办公自动化介绍
关于办公自动化介绍
办公自动化介绍
1、定义
在古代的办公活动中，人们习惯使用笔、墨、纸、砚。人工手抄笔录，而办公公文信函的传递，主要借助于马作为交通工具。到了近代，虽有一些先进的办公设备如机械打字机、电话、电报等得到应用，但仍不能适应社会发展的需要。如今现代通信技术和手段的广泛应用，使计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机等先进的设备成为日常办公活动的重要工具，加快了办公自动化的进程。 早在20世纪40年代，美国的部分企业就开始使用机器来处理办公业务，当时将这种手段称为办公室自动化。随着经济和技术，特别是信息技术的飞速发展，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，迅速渗透到管理的范畴。人们将其统称为办公自动化(Office Automation,简称OA)。
办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化到人以外的各种现
代的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。
定义中强调三点：
①利用先进的科学技术和现代办公设备;
②办公人员和办公设备构成的人机信息处理系统;
③提高效率和改进质量是OA的目的。
办公自动化主要是面向办公室人员的办公效率和质量的，它着重解决人与办公设备的人机接口问题，它是以现代化的办公设备为前提的，是一个由硬件和软件组成的系统。一个较完整的办公自动化系统是人员、办公设备和信息资源三者密切联系的一个整体。
通俗地讲，办公自动化就是利用现代化的设备和技术，全面或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理技术难于处理的数据量庞大的、包括非数值型信息且结构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。
1. 办公室的工作性质
办公室的功能很多，归根到底表现在两个方面：一是处理办公信息;二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图像等。
2. 办公自动化的主要内容
办公自动化将现代技术装备，科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于办公工作以提高办公质量和效率。早期的办公自动化主要是使用电脑、复印机等单机设备代替办公人员大量重复劳动，而现代办公自动化已构成一个人机系统，使一部分办公活动由人过渡到由设备完成。办公自动化的主要内容包括文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图像处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。
2、特点
办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它具有以下特点：之一，它具有以下特点：
1.办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科
办公自动化的理论基础是行为科学、管理科学、系统工程学、社会学、人机工程学等，它的技术基础是计算机技术、通讯技术、自动化技术等，其中计算机技术、通讯技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。综合起来看，办公自动化是以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务。办公自动化不是简单的自动化科学的一个分支，而是一个信息化社会的时代产物，是一门综合的学科技术。
2.办公自动化是一个人机信息系统
在办公自动化系统中“人”是决定因素，是信息加工的设计者、指导者和成果享用者;而“机”是指办公设备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和手段。信息是办公自动化中被加工的对象，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。一个典型的OA系统应包括信息采集、信息加工、信息传递、信息保存四个基本环节，核心任务是向各级
3.办公自动化将办公信息实现了一体化处理
信息通常有如下形式：
•文字：指各种文件、信函、档案、手稿等;
•语言：有电话、声音邮递、声音文件等;
•数据：包括数据文件、报表、纪录等;
•图像：有电视会议、电视监督等动态图像;
•图形：包括样品照片、统计图表、传真图像等静态图形。
办公系统把基于不同的技术的办公设备用联网的方式联成一体，以计算机为主体将各种形式的信息组合在一个系统中，使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。
4.办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量
办公自动化是人们产生更高价值信息的一个辅助手段，使办公室用具成为智能的综合性工具。
办公自动化将许多独立的办公职能一体化，并提高自动化程度，从而提高办公效率、方便办公工作，获得更大效益，对信息社会产生积极影响。其主要特点有：
(1)办公自动化是涉及文秘、行政管理、电子、机械、物理等学科并利用计算机、通信、自动化等技术的一门综合性学科。
(2)办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机系统。它包括了信息采集、加工、传递和保存四个基本环节。
(3)办公自动化包括文字、数据、语言、图像等信息的一体处理功能。
(4)办公自动化能够优质、高效地处理办公信息和事务。
办公自动化系统从功能上可以化分为三个层次，或者三个子系统。他们是事务处理、信息管理和决策支持子系统。如上图。
在上述三个层次中，事务处理是最基础的层次，信息管理是第二层次，而决策支持则处于最高层次。它们之间相互依存和相互联系。决策支持依赖于信息管理层提供的信息，信息管理层又依赖于事务处理层对信息的采集、处理和筛选。三个层次之间的联系可以由计算机的数据和程序的调用来实现。目前，国内事务处理级的办公自动化系统最为普遍，并且仍处在逐步发展和完善的阶段。
3、功能组成
1. 收发文管理
收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程处理。现有起草人起草公文，之后通过网络发送给审批人，审批合格后签发。当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。各类公文拥有相应的安全机制，具备相应的保密级别，通过指定不同级别人员具有的不同权限，还可以实现网上公文查询。发文管理用来实现内部文档从拟稿、批阅、签发、到最后的整理、归档的发文流程的计算机自动化控制，达到文档发文自动化。办公自动化管理
2. 外出人员管理
外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理。外出人员利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出时联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知有关人员。外出归来后再通过网络撤销外出通告。
3. 会议管理
在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头痛不已，而在OA方式下则要轻松得多，可实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、管理会议。
4. 领导活动安排
主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可据此安排日程，以便安排相应工作，不至于发生冲突。
5. 论坛管理
所谓论坛类似现实生活中的公告牌，用于系统内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。公告牌可以用来发布各种通知或其他公用信息。可在内部开通，并具备和系统外部乃至国际互联网的信息交流能力。各级领导和业务人员可以在统一的图形化环境里，方便地得到几乎所有与其工作相关的资料、信息和其他数据，即使是在家中或出差也可不间断工作。
6. 个人用户管理
个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、纪录等。此外个人用户还可以通过与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。7. 系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。8. 远程办公
每一个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。当远离办公室或出差，而又非常需要了解单位的某些数据信息时;当想在离本单位较远的地方设立几个办公点时，可通过电话网、DDN专线等连接的远程计算机，完成所有的有关办公的功能。
9. 档案管理
办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。把员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。