$经营管理g
葛园
（公司办公室）
摘要：简述了南钢在不同时期自动化办公的应用背景和实践经验，出了目前自动化办公还存在的问题，以及未来移动办公将面临的形势，并对自动化办公的应用提出了期望和建议，希望这些建议能对公司自动化乃至数字化办公系统的建设提供帮助。
关键词：办公系统移动办公数字化
Brief Discussion on Application and Practice of Office Automation System
GE Yuan
(General Affairs Office)
Abstract:This article summarizes the background and practical experience of the office automation syste
m in different periods,points out the existing problems,and the future trend facing the mobile office,and puts forward expectations and suggestions for the application of office automation,hoping that these suggestions can help the construction of office automation and digitization.
Keywords:Office System,Mobile Office,Digitization
引言
随着社会的飞速发展，自动化水平和互联网技术已渗透到各个领域，办公自动化作为一种应用工具，因其具有安全快捷、协同集成、经济高效的特点得到广泛应用，尤其在2020年初爆发了新冠疫情，更加促进了自动化互联网办公的使用。
自动化办公系统的实现，不仅能提高企业办事效率，提高企业内部信息交流、共享、流转处理，而且为提高企业移动办公、远程办公、可视化办公，提供了可行性的应用，更加适应了现代化企业的需要。
1南钢自动化办公系统建设与应用
1.1办公系统建设背景
协同办公即办公自动化（Office Automation，以下简称“0A”），将现代化设备和信息化技术运用到传统办公领域，形成了一种新型自动化办公方式。移动办公可以理解为协同办公的升级形式，俗称“移动0A”
2011年，公司为了适应现代化办公需要，为了改变过去的以邮政、电话、传真为主的办公通讯方式，采用现代通信方式则能够实现传统通信方式无法实现的信息，在所需要的各个节点之间瞬时传输；也为了改变传统的纸质文件传阅，提高文件流转效率和多部门协同办公，提高工作效率，公司决定启动建设信息化办公系统，即协同办公系统。基于PC端的办公系统利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量。
1.2办公系统建设内容和作用
基于PC系统建立起南钢协同办公平台，搭建公司门户、工作流程、知识共享等功能，使得信息能够及时传递和共享，各部门工作人员可以时时交互，高效传阅文件，提高文件办理效率。根据系统设置的管理流程，方便快捷阅办文件，职位确定权限，系统全面记录流程日志，各负其责，避免各部门、各工作人员之间工作的推诿、拖拉、停滞工作的现象发生。实现了无纸化办公不仅可以节省资金、时间、人力，而且可以节省能源、加速信息传递，从而提高工作效率。
2南钢自动化办公系统的升级
2.1办公系统升级背景
公司协同办公平台于2011年底建成投用，极大地提高了公司办公自动化水平和办公效率。
办公自动化管理
2015年，随着4G、WIFI网络的应用，以及移动智能终端普遍使用，原有基于PC端的协同办公系统在响应速度、硬件支持、满足需求等诸多方面已经不能满足企业办公的需要。公司办公室牵头进行了协同二期-手机移动服务端升级工作，使公司从传统的OA办公，走向更高要求的移动办公。
2019年，公司平均每天登陆协同办公系统的人数约为5170人、每天审批量约为78150个、每天待处理流程约为1604100个、每天文档下载约4400个。随着公司制度流程的完善、各系统协作流程的增多和管理要求的提升，以及硬件、软件、移动网络的升级换代，现有的移动办公系统已不能满足工作的需要。
2.2协同办公系统升级内容
新版协同办公系统将不只是一个信息传达或者通讯平台，更是发挥管理和协作、知识中心和应用运行的平台作用。系统把南钢项目管理、流程审批等协同化的应用嵌入协同系统，做到随需应变，动态适应，实现柔性管理；把人事管理、ERP系统、南钢e家等系统中的应用、数据、信息和知识与协同办公系统对接，形成数据一致，实现资源共享，消除信息孤岛。同时也建立了与、钉钉等即时通信软件的绑定，实现及时提醒功能，提高工作效率。主要有以下几个方面：
1）实现e-cology PC平台和e-mobile移动办公平台升级，升级后功能更强大，办公效率更高。
2）开发统一待办中心接口，用于接收第三方传来的流程及相关流程处理状态变化情况，统一待办集成平台，解决ERP、南钢e家等多端口审批问题。
3）可与企业、钉钉等第三方移动系统做对接，自定义开发各类应用，推送消息进行日常工作审批处理等。
4）实现协作区功能：建立企业内部管理工作、业务工作相关联的跨组织的、快速的沟通，任务的分发，执行和反馈体系。
5）实现移动办公系统性能更强大、更便捷，适应性更强。
2.3协同办公系统升级的意义
协同办公系统的升级改造以满足公司各条线业务需要为目标，在解决现有协同问题的同时，扩建协同办公系统的功能，发挥协同办公系统管理和协作、知识中心和应用的功能；建立了统一待办系统，统一登录接口，形成以协同办公系统为主的内部信息门户、协同交流平台以及各类应用的集成平台，消除信息孤岛，促进公司信息化、智能化建设。进一步实现无纸化办公，节约了大量的纸张，简化了工作审批流程，完善了信息交流渠道，提高工作效率。
3协同办公系统存在的不足
3.1协同系统还没有实现业务全覆盖
南钢自动化办公系统从建立至今已经使用了近
