好，必然影响领导效率，使决策
难以奏效，发挥实际作⽤。
督查是代表或受领导委托进⾏的，与其他监察、纪委、审计、政法等部门办案不同，应着重围绕中⼼⼯作的全局，抓⼤事、抓重点，举⼀反三，扩⼤效果，⽽不能代替上述部门的⼯作。由于秘书⼯作机构的⼈⼒、精⼒是有限的，应该注意将督查⼯作与调查⼯作、信息⼯作、信访⼯作结合起来，以便集中取得成效。
5、综合协调
协调是主客体之间为实现⼀个共同的⽬的⽽相互沟通，寻共同点，从⽽实现某种平衡，达到某种默契的⼀种⾏为⽅式。简⽽⾔之，协调就是使⼯作中有关各⽅同⼼协⼒、配合适度，从⽽减少摩擦、增加效益。
综合协调⼯作，在秘书⼯作机构中占有重要地位，是⼀项重要的秘书⼯作。综合协调在⼯作中⼀定要讲究⽅法、注意⽅式，根据时机、场合、⼈员、问题的不同进⾏综合分析，做出选择。来源于考试⼤
6、“不管部”职能
根据“三服务”的宗旨，秘书机构为领导拾遗补缺，消灭领导领域的⼯作空⽩点是其义不容辞的责任。1990年全国秘书长座谈会上，中央主要领导同志指出：办公厅是个“不管部，许多交不到具体部门承办
的事情，都可以交给办公厅去办。”这就更为明确地赋予秘书部门以“不管部”的职能。
秘书部门的“不管部”职能，是由秘书机构的宗旨、性质、地位所决定的。秘书部门位居领导近⾝，是领导的左右⼿，领导⾃然会把那些⽆⼈专管的事情交给秘书部门去处理。“不管部”的事务是“有限⽆穷”的。有限是指它不能超越本级领导的职责范围，不应代替其他职能部门的职权范围，⽆穷是指具体的事务可⼤可⼩，可能很多，秘书应当把它视为⾃⼰份内之事，不应看成额外负担。
四、秘书机构的作⽤
任何组织及其机构，都是为了实现⾃⾝的⽬标与利益，以⼀定的组织原则和组织形式，将各种组织要素有机结合，从⽽发挥其应有的组织作⽤。就秘书机构⾃⾝⽽⾔，可发挥着以下三种作⽤：
(⼀) 组合作⽤
社会组织构成的基本要素，包括机构设置、职责分⼯、⼈员编制和组织关系等。秘书机构作为社会组织的内设机构，也由上述要素组成。
秘书机构的组合作⽤，即将其机构、职责、⼈员和组织关系等要素，有机地组合并加以优化，形成⼀种组织⼒量，发挥⼀种凝聚作⽤，从⽽保证领导⼯作和组织⼯作的正常运⾏。经验证明，凡组合作⽤发挥得好的秘书机构，其秘书⼯作的质量和效率就会不断提⾼。
(⼆) 枢纽作⽤
秘书机构是办事部门，不是领导部门或职能部门。但就其中枢位置⽽⾔，却处在组织的中⼼环节，具有⼀般职能部门和综合职能部门所不具备的特殊作⽤——枢纽作⽤，如上传下达、内外联络和左右协调等。这是秘书机构枢纽作⽤的主要表现。 秘书机构的枢纽作⽤，可使获取信息，科学决策；可使组织⼯作步调⼀致，和谐发展；可使⼈际关系相互融洽，合作共事。实践表明，秘书机构不能较好地发挥枢纽作⽤，⽆论是对领导⼯作，还是对机关⼯作，都会产⽣不同程度的负⾯效应。
(三) 过滤作⽤
有⼈把秘书机构形象地⽐喻为“筛⼦”或“漏⽃”，这是很有道理的。秘书机构作为综合办事部门，可为处理诸多琐碎、繁杂事情，使从繁琐的事务⼯作中解脱出来。秘书机构对⽇常⼯作如不加以“过滤”，凡事推给处理，那就失去了秘书机构存在的价值。
秘书机构的过滤作⽤，主要表现在三个⽅⾯：
（1）善于区分事务的轻重缓急。重要和紧急的事务，凡能处理的就⾃⾏处理；⽆权、⽆法处理的就请⽰、报告。
（2）分清政策性与业务性问题。凡政策性问题，宜提请定夺；凡业务性问题，宜转请职能部门办理。
（3）学会婉⾔推辞，为领导挡驾，尽可能减少亲⾃处理事情。
五、秘书机构的地位
秘书机构的⼯作内容、性质特点决定着秘书机构在各级机构设置中的相应地位。秘书机构属于辅助机构，负责领导部门和业务部门、决策机构与执⾏机构上下沟通，使各业务部门之间平衡协调，使本单位与上级单位或下属单位沟通交流。
