第一章总则
第一条目的
办公自动化系统（简称OA系统）是公司信息化建设的重要组成部分，是提升公司整体管理水平的重要手段。它能够有效提高公司工作效率，降低和节约成本，促进各部门协作，加强流程管控，实现信息与数据共享。为确保OA系统的顺利应用，促进公司信息化建设，特制订本办法。
第二条定义
（一）办公自动化系统：简称OA系统，是利用信息技术手段提高办公效率，进而实现办公自动化处理的系统。它使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现快速、高效、全方位的信息采集和处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
（二）OA系统主要包括个人门户、协同审批、协同工作、通知公告、知识中心、新闻中心、工作日志、任务管理、计划总结、通讯录、车辆管理、办公用品等模块，旨在将各部门的规章制度及工作流程固化在OA系统里，将公司的新闻、通知公告、行业的新闻、工作的分享及总结等集中展现，形成集知识、流程、门户、交流、分享等为一体的协同办公信息化平台。
（三）系统管理员：指OA系统日常管理、维护与故障处理的人员。
（四）用户：指系统管理员建立并授权的OA登陆账户。
第三条适用范围：本规定适用于集团各部门、各分子公司。
第二章部门职责
第四条OA系统顺利运行，需要公司各部门各尽其责，协同配合。
第五条信息部主要职责
信息部是OA系统的归口管理部门，主要职责为：
（一）负责制定、修订OA系统规章制度；
（二）负责编制、修改OA系统操作手册；
（三）负责OA系统核心工作流程添加、设计、修改；
（四）负责OA系统用户维护，包括添加、修改、授权、禁用等（对于新入职和离职员工，人力资源部需要及时通知信息部进行OA账户维护）；
（五）负责OA系统需求收集、整理、组织讨论、功能实现；办公自动化管理
（六）负责OA系统维护及技术支持，及时解决应用中的问题；
（七）负责OA系统数据备份及服务器的管理和维护；
（八）负责监控、检查、督办核心工作流程的流转情况，处理工作流程流转中出现的问题；
（九）负责OA系统基础数据更新、功能二次开发；
（十）负责OA系统的培训、实施、推广；
（十一）负责通知公告、公司新闻、行业新闻等文件的统一上传（资料由各部门提交）。
第六条人力资源部职责
人力资源部是OA系统组织架构、人员信息管理部门，主要职责为：
（一）负责给信息部提交公司组织架构调整资料，由信息部在OA系统中进行调整；
（二）负责给信息部提交人事流动信息，包括入职、变动、离职等，由信息部进行用户权限调整；
（三）负责对违反OA管理规定的人员视情节严重进行处罚（由信息部提交相关依据）；
（四）负责公司考勤、人事制度、学习资料等相关文档的提交，由信息部统一上传OA系统；
（五）负责与人事相关工作流单据的审批及流转；
（六）负责OA系统需求及优化建议的提交。
第七条各应用部门职责
（一）负责与本部门相关流程的应用及文档的提交；
（二）负责与本部门相关工作流单据的审批及流转；
（三）负责OA系统需求及优化建议的提交。
第三章使用管理规定
第八条严禁使用OA系统传递与工作无关的内容或传递不利于公司员工团结、有损公司形象的信息。
第九条除特殊情况外，公司及各部门下发、上报的各类信息（包括规章制度、行政公文、通知、公告、审批事项等）原则上统一采用OA系统发送。
第十条公司在日常办公中需要逐级签批的（如请假、出差等）在系统中已经确认并维护到系统中的各类签呈，原则上统一采用OA系统进行电子流程审批，不再接收纸介文档的审批。
第十一条信息起草人在信息发布之前，要根据所发信息的内容限定阅读权限，如带有附件的电子文档要根据内容设定是否允许下载、编辑、打印等相应的权限。凡因没有设定权限而造成公司重大信息泄露的，根据情节严重性，给予起草人和相关流程审批人200元至1000元的经济处罚。
第十二条公司机密文件不得在OA系统中传递，公文应严格按发文范围发送。
第十三条所有OA用户需在上班后、下班前分别登录OA账户，处理属于自己代办事宜中的事项，确保相关单据及时流转，避免影响工作效率。与本人相关节点流程，务必在2个工作日内审批完毕，逾期未完成将视情况进行通报批评或者50-200元处罚。如因请假、出差等原因不能及时处理相关事宜，可以使用流程代理功能，选择的工作代理人应为被代理人的同级或直接上级。
