集团公文管理办法
1. 目的
为使集团公文管理工作规范化、制度化、科学化，根据公司实际情况，制定本办法。
2. 适用范围
本办法适用于集团范围内部、上下级之间、外部往来文件的处理。
3. 术语和定义
3.2.决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
3.3.通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。
3.4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
3.5.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
3.6.请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。
3.7.批复：适用于答复下级单位的请示事项。
3.8.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
3.9. 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
3.10.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
3.11.机要文书：凡符合下列条款之一者，均属机要文书范畴：
¨关于集团业务经营发展的重要方针、策略或规划方案、文件；
¨关于集团机构体制设置和重要人事任免方案、文件；
¨关于重要会议的记录、纪要、决定等文件资料；
¨关于集团尚未公布的投资及房地产开发、土地开发等项目的调研、勘察评估分析资料；
¨集团对外经营的有关重要契约、协定等文书资料；
¨其他有关重要机密文书资料或机密事项。
3.12.分管领导：分管专业业务的高管人员，即集团副总裁以上的领导。
4. 职责
4.1.总裁办公室职责
4.1.1.负责统一处理集团往来公文；
4.1.2.负责收文办理的登记、分发、拟办、督办、立卷、归档、销毁等；
4.1.3.负责发文办理的核稿、审稿、编号登记、缮印、用印、立卷、归档、销毁等。
4.2.其他职能部门职责
4.2.1.负责收文办理的承办，即：提出办理意见或执行领导指示；
4.2.2.负责发文办理的拟稿、校对、发送。
4.2.3.负责起草经济类文书流转表式。
4.3.分管领导职责
4.3.1.负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示；
4.3.2.负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行审阅。
4.4.总裁职责
4.4.1.负责对收文办理的文件进行批示；
4.4.2.负责对发文办理的文稿进行签发。
5. 工作内容
5.1. 法定公文格式
集团的公文一般由集团名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、附件、主题词、抄送单位、印发或电子邮发单位、印发或电子邮发日期等部分组成。
5.2. 行文规则
5.2.1.行文请示要求做到：
5.2.2.1一文一事，具有可操作性；
5.2.2.2一般只主送一个单位（包括向有关主管部门请求批准的“函”）；如需同时报送其他单位，可以用抄报形式，但不得同时抄送下级单位；
5.2.2.3一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级单位，并在文中写明越级的理由；
5.2.2. “报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。
5.2.3. 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性工作，不必行文。
5.2.4.起草、修改、抄写、批示文件，应使用钢笔、毛笔或水笔，不得使用圆珠笔、铅笔书写。所有文字材料应字迹清晰、端正。
5.2.5.集团各部门如以集团名义对外发文，应由总裁办公室统一编号、核稿、集团总裁签发、打印，并经总裁办公室加盖集团公司印章后，由部门自行分发。
5.2.
6. 以集团名义发文，必须使用总裁办公室统一印制的《发文单》。
5.3. 公文办理
5.3.1. 收文办理
5.3.1.1来文签收由总裁办公室负责。外部会议的文件和资料应由参会部门交回总裁办公室统一办理。法院、仲裁机构送达的法律文书则必须交由集团审计法务中心签收，签收后按照收文流程办理。
5.3.1.2收文流程：
编号登记→分发→拟办（此3个环节由总裁办公室负责）→批办（按照集团现行文件规定由董事长或总裁）→承办（主管领导/相关部门）→督查→立卷→归档（此3个环节由总裁办公室负责）
5.3.2.发文办理
5.3.2.1发文流程：
拟稿（承办部门）→核稿（总裁办公室）→审稿（承办部门的分管领导）→签发（按照集团现行文件
规定由董事长或总裁）→校对、缮印（总裁办公室组织承办部门）→用印（总裁办公室）→发送（承办部门）→预立卷（承办部门）→归档或销毁（总裁办公室）
5.3.3.部门只可以对下属公司发文，各部门必须自行编号，报分管领导签发后，由部门印制、发送、预立卷、定期归档。
5.3.4.一般公文，应当在12小时（工作时间）内传阅完毕，如遇阅办人出差，应与阅办人取得联系，商定处理办法，确保在规定的时限内办理完毕。
5.3.5.紧急公文，应当提出办理时限，并在时限内办理完毕。
5.3.
6.在办公自动化系统内流转、办理的公文，应当实行网上督办。
5.3.7.承办部门（单位）接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门（单位）职权范围内处理，或者不适宜由本部门（单位）办理的公文，应当迅速返回总裁办公室并说明理由。
5.3.8.审批公文，审批人应当签署明确意见以及姓名、日期。
5.3.9.公文办理完毕，责任部门应当及时收集公文定稿、正本和重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整、按时归档、立卷；应当根据归档公文的内容价值鉴定保管期限和保密期限，需要销毁档案必须按照规定办理。
5.4.机要文件处理
5.4.1.机要文件及其处理按其程序可分为以下三种：
5.4.1.1秘密：集团内部秘密，不能向集团以外人员公开；
单位隶属5.4.1.2机密：不能向部门总经理及相关业务人员以外者公开；
5.4.1.3绝密：不能向相关部门或特别指定的最小范围内的相关人员以外者公开。
5.4.2.文件密级的确定，由中心总经理负责，但集团总裁可以命其变更。
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