秘书接待工作的方法与技巧
要:接待工作是秘书的日常工作之一,要求秘书做到亲切迎客、热忱待客与礼貌送客。秘书面对的客户主要分为预约来客和未约来客,具体情况应具体灵活对待。总而言之接待工作仅凭热情是不够的,还需要掌握一定的方法与技巧。
  关键字:接待工作,预约来客,未约来客
  接待工作是秘书的经常性的工作之一,是秘书事务活动中不可缺少的重要内容。作为领导机关门面窗口的秘书机构的工作人员,必须熟悉接待业务,积极主动热情的做好这项工作。它对树立本单位的良好组织形象、加强与社会各阶层的沟通和协调起着非常重要的作用。对秘书人员来说,来的都是客,都需要热情相迎、以礼相待,这是毋庸置疑的,但是接待工作仅凭热情是不够的,还需要掌握一定的方法与技巧,这样才能达到事半功倍的效果。
  一、接待工作的基本步骤
  ()亲切迎客
  迎接客人是接待工作中的第一个步骤,但却又是关系到整个接待工作能否顺利进行的关键,因为人们在社会交往中有一个普遍的社会心理现象,那就是非常看重第一印象。秘书人员要想给客人一个好的印象,就应该在接待工作的最初阶段有良好的表现。
  看到客人踏入办公室时,无论是熟悉的还是陌生的,秘书要赶紧起身迎接,以稳重端庄的举止、和蔼可亲的态度、温和文雅的语言面对来客,充分体现秘书职业所应具有的礼仪素养。切忌当客人进入办公室时,秘书一不停止手头上的工作,二不问候,三不让座,三言两语就把客人打发走。秘书人员应马上放下手中的工作,起身相迎,这是一种礼貌,表示着对客人的尊重。接待对象到来时,道一声造访的意思您好早上好会使对方感到你的真诚、友好和亲切。要想说好问候语,在说话的语调节奏上也应有所讲究,要让长者感觉到你对他的尊重,让同龄人感受到你的热情,让有求于你的人感受到你的亲切友好。另外,要注意在说问候语时的表情,要自然、和蔼、有亲切力,面带温和的微笑。如果当客人进来时,您正在与客户交谈或正在接听工作电话,则应该向客户微笑点头示意,表示自己已经看到了对方,并可伸手示意客户先在旁边就做稍等,以免让对方产生不满情绪。