综合办公室管理办法
综合办公室管理办法
第一章 总则
第一条 为加强和规范综合办公室的管理工作,提高工作效率,根据相关法律法规,制定本管理办法。
第二条 本管理办法适用于综合办公室的内部管理。
第三条 综合办公室是负责协调和处理办公室日常事务的部门,其职责范围包括但不限于文件管理、办公用品采购、设备维护、会务组织等。
第四条 综合办公室应当遵循法律法规,保守机密,保证工作的公正、透明。
第二章 组织机构
第五条 综合办公室设一主任,由办公室主任担任,并设若干副主任,由主任指定。
第六条 主任负责综合办公室的日常工作,全面指导、协调、监督办公室工作的开展。
第七条 副主任协助主任工作,分管具体工作领域,配合主任完成工作任务。
第八条 综合办公室可根据实际工作需要设立若干办公室管理岗位,具体岗位及职责由主任确定。
第三章 工作职责
第九条 综合办公室负责收发文件,并负责文件的归档、备份和管理。
第十条 综合办公室负责办公用品的采购、供应和管理,确保各部门正常的办公所需。
第十一条 综合办公室负责办公设备的选购、维护和修理,保障办公室设备的正常运转。
第十二条 综合办公室协助上级主管部门组织会议、培训等活动,包括会议室预约、资料准备、会议记录等工作。
第四章 工作流程
第十三条 收发文件的流程:
⒈ 收到文件后,综合办公室进行登记,并按照部门及时间顺序进行分类归档。
⒉ 综合办公室负责将文件传递至指定部门,并追踪办理进度。
⒊ 综合办公室确认办理完毕后,归档并将文件交回原处。
第十四条 办公用品采购的流程:
⒈ 综合办公室根据各部门需求,制定采购计划。
⒉ 综合办公室负责与供应商联系,比较不同供应商的报价和质量,并选择合适的供应商进行采购。
⒊ 采购完成后,综合办公室将办公用品统一交收,并做好入库登记。
第十五条 办公设备维护的流程:
⒈ 综合办公室负责设备的定期保养和检修工作。
⒉ 综合办公室组织办公设备的维修,确保设备的正常使用。
⒊ 设备故障无法解决时,综合办公室负责与维修单位联系,协调维修事宜。
第十六条 会务组织的流程:
⒈ 上级主管部门确定会议需求后,综合办公室协助组织会议。
⒉ 综合办公室负责会议室的预约、准备和布置工作。
⒊ 会议结束后,综合办公室负责会议记录的整理和归档。
办公用品管理办法
第五章 附件
本文档涉及附件:
⒈ 文件分类归档表格
⒉ 办公用品采购申请表格
⒊ 设备维护记录表格
第六章 法律名词及注释
本文所涉及的法律名词及注释:
⒈ 《中华人民共和国办公自动化法》:是中华人民共和国关于办公自动化方面的法律规定,对办公自动化的相关事宜进行了详细规定。
⒉ 《中华人民共和国保密法》:是中华人民共和国关于保密方面的法律规定,涵盖了保密的范围、类型和保密责任等内容。