办公室工作的内容多而且复杂，由于传统的办公工作一般都是靠人工来完成，因此工作效率相对较低，且出错的几率大。现在已经进入信息化时代，办公业务水平也应跟上时代的发展潮流，运用一些新技术、计算机系统辅助办公，实现办公的自动化，文章通过分析办公自动化（OA）的基本理论和功能，探讨了办公自动化的发展途径和未来方向，希望对提高单位管理水平和竞争能力都所帮助。
标签：办公室；自动化；OA
1办公自动化概述
办公自动化（OfficeAutomation），简称OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。现在在行政机关中，大多把办公自动化叫做电子政务，在企业单位就都叫OA，即办公自动化。通过办公自动化，或者说数字化办公，以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，提高效率，增加协同办公能力，强化决策的一致性，实现提高决策效能。
2办公自动化的功能
2.1数据处理
现代化办公中员工需要处理的信息越来越多，加强定量化分析能够使数据得到更好的利用。办公人员的核心任务是处理大量的数据。而想要高效的处理这些数据，可以借用计算机数据库管理系统。计算机数据库管理系统能够将信息归类统计，同时设立一个有效的系统使办公人员在利用这些数据的时候更加规律和有据可依。
2.2文本处理
利用office、wps类的文本处理工具，能够使文字信息变得更加美观，简洁明了。在格式方面统一，使办公人员阅读时效率更高。相比于传统的文本处理方式，现代化利用电脑中的文字处理软件处理文本信息的方式效率方式更高，从而提高了办公效率。
2.3图片处理
处理计算机中的图像处理技术，在图形与数据之间建立了一个连接。同时图文并茂，使数据
处理更加有效有趣，能够极大的提高办公人员的办公积极性。科学研究数据表明，相比于传统文字信息数据，人的大脑更偏向于接受图形和文字的结合。这就是为什么小孩子的书本上总是图文并茂，因为这样可以帮助他们更好的理解。这个原理在成年人身上同样适用。办公人员能够更加深入的理解数据，同时也可以提高他们的办公效率。
2.4表格处理
Access和excel在数据处理方面的应用，办公人员可以建立一个有效的系统将数据放入其中，在再次需要利用的时候就会很方便。Access和excel中的函数处理功能，使办公人员能够在面对办公中需要处理的庞大的数据时，只需设立一个函数就可以对数据进行加减以及百分比的运算，相比于传统的数据处理方式，这实在是高效又节省人力。
2.5信息查询功能
当今是大数据时代，科学计算机可以快速、高效、批量记录、存储、分类、检索和阅读各种信息资料。从众多的数据库中检索出所需要的资料可能仅需要几秒钟的时间，这不是人工所能比拟的。
2.6网络通信功能
如今互联网快速的成长和完善，是网络信息时代的集中表现。网络通信的不断迭代，现代化网络技术的广泛运用，使地球村得以实现。通过计算机网络可以实现把整个部门关联起来，打破时间和空间上的限制，继而实现资源的共享，提高办公系统稳定性，分散协调工作。
3办公自动化的实现途径
3.1加强软件的投入建设
办公自动化的硬件和软件犹如人的左右脚，二者相互补充、不可缺少。但现代企业大都存在着重视对硬件的购买而忽视了对软件的建设，从而使软硬件的投入和建设存在严重的不平衡。为了解决这个问题，在办公自动化的建设过程中要把软件开发摆在突出位置，组织办公行政人员和软件技术人员来共同研究办公自动化的建设。
3.2注重办公自动化与传统办公的衔接
办公自动化源于传统的辦公系统并在逐步的取代传统办公系统。然而，办公自动化取代传统
办公手段是一个长期的过程。因此，在办公自动化的建设之中不能盲目的追求思想，要先抓传统办公规范，再抓办公自动化与传统办公的结合，只有这样才能逐步取得成果，实现办公自动化的变革。
3.3加强办公室人员和科室主要人员的培训
办公自动化与传统的办公方式存在很大的差别，大部分业务是在计算机办公系统中进行，需要工作人员熟悉软件的使用和操作，因此需要进行必要的技能培训。主要是加强计算机基础知识、办公自动化系统使用的培训。
3.4加强管理与维护
建设、管理与维护对办公自动化系统来说是必不可少的。建立办公自动化并不困难，难的是如何系统长久、稳定的运行并发挥出最大的作用。甚至可以说，管理和维护决定了办公自动化的寿命。因此，在建设办公自动化的过程中，要克服“重建轻管”的思想，建立专门的管理维护团队，使办公自动化长久、有效的运行。
3.5树立网络安全意识
将办公室的相关业务放在网络上，可能会面临病毒、木马的威胁，甚至是黑客的攻击。因此参与办公的每个人都要树立网络安全意识，做好必要的安全防范，每台办公机器都安装杀毒软件和防火墙，禁止浏览陌生的网页和邮件等。
4办公自动化系统的发展方向
办公自动化管理4.1平台化方向
这几年来随着企业信息素养的提高，不少企业早已建立起了自己的办公系统，同时还引进了ERP、SCM等系统。这些系统的引进在提升企业的效率同时，也促使信息孤岛形成，信息不能够有效为企业相关决策提供可靠的依据。因此，可以开发整合多个系统并且促使其一起运作的集成软件已成为了企业的迫切所需。OA在未来将解决这一问题，满足企业的需要，朝着平台化方向发展。
4.2网络化方向
网络使用的全面化普及，使软件更加倾向于软件的网络化，所以自动化办公也必须是OA系统与互联网之间实现方便快捷衔接才行。国内目前许多的OA软件还是有待进一步完善的，
虽然其集成了网络办公功能，但并不完善。基于这个原因，学习国外一部分出的管理系统，比如Google推出的文档在线处理的软件以及电子表格软件等，可以实现高效、快捷的网上办公；还有微软的Office与互联网的交互完美，实现了办公的移动化。这都是一些好的实例，可以使人们去进行学习与借鉴。现在的OA系统都是与互联网高效的交互，而不是不追求与互联网交互，这是OA的追求目标，这将对企业市场竞争力的提高和市场地位的上升起到决定性的作用。
4.3智能化方向
在如今网络和信息的时代，用户往往需要花费很多的时间和力气去进行业务数据的处理。在面临巨大的数据量都时候，假如办公软件需要帮助用户去做BI和智能商业分析一些基本的工作，使用办公自动化系统可以发现一些也许不起眼的商业机会，而这样的机会都是可遇不可求的，工作绩效将会被提高，这对于用户来说是极大的好处。比如微软的Office2013版本中就提供了非常多这样的功能，效果非常好，比如提供决策的支持、知识的挖掘、商业智能化等比较全面系统的服务。
4.4人性化方向
OA功能不断扩展，各企业内部情况是不一样的，每个企业的需求也是不尽相同的，客户要求拥有更加人性化、多样化的系统，使不同的企业人得到满足。
5结束语
综上所述，随着社会的进步及信息技术的不断发展，传统的办公模式逐步被现代化的办公模式所取代。办公自动化已成为现代办公的发展目标。办公自动化一方面提高了办公效率；另一方面办公自动化提升了管理者决策的正确性。在办公自动化系统建设的过程中应当勇于创新，大胆设计想象，同时注意与实际相结合，只有这样才能有力地推动办公自动化建设的前进步伐，提高办公与管理效率。
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