第十四条使用人在使用电子流程时，应认真填写相关信息，以便后继节点处理人能够准确处理流程。
第十五条流程节点处理人在处理流程时，除了要对流程内容进行审核外，还需要对该流程发送范围及流程阅读权限进行审核。在签批流程时必须明确签批意见，严禁在没有具体签批意见的情况下签批流程，否则对该处理人给予20元以上200元以下的经济处罚。
第十六条各部门如需在系统中增加新的流程，需提前与相关联部门采取线下沟通的方式，协商一致后申请人填写流程申请单，由部门负责人及分管领导签字同意后提交信息部，由信息部在OA系统中进行配置、调试及应用。
第十七条在OA系统运行期间，各部门遇到问题请及时向信息部反馈，由信息部负责处理和解决，确保系统畅通。
第十八条各部门人员可将自己所任职岗位上的专业知识，以及在工作中总结积累的各种知识、经验整理并提交信息部，由信息部存放在OA系统“知识中心”，供其他人学习、借鉴。
第十九条各部门人员对OA系统有良好的建议及需求，请及时反馈信息部，由信息部整理并负责功能实现。
第四章用户管理
第二十条OA系统账号开通
公司员工在入职时由人力资源部提交相关资料，通知信息部为其开通OA系统账号，系统账号默认为员工姓名汉字。如遇重名，在后入职员工姓名后增加数字予以区分，所有系统用户首次登陆系统后必须更改登陆密码。如因未及时修改初始密码或泄露密码造成的损失由员工本人负责。
第二十一条OA系统账号注销
员工离职后，人力资源部将及时通知信息部对离职员工的账号进行注销或停用。
第二十二条  OA权限的变更
员工由于工作变动需要调整OA权限，人力资源部将根据变动情况通知信息部进行相关权限调整，调整完成后信息部需对人力资源部进行调整情况反馈。
第二十三条用户必须严格保护自己OA账户的密码安全（离开电脑时及时锁屏或者退出OA系统，确保账号安全），严禁将个人的账号和密码转借他人使用。各部门、分子公司所有人员未经许可不得查看、破解、使用他人的系统账号。一经发现账号转借使用或破解其他人员账号进行非法操作者，人力资源部将视情节轻重给予其100元以上500元以下的经济处罚。
第二十四条信息部每月将对系统中的用户进行在线抽查、统计，对于长时间不上线的用户，将进行通报批评。
第五章系统安全与维护
第二十五条信息部定期对公司网络系统进行病毒查杀，并检查防火墙等硬件设备，防止黑客侵入，确保系统安全。
第二十六条信息部原则上保证OA系统24小时正常运行，如因系统维护或服务器调整等原因导致系统无法正常使用，将提前通过OA系统公告通知各用户。
第二十七条信息部将每周对服务器上数据做完全备份以保证服务器数据安全。
第二十八条信息部将不定期地检查各用户的状态以及登录的地点，如发现用户异常将立即停止该用户的使用权限，与用户进行沟通确认没有问题后再将该用户的使用权限开放。
第六章系统故障应急方案
第二十九条信息部必须保证系统7×24稳定运行。当OA系统出现问题后，信息部应立即检查故障原因，检查网络通信、服务器等硬件设施，确认设备是否正常。除不可抗力因素外，服务器软硬件问题须在4
小时内完成修复，内部网络问题须在2小时内完成修复，外部网络线路问题须在48小时内联系服务商完成修复。
第三十条当OA系统超过2小时不能登录或不能正常运行时，将启动应急预案。
第三十一条应急预案步骤
（一）第一时间通过电话，短信，邮件等途径告知全体员工系统故障原因，预计修复时间等信息。如果启用备用域名、IP地址、服务器时，须及时通知员工应急登录方式信息；
（二）系统故障排除后，信息部测试并确认运行正常后，将及时通知全体员工系统恢复正常运行。
第七章附则
第三十二条本规定自公布之日起试行。
第三十三条在系统运行期间，信息部将积极协同各部门推行并完善自动化办公流程，以实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化，从而提高工作效率、降低办公成本。
第三十四条在系统运行期间，各模块的功能维护由信息部负责，后续将根据公司安排进行调整。
第三十五条集团各部门、各分子公司对于在本规定试行过程中遇到的问题和意见、建议，可及时向信息部反馈，以便对本规定进行修改、完善。
第三十六条本办法解释权归公司信息部所有。