第一章总则
第一条公司办公自动化系统以下简称OA系统,是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段;实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统;
第二条为了加强对公司OA系统的管理,提高工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据公司的实际,制定本制度;
第二章计算机管理
第三条计算机是指公司给员工配置办公用计算机,包括台式机、笔记本及移动平板电脑;不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位;严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络;
第四条计算机须爱护使用,分类存放文件,定期杀毒,不得安装与工作无关的软件,严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件,下班后及时切断电源;出现故障及时填写IT协作申请表申请维护;
第五条计算机须设置密码,长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑,重要文件须定期整理备份;
第六条传递电子文件须使用OA系统发送,严禁使用等软件发送文件必须与政府有关部门联系除外;在OA系统上发送带有公司秘密的文件,须压设置密码后发送,口头传递密码;
第三章OA的使用
第七条上班后及时登录OA系统电脑端,并检查需办理的流程,查看邮件、公告通知及日程安排,并保持OA系统处于在线状态,确保信息通畅;
第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转,严禁线下流转;财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行;
第九条接到工作流程须在24小时内办结完毕,对于暂时不办理的流程须挂起,否则将会计入超时流程;
第十条流程表单认真填写必填字段,认真检查上传的附件方可转交下一步,下一步未接受可收
回再修改;审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤;如需终止或者删除错误流程,须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理,严禁删除在审批过程中的流程;
第十一条下班前养成办结当日待办流程的习惯,并在及时书写当日工作日志;
第十二条外出或者出差培训时,使用手机登录OA系统处理重要流程;外出时间较长的流程须委托给部门其他人员办理,不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现;
第十三条OA登录密码须每三个月更换一次,严禁使用空密码;在非自己专用电脑上不得点选记住密码;
第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型超过三十人会议和学习须提前三个工作日,中型超过十人不到三十人的会议和学习须提前一天申请,小型会议和学习须提前一小时申请,非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请;申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙,自行组织会议,如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作;会议结束后设备桌椅及时归位,归还钥匙;
第十五条办公用品申领仅限国投本部须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25
日申请,申请通过后到办公用品管理员处领取,如果申请数量超过库存,须填写OA上使用办公用品采购申请单申请购买;
第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知,每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知,严禁超范围发布公告通知,通知公告内容须写明公告通知正文,公告通知的文件及附件作为附件形式上传;
第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的,须使用功能,严禁使用微讯或者组消息商谈督办工作和传输文件;收到邮件须及时回复接收状态,并及时办理;
第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等;严禁在OA系统上流转保密文件;
第四章OA系统用户的开通和注销
第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核,并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限,交由本公司管理员办理开通,开通后由人力资源部及时完善人员其他信息;
第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单,由本公司管理员及时办理注销,注销需检查是否有未完成的流程表单,将其主办的流程及时分配其他人员;
第五章系统流程功能管理
第二十一条各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理;
第二十二条如需修改、增加流程表单,须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单,按模板制作修改后或新增的表单,部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单;
第二十三条需要删除流程须流程管理部门领导、分管领导及总经理签字同意后方可删除;
第六章管理员职责
办公自动化管理第二十四条管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作;
第二十五条管理员须维护好本公司流程表单,及时处理OA使用过程中的问题,优化处理表单流程;
第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况,督促工作日志书写和限时办理流程,并将结果反馈给各部门负责人,作为绩效考核重要依据;
第六章处罚规定
第二十八条确保OA系统流畅,严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项,例如在线视频、音频、游戏和购物等行为;每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控,有以下行为将予以通报批评,并将结果交由人力资源部扣除5分,连续发现翻倍：
一WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的；
二游戏行为的；
三非工作需要访问购物网站的；
四P2P周个人下载量超过5GB的；
四其他国家法律法规禁止的上网行为,情节严重的一经发现将上报公安机关处理；
第七章附则
第二十九条由公司综合办公室负责解释;
第三十条本办法自发布之日起施行
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