1、秘书机构不是决策机构，⽽是辅助决策机构
决策是组织管理的中⼼，是领导⼈的主要职责和权⼒，是决策的主体。秘书为领导服务，当然也就应当为领导决策服务。秘书⼈员必须领会决策意图，提供决策依据，收集决策反馈，检验决策执⾏效果。因此，秘书⼯作对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化，都能够起到重要作⽤。秘书已经成为⼀⽀特殊的辅助决策的⼒量。
在辅助决策的过程中，秘书⼈员要处理好决策与辅助决策的关系，处理好“断”与“谋”的关系，摆正⾃⼰的位置。要知道⾃⼰永远处于从属地位，是为领导决策服务的。但也不能只简单被动地为决策提供辅助，要能够根据外界环境的变化提供详尽的、积极的、主动的、具有现实意义的信息，以作为决策的充分依据。
2、秘书机构不是职能部门，⽽是综合协调机构
和职能部门分⼯明确、⼯作对象清楚、⼯作内容单⼀不同，秘书机构作为综合协调机构，⼯作⽐较纷繁复杂。综合协调⼯作是秘书机构的基本职责，也是秘书的⼀项重要任务。做好综合协调，⽬的在于消除⽭盾，理顺各种关系，创造⼀个和谐的⼯作环境，从⽽产⽣更⾼的⼯作效益。
3、秘书机构不是延展性机构，⽽是相对封闭机构
秘书机构的领导体制有⼀个重要特点，就是它不存在上下级领导部门秘书⼯作机构的垂直领导关系，也不存在双重领导关系。⽐如，省⼈民政府领导县⼈民政府，县⼈民政府领导县教育局，这叫垂直领导，但是省⼈民政府的办公厅不能直接领导县⼈民政府的办公室，因为省⼈民政府的办公厅不具备这个管理权限。⼜⽐如，团委、妇联等组织，既要接受上级组织⼜要接受地⽅党委或政府的双重领导，但是它们彼此间的秘书⼯作机构却不存在这样谁领导谁的问题，更不存在双重领导的问题。正因
为此，秘书机构彼此间不存在或者上也或者下的关系，从理论上讲，它们都是⼀些平等的、为直接设置它的领导服务的⼯作机构。它们是⼀个相对封闭的组织，只对⾃⼰的直接领导负责，只对本组织的决策机构负责，不能对职能部门发号施令。
那么上下级领导的秘书机构之间到底是⼀种什么关系呢？20世纪90年代后，全国秘书长⼯作会议逐
渐明确了它们彼此间是⼀种业务指导关系，主要表现为，上级制定条例制度，指导下级⼯作，如公⽂条例、信访条例等；上级协助下级，培养秘书⼈才，表彰先进等等。当然，这种指导关系，与本级单位的领导关系相⽐，其强制性、领导性要弱⼩很多。
4、秘书机构不是“前台”机构，⽽是“幕台”机构
秘书机构是联系领导和众的特殊机构，在决策机构和职能部门之间起桥梁和纽带作⽤。由于地位特殊，秘书机构对⼯作中的秘密了解较其他部门要早、要多，提⾼保密意识是对秘书⼯作机构的必然要求。因为这种⼯作特点，决定了秘书机构，特别是其中的机要部门，往往具有⼯作的秘密性，是⼀种典型的“幕后”⼯作机构。
秘书机构的⼯作成果往往不能以⾃⼰的名义发表，⽽是通过领导机构的⼯作成果和本单位职能部门的⼯作成果得到体现，使得秘书的劳动是⼀种“幕后”劳动，秘书机构是⼀种“幕后”⼯作机构。在许多场合，如应酬接待、参加宴会、召开会议、检查⼯作等，往往应当突出的也是领导，秘书⼈员不能借机突出⾃⼰，更不能⾛在领导之前抢镜头。秘书机构的“幕后”性，容易造成秘书⼈员⼀定的⼼理障碍，认为秘书⼯作只是“为他⼈作嫁⾐衫”，⾟⾟苦苦的劳动成果只能以领导的名义或组织的名义出现，鲜花和掌声总是属于，和⾃⼰⽆缘。所以秘书⼯作机构应该特别注重对秘书⼈员的思想教育和⼼理辅导⼯作，让秘书⼈员认清⾃⼰的⾓⾊，摆正⾃⼰的位置，做好秘书⼯作。
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