第一章 总 则
第一条 为加强股份有限公司公司分公司（以下简称公司）的公文管理工作，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，依据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》和公司办公厅《关于执行<党政机关公文格式>国家标准的通知》文件精神，结合实际，制定本办法。
第三条 公司公文是具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级管理部门方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报情况和交流经验的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 公司办公室（党委办公室）是公司公文处理的管理机构，主管公司机关公文处理工作，指导和检查所属各单位、各部门公文处理工作。
第六条 公司所属各单位办公室、各部门综合业务科室负责本单位、本部门的公文处理工作。各单位、各部门要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，确保公文处理质量。
第二章 公文种类
第七条 公司的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。
（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。适用于向所属单位发布规章制度，传达要求所属单位执行、办理、遵守和周知的事项，转发上级部门和不相隶属单位的公文。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五）报告。适用于向上级部门或有关主管部门汇报工作、反映情况，请求备案，回复上级部门或有关主管部门的询问。
（六）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
眉首：置于公文首页红反线以上的各要素。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。所有涉密公文（包括公司商业秘密、国家秘密）均需编制份号发送，标注在版心左上角。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文应标明密级。涉及企业商业秘密的公文标注为“X商密★”、“X商密★★”或“X商密★★★”和保密期限，用3号方正黑体字，顶格标注在版心左上角第1行。
（三）紧急程度。紧急公文应根据紧急程度分别标注“加急”、“特急”。若需同时标注密级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称，“文件”二字置于发文单位名称右侧。字体使用方正小标宋体字，用红标识，发文单位字号原则上不应大于上级发文单位标识字号。字数为14个字（不含“文件”两字）以内，可采取“单行式”；超过14个
字时，可采取“折行式”，而不采取“双行式”。二级单位行政公文文头模板（见附件2），二级单位党委（总支、直属支部）文头模板（见附件3）。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。均用3号方正仿宋体字。发文顺序号不编虚位，不加“第”字。所属单位、部门文件字号为：。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应标注签发人姓名。用3号方正仿宋体标注签发人，后用全角冒号，用3号楷体标注签发人姓名。
主体：置于公文首页红反线（不含）以下至抄送单位（不含）之间的各要素。包括：标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
（七）标题。是对公文主要内容准确、简要的概括。由发文单位名称、事由和文种组成。位于红反线下空两行，用２号方正小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。位于标题
下空一行，左侧顶格３号方正仿宋体字。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。在主送单位下一行，每自然段左空2字。正文用3号方正仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。
文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”标注，第一层用3号方正黑体字，第二层用3号方正楷体字，第三层和第四层用3号方正仿宋体字（可加粗）。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空２字，用３号方正仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和名称，如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，附件名称后不加标点符号。例如：
附件：1．×××
2．×××
3．×××
（十一）发文机关署名。无论是单一机关行文，还是联合行文，均需标注发文机关署名全
称或规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者负责人签发的日期。联合行文时，署最后负责人签发的日期。标注在正文下空三行，右空4字。成文日期中的数字统一使用阿拉伯数字，如：2013年3月5日。
（十三）印章。除“会议纪要”以外，公文发出，要加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章，联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
印章的加盖方式不再分下套、中套的方式，统一采用下套方式，即印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章下边缘与成文日期下边相切，印章上边缘距正文（或附件说明）距离应在1行之内（即10毫米之内）。
此外，成文日期（印章）页至少有一行正文文字。可通过调整行距或字距解决，不得采取标注“此页无正文”的方式。
（十四）附注。是需要说明的其他事项，如联系人及等。在成文日期下一行居左空２字，加圆括号，用３号方正仿宋体字标识。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件中“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件正文中的字体字号、行距版式等与正文的要求一致。
版记：置于抄送单位以下的各要素。包括：抄送单位、印发单位和印发日期。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。用４号半角阿拉伯数字标注，数字左右各放一条４号一字线。
第九条 公文书写形式。从左至右横写、横排。
第十条 公文的版式执行2012年《党政机关公文格式》国家标准。版心尺寸：高225毫米×宽156毫米（不含页码）。页边距：上边距（天头）为37毫米，下边距（地脚）为35毫米，
左边距为28毫米，右边距为26毫米。上行文、下行文的发文单位标志的位置完全统一，距离版心上边缘都是35毫米。发文单位标志下空三行处印一条与版心同宽的红反线。
第十一条 公文用纸采用国际标准A4（210mmx297mm），左侧装订。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十四条 遵循精简、高效原则。凡是可以用网络、电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不制发文件。 单位隶属
除机构设置、人员职务聘任（免）、职称确认、月度生产建设（维修）计划、本系统年度工作要点和处级表彰决定外，公司机关各处室、直属机构不得以部门名义下发或转发文件和会议纪要；对例行的、经常性的工作安排原则上以一般通知的形式在公司内部网主页“通知公告”栏中进行告知，不制发文件。各单位也要严格控制文件的制发。
第十五条 请示应当一文一事。原则上主送一个上级单位，根据需要可以同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送其下级单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十六条 除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
第十七条 受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
第十八条 所属各单位、各部门向公司或公司领导报送“请示”、“意见”、“报告”，按呈批件（见附件6）程序呈送有关领导。呈批件由各单位、各部门自行编序号和存档。“项目立项报告”、“授权书”等除外。
第五章 公文拟制
第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策及公司、股份公司和公司的有关规定。
（二）完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。
（六）文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。
（七）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（八）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应将文稿先送相关部门会签，征求相关部门意见。规章制度需经企管法规处会签。
第二十一条 公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策及公司、股份公司和公司的有关规定，是否完整准确体现发文单位意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项或规章制度，是否征求意见并履行会签手续。
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