Word使用必须要会的技巧
巧做Word错行表格：在制作一些综合性的复杂表格时，常常需要在一张大表里包含多个不同内容的表格区域，它们看似一个整体却又各自独立。要制作此类表格有多种方法，最简便的方法是：首先在所需位置插入一个9行4列的表格，把它右边的两列合并成一个单元格。接着选定整个表格，打开“表格→表格属性→选项→自动重调尺寸以适应内容→取消。选定合并后的单元格，打开“表格→表格属性→单元格→选项→将此单元格上下左右边距都设置为“0”。在合并后的单元格中点击鼠标左键，进入文字编辑状态，再选择插入表格命令，将表格参数设置成7行2列，并在“自动套用格式”对话框中选择“网格型2”。当表格被插入后，内嵌表格的上边框和左边框与原表格线条完全重叠，此时按住键盘“Alt”键，用鼠标微调内嵌表格的右边框和下边框，使它们与原表格外框重叠。然后再选中此内嵌表格，选择表格自动调整功能的“平均分布各行”和“平均分布各列”，使内嵌表格行列间距均匀。最后再设置一下边框线，输入表格中的文字内容，即可完成错行表格的制作。需要说明的一点是，最好以两个错行表格行数多的一个作原表格，行数少的一个作内嵌表格，这样可以减少调整时间。另外，表格调整时也可以使用固定值调整的方法。
两招让Word2003文档图片插入与编辑更轻松
技巧一：让图片编号自动更新：向文档插入图片时，不要使用手工方法来进行编号，即按下回车键另行一行，手工输入图片的编号和题注信息，正确的方法是应该采取插入题注的方法来完成。图片插入到文
档的适当位置之后，右击图片，从快捷菜单中选择“插入题注”，此时会弹出对话框，“题注”一栏显示的是插入后的题注内容，“标签”下拉列表可以选择题注的类型，如果是插图请选择“图表”，如果是表格请选择“表格”。根据要求，也可以单击“新建标签”按钮创建自己所需要的标签，例如该文档属于第四章，要求该章中的所有图片均按照图4-1、图4-2的格式进行编号，那么可以创建“图4-”的标签，然后在“标签”下拉列表框中进行选择即可，至于位置一般当然是放在所选项目的或下方，至于图片的说明信息可以在插入题注后手工输入。通过上面的方法插入题注，虽然稍麻烦一些，但如果日后需要在文档之中插入新的图片，那么新插入的图片编号都会被自动更新，完全不需要去手工更改。
技巧二：图片移位更新域：某些情况下，你可能需要将文档中的某一节的位置进行调整，这样一来，包括文字、图片、表格、公式等内容都会随之移动，但令人遗憾的是，图片的编号信息却不会被自动更新，而“图6-93”正常情况下应该自动更改为“图2-34”，如果手工更改这些编号信息，工作量既大而且还容易出错。其实很简单，右击“图6-93”所在的行，从快捷菜单中选择“更新域”，你会发现它已经自动更新为“图2-34”。我们当然不用一个一个去执行“更新域”的操作，只要按下“Ctrl+A”组合键，然后从快捷菜单中选择“更新域”，Word2003文档中的所有图片编号都会按照当前位置自动。当然了，文档中引用的图片编号，还是要你去手工更改的。
在没有安装Word的计算机上查看文档：有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装office，采用以下方法。在完成文档编辑后执行“文件”菜单
下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打开Word文件。
隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！
如何将Word文档转换成为幻灯片：如需将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
使用通配符进行模糊替换：如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：①用“编辑→替换”命令，打开“查与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；②在“查内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查字体”对话框将字体设置为黑体后确定；③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
特殊符号的输入：在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何
输入特殊符号：①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；②自动更正法。用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；③自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会到“※”，双击它即可输入。
快速输入特定的短语：像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入。①启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。②选将特定的短语输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORDXP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。
