简析招标文件制作要点
招标文件以下简称标书是招标活动最直接的依据,招标项目的描述,投标人须知,招标程序,合同式样,技术响应等项目是标书的主要内容,其内在的逻辑性、完整性、合法性是标书的精髓所在;标书是重要的采购资源,具有法律效应,是采购当事人共同遵守的原则,在活动中,任何人违背标书精神而作出的肆意行为都必须承担相应的责任;基于以上的认识,我们更加感觉到标书制作的重要性,特别是标书一些敏感性话题的描述更要精炼、准确、切中要害,千万不能有含糊不清的表述、逻辑不清的言辞,因为这些关键性的词语决定着某位供应商的投标资格,决定着投标人的根本利益;标书文件维护着采购工作的权威性、严肃性与公正性,因此标书中的关键路径的设置显得十分必要与迫切;
一、文件制作的原则
1、全面性;标书内容涉及采购人需求、项目具体技术参数、标准化设置、市场行情、采购环境、有效竞争、公平参与权、定标标准、法律法规条款、公共政策功能环境保护保护中小企业、国货采购等,甚至还要考虑文化传统方方面面的影响;因此可以说,一份完整的标书是一项系统性的工程,标书制作者与集中采购机构担负着繁重的起草重任,怎样把上述控制性内容全
面而准确地融入标书文本中,考验着工作人员的业务素养与综合素质,也显示着采购机构管理质量水准;
2、逻辑性;标书是招标工作时采购当事人都要遵守的具有法律效应的文件,因此逻辑性要强,不能前后矛盾,模棱两可,用语要精炼,要用简短准确的书面语言表达项目规范与要求,力戒罗嗦、重复、前后不一,招标邀请书、目标任务说明,投标须知、购销合同、投标文件格式等作为标书的几个组成部分之间,既要准确地表达逻辑含义,又要使整体逻辑空间顺畅,体现一致性与一贯性;
标书怎么制作 3、非歧视性;这项要求对标书制作人员要求很高,一个采购项目从策划、市场行情了解、采购环境追踪、预算与方案选择等前期工作,采购人会有许多想法,一旦申报采购计划交由集中采购机构执行时,标书制作人员就面临着几个关键点的控制与把关;如定品牌采购问题,准入门槛或资质要求问题,厂家授权与产品质量可靠性矛盾问题,信息公开与参与权受限问题,采购人倾向性意见及控制等;怎样界定歧视性条款,是一项硬工夫,也是标书制作水平的真实体现;因此对采购信息的收集、归类、分析显得十分重要,横向纵向对比能够判定采购人是否具有倾向性,对供应环境、企业销售渠道与方式的掌握有利于让标书制作者对采购人的需求作
出客观评价,对政策法规的准确理解与执行,有利于标书制作者剔除歧视性条款,是对采购人“出钱想买什么就买什么”传统观念的强力阻击,是设立采购机构,彰显公共政策功能的目的所在;
4、法律规范性;标书具有法律效应,是合同组成部分之一,是采购人需求、供应商履约的直接依据,也是所有投标人共同遵循的标准,更是纠纷处理的依据;因此,标书内容中法律法规的控制路径要严格设立,不容含糊不清,难以操作,要明确权力、义务与责任:首先要严格遵守采购法规与标书制作原则,在具体细节安排上能全面落实各项规定,确保标书体现法律精神,有很强的权威性与说服力;其次实际操作过程中,要严格按标书规定执行,对事不对人,一视同仁;废标、无效标、未实质性响应标书、未提供有效资质等重大事项,要提出明确的处理规定,对于评分权重设置、投标保证金交纳、定标原则等具体内容要按照法律规定细化,并一丝不苟执行到位,公开接受各方监督;第三,法律法规细化成标书条款要有实际操作性,便于采购当事人的控制与监督,要结合采购项目特点,有针对性地细化法律条文,不具备实现条件的或者操作性不强的,要酌情删减,不要勉为其难而制造众多是非;待续
二、标书制作涉及的热点问题
目前,标书制作偏向于大而全,标书内容洋洋洒洒有上百页,涉及到开标过程的一切事务;内容多有重复甚至不厌其烦,如开标时间在投标邀请函,投标人须知,开标定标中多次出现;合格投标人与资质要求,在邀请函、投标人须知中重复出现；概念性描述较多,未作明确规定,有时语言表达不清晰,如废标条款、资质审验程序、证明材料、财务状况等等,仅作一些概括性的说明,未能作具体的可操作性规定,操作起来仁者见仁、智者见智,标准难以统一,自然惹起许多纷争,甚至难以决断;
一实质性响应标书条款;一般情况下,未实质性响应标书内容的,将定为无效投标,这对投标人来说是致命的,也是最容易引起纷争的地方;最有效的控制方式就是根据法律法规要求,结合采购人意愿及项目实际情况,对实质性响应标书的内容须明确规定;笔者认为在设置实质性标书条款同时,特别要对引起废标与无效标以及未实质性响应标书情况作出强化规定,严格界定未实质性响应标书内容,未实质性响应标书至少要包括以下几项内容：特殊项目要求提供的生产厂家书面项目授权或代理商证书而未提供的,提供两个以上报价与设计方案竞争性谈判可以酌情考虑,技术指标与方案不能满足标书规定要求的,漏报标书要求设备与服务的,开标现场未带资质原件的;对于投标文件中主动提出技术偏差,但能满足采购项目实行需求的方案,是否列入未实质性响应范围,要作实际考察; 另外对“标书出现重大偏差”的概念,如何界定
