以下是一封邮件的标准格式：
1. 主题：要提纲挈领，添加邮件主题是和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
2. 称呼：称呼是写信人对收件人的称呼用语。第一行顶格书写，使用姓氏职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。例如：徐总，您好：；如果为发收件人可直接称呼为 Dear all。
3. 正文：位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格式。每项内容后换行空两格的书写。对于工作汇报类邮件首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红字体加粗等重点标注的形式书写。对于数据汇报类邮件首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。其次、针对数据异常的部分，需使用红字体加粗等重点标注的形式书写。
4. 结束语：结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。
5. 附件：信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起附件一、附件二…依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容。
6. 署名：邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。