为word文本加注解：如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而
又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”
命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORDXP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。
WORD字体随身携带：要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。注意：①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想
word复制粘贴不能用嵌入的字体只能是TrueType字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。
禁用智能标记：虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太烦人了。那就将它们取消了事，方法很简单，仍然打开对话框，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了。
快速插入一对大括号：将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。
在Word中用另类方法复制文本：选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。
快速显示文字格式：执行“帮助”菜单上的“这是什么？”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。
“选择性粘贴”中的“无格式文本”：将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
让光标在段落间快速移动：在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里：一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。方法很简单，选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
利用拖放的方式复制网页：在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word 程序，进行“粘贴”。其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。
使用格式刷重复复制格式：只要双击“格式刷”按钮，用户可将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
使用⑩以上的数字序号：以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的○字按钮，在“文字(T)”栏输入“11”，“圈号(Q)”栏中选“○”，点“确定”即可完成。
在Word中怎样利用字体来快速制作各种实用标志：在word文档的编辑中，有时需要做一些标志符，例如停车场标志、禁止吸烟标志等，怎么办？1、启动WORD，设置好页面属性。单击菜单“插入→符号”，在“字体”下拉框中选择“Webdings”，在中间的符号区就可发现“禁止吸烟”的标志，选定该符号，单击“插入”，最后按“关闭”按钮。2、在文档中选定插入的“禁止吸烟”标志，调整其大小颜等，将字号设置为200以上，然后在标志下面输入一排文字“禁止吸烟”，并调整其字体、颜及大小，最后全部文字居中排列。在“字体”下拉框中选择不同的字体，如Wingdings、Wingdings2、Wingdings3等字体，还有更多有趣的符号，读者有兴趣的话，不妨看看，或许有收获。
巧用文本框把多页Word文档打印到一张纸上：用调整打印机设置的方法来把多页word文档打印到一页纸上，虽然方便、简单、快速，但也有明显的缺点：这4页文档在一页纸中的边距、位置等布局调整很难进行。有没有办法让这4页既集中到一页又可以调整其页面布局？答案是用文本框来解决。下面我们还是以4页的文档为例来讲解：单击：“文件”—“新建”—“空白文档”。首先要确定纸张的大小和方向，系统默认的是“A4”纸，方向纵向。如果要改变，可单击：“文件”—“页面设置”，进行相应的更改。单击：“插入”—“文本框”—“横排”，然后在刚才新建的文档中画出一个文本框，大小大约为这页纸的四分
之一。然后将鼠标放到该文本框的边缘，单击鼠标右键—“复制”，在空白处点鼠标右键—“粘贴”，得到第2个文本框。将鼠标放到该文本框边缘，使鼠标由工字型变为十字箭头型，然后按住鼠标左键不放，将该文本框移到右边合适的位置。采取同样的办法，做成1页有4个文本框的效果。回到原来的文档，单击：“编辑”—“全选”，然后点鼠标右键---“复制”。再转到有4个文本框的文档，单击第一个文本框，点右键—“粘贴”：将鼠标移到第一个文本框的边缘，点右键—“创建文本框链接”：然后将鼠标移到右边的文本框，单击鼠标左键。采用相同的方法，使第2个文本框链接到第3个文本框，第3个文本框链接到第4个文本框。这样，整篇文档就集中到一页纸上了，现在需要做的就是调整字号和行距了。