也要明确;技术偏差的界定比较困难,专业性很强,要有专家来界定,商务偏差可以设定一个比例,确定设备偏差价格占总投标价格的百分数,操作起来还是比较方便的;无效投标中一般还有评标委员会认为有必要取消的投标,也要界定清楚,不能太模糊,致使操作起来难以统一,从而留下采购风险与不确定因素;
二开标现场验原件等关键性词语描述;公开一般不存在资格预审制度,各投标人领取标书时往往又忽略资质携带原件,加之路途遥远,回去拿原件再来买标书,将会增加投标成本,另外采购中心资格审查人员专业性、敬业心等方面的限制,标书发放标书时审核资质原件往往有难度,因此在开标现场由评委查验的规定十分重要与关键,各地执行部门都有同感,但标书制作上还是不太严谨,如仅作开标现场验原件的规定,然而开标现场是一个广泛的概念,一般可以认为是从开标仪式到评标结束的时间段内,那么投标文件递交算不算开标现场,开标仪式结束后再回去拿资质原件是否有效,对所有投标人是否公平,投标有效期内一般为20—30日提供资质证明材料是否有效,这也是很关键性的控制点,事关投标人是否有效投标问题;为了保持公平与操作便捷,标书中应明确注明何时递交资质原件供评委审验,在规定时间内未提供的当作无效投标处理;待续
三评标原则标准控制;具体评分办法及细则分是否公开问题,目前还没有形成统一意见,但至少评标办法条款要明确列入标书中,公开信息,以便投标人做准备,千万不能出现评分原则之外要求作为评分办法内容,这样对投标人不公平,也存在暗箱操作风险,最好要公布评分原则权重分值,让投标人心中有数,但假如完全公布评分细则,可能存在串标嫌疑,如价格分取平均值,就给了不法投标人串通的途径,也会引起采购机构业务外的许多麻烦,不管怎么说,绝对客观的评分办法是没有的,评委的自由裁量权是客观存在的,而且专业评委的主观能动性是保持评标结果真正、公正、有效的有力保证,假如能达到这种程度,评分办法一出,任何人都能评标,那就不需专业评委了,也不需要对评委综合甄选,并提出很高的学历与职称、业绩等方面的考核要求了;
四澄清时间控制;财政部18号令第27条规定,招标采购单位对已发出的招标文件进行澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前,在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告,并以书面形式通知所有招标文件接受人,该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分;28条规定,招标采购单位可以视采购具体情况,延长投标截止时间和开标时间,但至少应当在招标文件的截止时间三天前,将变更时间书面通知所有文件接受人,并在财政部门指定的政府采购信息媒体上发布变更公告;采购文件中要具体规定考察与答疑
会的程序安排,充分考虑到可能出现的各种情况,并相应地制定策略措施与补救办法,明确规定由此而来的责任问题,防止事后出现纷争;在安排延迟投标截止时间和开标时间的过程中,要防止投标人无休止的澄清要求,投标书对此要有具体说明;
三、正确执行标书控制措施
标书设置好的关键路径控制,是为了保证政府采购活动的公开、透明、公正客观,是树立采购机构权威与良好形象的必由之路,因此,面对执行过程中出现违规行为,怎么处理,事关政府采购工作的成败;
一要铁面无私、一视同仁;标书控制点设置其实是为了维护各投标人公平参与权,提高竞争力,因此对于违反规定者,要严格按规定执行,绝不能因为无效标太多、被废标人告状、或者有领导打招呼而放弃原则,这样才能达到标书设计的控制效果;
二要排除干扰,自我保护;只要在标书制作过程中经过充分论证,对必要控制点作了明确的表达,政府采购关键手筋与环节有效展开后,从深层次意义上来说,采购机构也算是设置了自我保护的屏障,只要控制有力,方向正确,执行有力,采购机构有理有据处理投标人各方面的问题,不仅自身得到了保护,而且还会极大地提高自己的威望与社会影响力;
三要不断完善控制点方案;政府采购工作属于新鲜事物,法律法规、制度建设、运行机制体制、管理与操作程序等方面还存在许多问题,甚至某些全局性的问题尚未得到根本解决,各项工作尚处于探索与完善阶段,因此对于标书制作精益求精的要求,以及丰富实践工作的现实呼唤,控制方案设置还要不断丰富,不要怕控制严、矛盾多,也许开始阶段工作展开困难大,付出的重复劳动多,但只要各项规范工作执行到位,传统的习惯劣性被不断地曝光与革除,政府采购将在规范与控制中健康成长,发展壮大;完