会议管理办法
1．职责/权限：
行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。
部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。
2．会议的组织：
2.1公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
2.2部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
2.3会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。
2.4拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。
2.5确定参会者。
2.6决定会议方式。
2.7选择开会时间、地点。
2.8拟定议事日程。
2.9会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。
2.10会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。
2.11会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。
2.12会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。
2.13会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。
2.14会议记录。
2.15会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。
3．会议室使用：
会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。
4．会议纪律：
4.1实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。
4.2按时到会，不准迟到和早退。
4.3会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。
4.4会议室内严禁大声喧哗与来回走动。
5．会议要领：
办公用品管理办法
要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
6．注意事项：
6.1发言内容不得偏离议题。
6.2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。
6.3个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。
6.4不可取用不正确的资料。
6.5不要尽谈些期待性的预测。
6.6发言不可不懂装懂，胡言乱语。
6.7尽量不要谈到抽象论或观念论。
6.8发言的内容应该朝着结论推进。
6.9主持人应当引导在预定时间内做出结论。
6.10讨论会议发言者不可过于集中于某些人。
6.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。
6.12全体会议人员都应专心聆听发言。
6.13不可打断他人的发言。
6.14不可对发言者吹毛求疵。
6.15在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
6.16应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
6.17应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
7．其他：
主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。
参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。
会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。
8．附公司会议名录：略。
办公用品管理办法
1．目的：
提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。
2．职责/权限：
物业部：负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。
行政人事部：权限内办公用品申购的批准。
部门负责人：部门办公用品的申请的审核，指导部门员工避免浪费，节约资源。
3．规定内容：
3.1为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由物业部统一负责。
3.2申购手续：
3.6.1公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用办公用品。
3.6.2如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。
3.6.3各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。
3.6.4各部门根据最终申购量填写《物品申购表》，须清楚写明品名、规格、单价、数量、金
额、用途及需用日期等。
3.6.5报经相关权限人审批。获批后的《物品申购表》交行政人事部办公用品管理人员分类汇总采购。
3.3采购：
3.6.1行政人事部严格追踪到货时间。
3.6.2行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保无误。
3.6.3行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签，并登记到货日期、数量等。
3.6.4行政人事部协助供应商持签收的送货单，凭发票到公司财务部结算货款。如手续不符，财务部应不予结款。
3.4用品分发：
3.6.1办公用品不得重复领取，物业部统一建立《办公用品部门领用登记表》和《办公用品个人领用登记表》。
3.6.2部门/个人领用物品均须登录领用登记表。部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。
3.6.3重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必须以旧换新。
3.6.4负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写《办公用品申购受理与发放登记表》详细记录，作为发放与盘点依据。
3.5库存用品保管：
3.6.1所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立基本库存标准。
3.6.2办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。
3.6.3库存品切实履行先进先出原则。
3.6.4经常整理与清扫用品仓库，必要时要实行防虫防鼠等保全措施。
3.6办公用品盘存：
3.6.1办公用品每月25日盘点库存。盘点工作由行政人事部负责。
3.6.2盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。物品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。
3．7 价值在100元以上的办公用品发生故障，须报行政人事部联系进行维修。
3．8 离职回收：
3.8.1员工调职/离职时需按《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价赔偿，未交回物品按原价赔偿。
3.8.2部门负责人调职/离职时需按照《办公用品部门领用登记表》、《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价的扣款，未交回物品按原价扣款。
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