公司发文标准规范及注意事项
一、草拟
1、在草拟时应做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。
2、文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
4、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
5、应当使用国家法定计量单位。
6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层“1、”，第四层“（1）”。、拟制
紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
二、修订
1、发文字号。发文字号一般由单位代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。联合行文，只标明主办单位发文字号。单位代字应当使用规范的简称。公文年号、序号一律用阿拉伯数码标识；年份应当标全称，用六角括号“（）”括入，置单位代字或专业职能代字之后、序号之前。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。“发文字号”用3号仿宋体，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红反线（党委文件红横线中加2号五角星）
2、发文单位标识。发文单位标识一般由发文单位全称或者规范的简称后加“文件”组成。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文单位标识推荐使用文星简美黑体字，用红标识。字号应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文，应当列明联合行文的各单位名称。同级单位联合行文，主办单位应当排前，“文件”置于发文单位名称右侧，上下居中排布；党政联合行文，应当以党、政次序排列。
3、签发人。上行文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号距版心左边空1字，签发人姓名居版心右边空1字。联合上报的公文主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名下按发文单位顺序依次排列。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。签发人用3号仿宋体字，其后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。
4、标题。公文标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题置红反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，应当词意完整，排列对称，间距恰当。
5、主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词标注于抄送单位之上。
6、公文文字从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字（不含页码）。公文中小标题可用3号小标宋体字或黑体字。公文版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于
公文首页红反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首，红反线距版心上边缘不超过72mm±1mm，版心上边缘至天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。置于红反线以下至主题词（不含）之间各要素为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
7、秘密等级和保密期限。涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级公文分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心左（党委）、右（行政）上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心左（党委）、右（行政）上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”级公文应当在版心左上角顶格第1行标明份数序号。
8、秘密文件仅限中心领导、各部门总经理、总监及文件要求知晓公文内容的个人阅知，文件传送部门必须将文件直接送达收文个人，同时由主办单位进行文件的保密管理。机密文件仅限中心领导、分管领导及文件中要求知晓的单位负责人、个人阅知，文件传送部门必须将文件直接送达个人，同时由主办单位进行文件的保密管理，禁止其他人员私自借阅机
密文件，如需借阅需办理相关手续。绝密文件仅限中心副总裁以上领导阅知，文件由文秘人员直接送达公司领导本人，不得由他人转交，同时由文秘人员进行文件的保密管理。文件的借阅需公司分管领导批准。
9、紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。紧急程度用3号黑体字顶格在版心左（党委）、右（行政）上角第1行标识“特急”或“急件”，两字之间空1字。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。
10、附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。“附件”居正文空1行，左空2字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称，附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，附件序号和名称前后应当标识一致。附件与正文不能一起装订的，应当在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件。
11、成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准，“成文日期”右空4字标注于正文之后。
12、附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当列于印章、成文日期下一行，用3号仿宋体字，居左空2字标识在圆括号内。
13、抄报单位、抄送单位：
抄报单位、抄送单位应当使用全称或者规划化简称、统称。位于主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开。抄送单位次序以党、政排列。
14、AA公司的文件版头、字号主要形式及适用范围：
（1）AA公司发：使用《XX公司文件》版头，主要适用于中心业务的下行文。
（2）AA公司字：版头使用同上，主要适用于中心党委的上行文。
（3）AA公司函字：版头使用同上，主要适用于不相隶属单位间党委的平行文
（4）AA公司办发：版头使用同上，主要适用中心党委办公室的下行文。
（5）AA公司工字：使用《XX公司工会分会委员会文件》版头，主要适用于中心工会发文。
（6）AA公司政发：版头使用同上，主要适用于中心行政的下行文。
（7）AA公司政字：版头使用同上，主要适用于中心行政的上行文。
（8）AA公司政函字：版头使用同上，主要适用于不相隶属单位间行政的平行文。
（9）AA公司政办发：版头使用同上，主要适用于中心综合管理总部的下行文。
三、复合发文：
1、复核重点：
1）审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复合完毕后由中心文秘人员统一下发。
2）草拟、修改和签批文件，用笔用墨必须符合存档要求。不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆
珠笔、铅笔等不能长久保存的笔墨，可用黑墨水、黑蓝墨水；不得在文稿的装订一册（左侧）进行添加修改或署名，可在中间或偏右或偏左侧书写。
2、印制要求：
1）正式印制需要存档的文件必须打印、铅印、胶印或油印，不能复印或采用其他不能永久保存的印刷方式；
2）中心正式红头文件由中心综合管理总部负责到定点的印刷厂印制，各职能部室无权自行印制和使用中心红头文件；
3）印发单位列抄送单位之下，用3号仿宋体字。印发单位距版心左边空1字，印发日期距版心右边空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识；
4）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
四、归档注意事项：
1、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征、保存价值等整理（立卷），保证档案齐全、完整，能正确反映本单位的主要情况，以便于保管和利用。
2、各部门、营销公司、销售分公司、省区及省级办事处上报中心领导审批的文件，原则由综合管理总部整理（立卷）、归档，主办单位和其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。
3、联合办理的文件，原则上由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。
4、单位领导人在其他单位兼职（本公司内），在履行其所兼职责过程中形成的文件，由其兼职的单位立卷。
5、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
6、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料符合存档要求。
7、公文由综合管理总部文秘或专职（兼职）人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。中心综合管理总部负责中心级文件（和各部室文件）的管理，各部门负责本部门内部文件的管理，并定期向中心档案室移交文件。
8、上级单位的公文，除密级和注明不准翻印的以外，可以翻印。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。
9、处理国家公文必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家秘密载体保密管理的有关规定；处理公司商业秘密文件必须严格遵守公司保密制度的有关规定。公文保密应遵循严格管理、严格防范、确保安全、方便工作的原则。
10、涉密公文出现失控时，要立即报告本单位领导，并积极采取补救措施。单位隶属
11、泄露或出卖党和国家秘密公文、资料，丢失涉密公文或通过计算机及其网络泄密的，应按照有关规定，追究有关责任人的责任。
12、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
13、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理总部负责人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
14、上级政府机关下发的机、绝密文件，按发文机关的要求定期清退。
15、单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用、正在办理的公文按照有关规定移交、清退。
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