如何使多页Word文档能缩小打印到同一张纸上：我们可以用调整打印选项的方法来处理。要将4页缩到一页打印，单击：“文件”--“打印”，进入如下打印对话框：单击“每页的版数”，即可出现“1版”、“2版”、“4版”、“6版”、“8版”、“16版”6个选项。由于这篇文档有4页，估计缩成4页后文字还能看得清，所以我们选“4版”。一页纸显的版数越多，字就会越小，可以根据实际效果来调整打印的版数。最后单击“确定”即可将这4页集中到一页打印出来。
Word自动更正功能输入冷僻字：方法很简单，第一次输入时使用GBK全拼输入法或通过插入符号的方法输入生僻字，之后选定输入的内容，单击“工具→自动更正”，在“替换”文本框中键入替换字词，替换字词既要形象又要便于理解和记忆，比如“生”，最后单击“确定”。这样，以后只要输入“生”，Word2000便会自动地把它替换为该生僻字。输入特殊符号：经常要用到符号“→”，我使用自动更正功能为此符号
设置了“替身”，只需连击三次“-”即输入“---”，Word2000便自动的将输入的内容替换为“→”，非常方便。输入常用语：对于这类常用语，也可以使用自动更正功能来实现快捷录入。例如我每次写完稿后，只要输入“我的地址”，Word2000便自动的将其替换为姓名、邮编、地址、信箱等
一段固定内容。文字校对：我们可以将一些容易出错的词语设置自动更正，比如有些报纸或街头的广告中常有“招聘启示”之类的错误，如果在Word2000中设置将“招聘启示”自动更正为“招聘启事”。其实，Word2000已经为大多数容易出错的词句设置了自动更正。插入一个表格：公司的文秘要经常编制大量表格，其中很多表格的格式、项目相同，只是各项目的具体内容不同，使用自动更正功能来简化操作，首先编辑好表格中以后要用到的相同部分，并设置好格式，然后选定整个表格，单击“工具→自动更正”，设置替换内容为“我的表格”，以后凡是要制作这类表格时，只要输入“我的表格”，所需要的表格便出来了，非常方便。插入一幅图片：除了文字、符号、表格外，自选图形、艺术字、剪贴画、图片等都可以应用自动更正。应用也很广泛，比如简报中相同格式的栏目艺术字，论文中常用的图形标注，海报中常用的剪贴画等。设置方法是：插入图片并设置好大小等格式，之后选定插入的图片，单击“工具→自动更正”，为图片设置合适的替换内容。需注意的是，对艺术字、自选图形等非文件型对象设置自动更正时，在自动更正对话框中一定要选择“带格式文本”。插入可变内容：上面谈到的都是固定内容的应用，其实可变内容也可应用自动更正。可变内容包括时间、自动编号、页码、文档字数等等，主要以域的形式插入，当插入一个域后，为其设置自动更正，以后就可以快捷的插入域，并且插
入的域的内容能随场合自动更新。举例说明：按“插入→域→编号→Autonum→确定”的操作插入一个域，选定整个域后单击“工具→自动更正”，在“替换”框中键入三个星号“***”，以后只要输入“***”，便可实现自动编号，编号由1起按1递增。播放MP3音乐：利用Word2000的插入对象功能和自动更正功能，可以巧妙的实现在Word2000中快速播放MP3音乐。实现方法如下：通过“插入→对象→由文件创建→浏览”的操作插入一首MP3音乐的对象，注意选中“链接到文件”和“显示为图标”，选中插入的图标，单击“工具→自动更正”，设置替换词，例如“一笑而过”。以后输入“一笑而过”时Word2000将自动插入MP3音乐的链接图标，双击图标便可欣赏你喜爱的音乐了。当然，音乐响起之后你大可将图标删除后继续你的编辑工作。
在Word文档中如何能快速插入分隔线：有时我们在word文档中需要添加一条分隔线来区分不同的内容，绘制分隔线最普通的方法是通过绘图工具栏中的直线工具来画。其实，有一个更简单的办法可以很方便的绘制一条分隔线。这需要用到键盘上的五个键:“~”、“#”、“*”、“-”、“=”你只需把光标另起一行，然后连续按上面五个符号中的任意一个多次(至少三次)，再回车，这样就可以得到一条分隔线了。
如何解决在Word中插入公式后行距变宽了：下面介绍两种调整公式行距的方法：全部一次调整：依次单击菜单命令“文件→页面设置”。单击“文档网格”选项卡。选中“无网格”，单击“确定”按钮就可以了。此种方法可以轻松地对全文档进行行距的调整，而无需对公式本身进行任何操作，非常简便。局部调整方法：选中要进行操作的那些行，依次单击菜单命令“格式→段落”，打开“段落”对话框；单击“缩进和间
距”选项卡，将间距的“段前”和“段后”都调整为“0行”；将“如果定义了文档网格，则对齐网格”复选项前的小勾去掉，最后单击“确定”按钮即可。
打印文件直接装订——逆序打印:1.在Word中调出欲打印的长篇文档，点击“工具”菜单→“选项”命令，弹出“选项”对话框。2.点击“打印”标签，勾选上其中的“逆页序打印”复选框，确定即可。3.这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接用于装订了。逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果，而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注意。文件内容我先知晓——打开预览：1.在Word中点击“文件”菜单→“打开”命令。2.在弹出的“打开”对话框中点击“视图”菜单→“预览”命令。3.此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预览区了。预览效果还省墨水——草稿输出：