oa办公自动化系统运行管理办法[1]
Q/LT 内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准
Q/LT 201505—2011
代替 Q/
OA办公自动化系统
运行管理办法
2011 — 11 — 11发布 2011 - 11 - 11实施
发布内蒙古兰太实业股份有限公司
Q/LT 201505—2011
OA办公自动化系统
运行管理办法
1 目的
中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统(以下简称OA系统)是通过信息化手段实现工作实时管理,提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件.为保障OA系统正常、规范、稳定运行,保障各类文件和信息快捷传递、查阅,提高工作效率，根据实际，制定本办法.
2 适用范围
本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。 3 工作流程及职责
3。1 用户帐号注册
各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置.
3。2 个人表单流程设置
3。2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程.
3。2。2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。 3。2。3 年度目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。
3.2。4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。
3.3 公文流程设置
3。3。1 发文流程
3。3.1。1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作,各单位使用。
3。3。1。2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅,分类归档。
3。3。2 收文流程
3。3.2。1 公司内部各单位收文,由单位公文收发人员签收登记,调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。
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Q/LT 201505-2011 3。3。2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。
3。3。3 归档公文借阅流程
3。3。3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。 3。3。3。2 档案借阅流程:本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准,由总经理办公室文档管理人员办理借阅.
3。4 新闻发布流程
3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户.
3。4。2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3。4.3 新闻发布人起草新闻后,应提交本单位负责人审核后方可发布.
3。5 公告发布流程
3。5。1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。 3。5。2 各单位须指定公告发布人,报兰太企管中心备案后进行设置。
3。5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。
3。6 文档管理授权
3。6。1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。
3。6。2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档,分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录,再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息.
4 系统管理要求
4.1 用户帐号信息管理
4.1。1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整,须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。
4。1。2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态(完善个人信息方法:OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。 4。2 协同管理
4.2。1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢.为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项,点击处理，点击继续并提交。）
4。2。2 已办事项、已发事项管理:为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。(删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除.) 4。2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。
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Q/LT 201505-2011 4。3 目标卡归档
各单位指定人员对本单位目标卡进行归档.
4.4 公文归档
4。4。1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。
4。4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘,存入档案室.
4。5 新闻发布要求
办公自动化管理4.5。1 新闻格式要求:标题为宋体三号,正文为宋体小四号,上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。(为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏,图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用,再插入到新闻发布栏,发布前请先预览，版面合适后再正式发布.)
4。5。2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除.
4。5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4。6 公告发布要求
4.6。1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布.
4。6.2 公告格式要求:标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版,公告正文可以提前在word里编辑好,进行复制,再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。)