10年时间，期间为不断满足办公需求以及适应新技术要求，进行了两次系统升级和改造，目前已具备行业最先进的办公条件。但由于传统的工作习惯仍有惯性，部分业务或者人员仍习惯于使用纸质版进行文件传递；也存在部分业务的特殊需求，办公系统无法满足的情况，系统还需要不断优化。
3.2仍未能串联起所有的办公平台，还存在部分信息孤岛
协同办公系统在升级时已经对公司各单位的需求进行了充分的调研，而且采用了市场上成熟的、占有率第一的泛微系统，但是仍不能满足业务部门的需要，或者说部分业务部门仍习惯在原来的系统上操作。比如一些流程仍在ERP、或者南钢E家上使用。即使是我们对协同系统进行了桥接改造，改变原有工作习惯还需要时间。
3.3新系统对硬件要求高，部分老旧电脑不适用
新系统是基于现有最新的硬件和网络设计的软件系统，对部分生产厂、车间内老旧系统还不能兼容，给系统的使用和普及带来障碍。
3.4办公系统安全性还需要不断提高
随着移动办公的需求越来越强，基于PC端的系统局域网安全防护已经不够，还需要不断提升系统的安全性。比如VPN的远程使用安全防护，访问页面水印处理等。同时系统受移动终端性能、接入网络、使用
环境等诸多因素影响，影响用户体验。
4南钢自动化办公系统的建设展望
自动化办公的发展是一个不断满足需要、不断迭代进化的过程，随着互联网以及智能硬件的不断发展。办公从最初的单机版办公应用软件，例如WPS,OFFICE等个体工作行为的模式，逐步进化到以公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、信息发布、知识共享、门户网站、统一待办等实用的功能，再到“以知识管理”为思想，以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源，融合多应用系统资源，及时进行通讯和协同办公的高效率、规范化的数据处理平台。
随着互联网的升级和头部互联网企业的引领，比如：腾讯的企业，华为Welink，阿里的钉钉，字节跳动的“飞书”，美团的“大象”，京东的“小易”，用友致远互联，金蝶有云之家。协同办公系统更加多元化和个性化，企业将根据自身的业务选用更适合的。
4.1构建打通全系统的PC办公系统
未来南钢的自动化办公系统将不断借力数字化的发展，向智能化办公系统不断升级，对内链接智慧中心系统、营销系统、智慧研发系统、组织人事系统、财务共享系统、党务系统等多系统，以及企业、钉钉、南钢E家、ERP等多平台，打造一个内外协同商务沟通、智能数据、组织行为、云计算的互联网办公、社交化协同应用、个人企业协同互联、语音办公的数字化交互式办公平台。
4.2构建互联移动端的4A办公平台
随着移动互联网技术不断发展，基于传统PC端的办公系统受限于地点和终端设备，已经无法与新的使用环境和快节奏需求相适应，人们的使用习惯也逐步由传统的个人PC机过渡至基于APP的智能便携式设备，在实际工作中，移动终端和移动应用保持着强劲的增长趋势，互联网已由PC时代过渡到了移动时代。移动办公似乎也将成为一种必然发展的趋势和社会生活的必需品。
南钢移动办公系统将以PC端资源为依托，借助泛微e-mobile移动办公平台，以及企业、企业、钉钉等端口，在手机端、PAD端重点解决外出无法接入业务网而不能及时处理和了解企业信息的难题，实现无论员工位于何处(Anywhere)、何时(Anytime)使用何设备(Any device)都可安全地访问授权资源以处理任何业务(Any work)的4A新型办
公方式。
4.3不断拓展的办公需求方式
随着云计算、5G、大数据等“新基建”领域技术的兴起，企业加快上云完成数字化战略转型，将不断拓展线上管理的边界，将会把管理建在制度上，制度建在流程上，流程建在系统上，系统建在数据上，这对办公系统将是极大的挑战。同时对移动办公系统，比如实时看板、电话会议、视频会议、电子合同、电子印章、数字档案、物联网等，也将有升级的需求。
4.4移动办公需要重视的安全问题
随着企业上云和数字化的深入，可拓展的混合IT环境成为了主流的系统运行环境，传统的物理网络安全边界已然消失。疫情期间远程移动办公的兴起，更加剧了企业的信息安全挑战，传统基于边界构建的安全体系的不足被成倍的放大。南钢办公系统在逐步接入各类生产经营系统后，原有的企业虚拟专用网(VPN)的安全保障问题更加突出。授权与使用、安全与效率的冲突以及极致的用户体验等问题，都将是后面需要解决的难题。
5结束语
随着南钢数字化转型的不断发展，公司协同办公系统也将借力公司数字化转型，在系统性、高效性、实用性、移动性上不断推陈出新，通过升级、改造、拓展、发散，持续进化系统以满足公司成长为头部企业的需要。
参考文献：
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[3]朱俊峰.柳钢办公自动化系统优化项目的管理研究[D].广西大学,2012.
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阶段，必须在工程竣工结算签证上严格记录油漆遍数和经抽查的漆膜厚度。凡是达不到施工规范要求的单位，在工程尾款的支付及竣工结算款的支付上，财务部应扣除尾款。同一施工单位犯同类错误累计达到三次，就取消其投标资格并进入施工单位诚信黑名单，累计错误达到5次的施工单位，撤消其在钢厂的施工许可，并且不允许以挂靠或者修改施工单位名称等手段继续在该厂施工。
4结语
钢厂每年的防腐施工项目多，几乎每天都有不同钢结构部位在防腐出新，防腐施工费用动不动就达上千万。钢结构、设备及管道是钢铁厂的重点设施，如何加强防腐施工管理、降低防腐成本、提高防腐施工质量、延长钢结构使用寿命是钢厂长期追求的目标。笔者通过长期的防腐施工现场跟踪，发现了存在的一些问题，并根据实际情况提出了一些建议，希望会对钢厂防腐施工管理的改进、降低维护成本起到促进作用。
参考文献：
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[1]中国石化集团宁波工程有限公司.SH/T3548-2011石油化工涂料防腐蚀工程施工质量验收规范[S].北京：
中国石化出版社,2011.
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