第一章 总则
    第一条 为加强对公司各种办公设备与用具管理，使办公 设备与用具管理制度化，防止公司财产的流失与损害，提高办 公设备与用具的完好率和使用效率，减少不必要的办公费用开 支与浪费，规范办公设备与用具管理行为，特制定本管理办法。 
    第二条 办公设备与用具的采购、调配使用与管理由公司 行政人事部具体负责和统筹安排。 
    第三条 办公设备的购置与使用管理应本着厉行节约、降 低费用的原则，切实保证货真价实、物美价廉、有效使用，尽 可能减少办公费用开支。
第二章 适用范围与管理对象 
   
    第四条 本管理办法适用范围为公司及下属企业，凡列入 公司本部开支而购入的各种易耗办公设备与用具都纳入本办法 的管理范围，如是大宗办公设备及用具采购，由投资发展部协 助采购。各下属企业可根据公司的实际情况，参照本办法执行。
    第五条 本管理办法所指向的办公设备与用具管理对象包 括但不限于：空调机、复印机、打印机、传真机、电话机、录 像机、扩音机、照相机、饮水机、碎纸机、电视机、投影机、 电脑、网络终端各种调节设备、厨具设备、话筒、办公桌、椅 子、书柜、档案文件柜、沙发、茶几、交通车等。 
    第六条 有关软件的购置与开发不列入本管理办法范围。
第三章 购置审批程序与采购 
    第七条 公司因工作需要购买或更新办公设备与用具，必 须先做出计划并按要求填写“办公设备与用具购置申请单”，经 分管领导、总经理签字批准后按规定程序报批。 
   第八条 对本部公用的各种办公设备与用具，如需购买或 更新，则由行政人事部直接填写“办公设备与用具购置申请单” 按规定程序报批。 
    第九条 购置办公设备与用具的审批权限如下： 
   （一） 各部门每月月底提报下个月常规易耗办公用品采购 需要申请表。         （二）每次申请购置办公设备与用具合计金额在 2000 元 （含）以下的签至分管领导/副总经理审批； 
   （三） 每次申请购置办公设备与用具合计金额在 2000 元 以上，5 万元（含）以下的经分管领导提出审核意见后，签至总 经理； 
   （四） 每次申请购置办公设备与用具合计金额在 5 万元 （含）以上的，应按照《茂名滨海发展集团有限公司招标采购 工作管理办法》相关规定执行,由投资发展部牵头，行政人事部 协助处理。 
    第十条 “办公设备与用具购置申请单”经审批后由行政 人事部专员统一购买。任何部门未经批准而自行购置办公设备 与用具一律不予报销费用。
    第十一条 行政人事部专员对经批准购买的各种办公设备 与用具在采购前，必须对供应商、服务商的报价水平、质量性 能、售后服务等做出对比评价，尽可能以合理的价格取得高品 质的商品或服务。 
    第十二条 凡购买金额在一万元以内的，可采取实体店购 买或网上购买方式，购买前应做好价格调查，用合理低价方式 采购；单项合同估算价在 3 万元（含）以上的，应按照《茂名 滨海发展集团有限公司招标采购工作管理办法》相关规定执行。 
    第十三条 行政人事部专员在收到各个供应商的报价资料 后，应认真进行成本分析，提出拟定议价对象和拟购底价，呈 相关领导核批。对价值比较高的设备或公司认为有必要，行政 人事部应安排公司两个以上人员参与议价谈判，或安排相关人 员进行市场调查，共同提出购置设备与用具的价格意见提供给 有关领导分析和核批。行政人事部应采取有效措施加强对采购 工作的监督。未经议价程序报有关领导核批而直接采购办公设 备和用具的一律不予报销费用。
第四章 订购与付款方式 
    第十四条 对预付定金或订购金额较大、且有附带条件的 办公设备与用具采购项目，行政人事部必须要与供应商签订合 同书。
    第十五条 订购合同书条款应包括购物名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点及付款方式、逾期、解约办法、 保证责任等内容。
    第十六条 采购办公设备与用具单项金额超过 2000 元的， 应尽可能采取转账支付的方式，尽量避免现金支付；以合同约 定的大宗采购付款方式一般采用分期付款。
第五章 验收、登记、使用与保管
    第十七条 供应商在交付订购的办公设备与用具时，行政 人事部应进行点收数量及检验品质。验收人员在核对统一发票、 送货单与实际采购数量、规格型号无误后，填写验收单予以确 认并办理登记入库。 
    第十八条 行政人事部必须要设立办公设备与用具台账， 如实记录入库与领用情况，办理建档登记手续。建档登记内容 包括：设备与用具名称、规格型号、数量、单价、购买日期、 使用单位、报废或折价处理日期等。 
    第十九条 建立办公设备与用具领用登记制度。公司职工 因工作需要领用办公设备与用具应办理领用登记，在台账上登 记领用时间，并由领用经手人签字，做到账物相符。
    第二十条 经办理领用后的各种办公设备与用具，原则上 采用“谁使用、谁保管”的办法进行管理，同时负有使用与保 管的责任。防止办公设备与用具的被盗、被挪用以及污染与破损。
第六章 监督与盘点
    第二十一条 行政人事部作为公司办公设备与用具管理的 职能部门，对公司所有办公设备与用具的使用与保管负有监督 责任，必须要定期对公司职工办公设备与用具的使用与保管状 况进行检查监督，发现存在问题及时予以指正。 
    第二十二条 行政人事部应在每年年底前对公司所有办公 设备与用具进行一次全面盘点，逐件核对财产数量，把账物是 否一致的情况，制成清查明细表上报。结果上报分管领导、总 经理并抄送财务管理部。对发现缺少的设备应使用职工认真 核实，查明设备与用具去向，并做好登记。
办公用品管理办法第七章 维修与报废处理 
 
    第二十四条 办公设备与用具破损或污染需要进行修理与 清洗，必须与行政人事部取得联系，由行政人事部负责联系办 理各项修理与清洗事宜，其他职工不得随意处置。
    第二十五条 对达到报废年限或无法继续使用的设备与用 具，行政人事部应会同财务管理部按规定办理报废；对未达到 报废年限而需要更新换代的设备与用具，由使用部门向行政人
 事部与财务管理部提出处理方案，报分管领导审核、总经理批 准后进行处理。
    第二十六条 所有职工要自觉爱护公司财物，切实保持各 种办公设备与用具的完好。如因违反规定，造成办公设备与用 具破损、丢失，则由行政人事部查明责任，写出调查报告和处 理意见，报公司分管领导审核、总经理批准，并根据情节轻重 向相关部门或当事人要求赔偿部分损失。
第八章 相关管理与约束 
    第二十七条 对涉及更新换代的办公设备与用具，必须由 使用部门申办以旧换新手续，并由行政人事部会同财务管理部 办理报废手续或对旧设备进行折价处理。 
    第二十八条 办公设备与用具购入后，各种使用说明书、 质量保证书、保修卡等资料必须统一交由行政人事部保管存档， 使用部门需要借阅可办理借用登记手续或自行复印存底备查。
    第二十九条 未经行政人事部同意，当事人不得自行对换 正在使用的办公设备与用具，如因工作需要需对办公设备与用 具进行调整对换，必须由行政人事部统筹调配安排，并办理调
 整对换登记手续。 
    第三十条 在职人员调离原有岗位时，必须与行政人事部 联系，由行政人事部对原使用的办公设备与用具进行清点检查 并办理移交登记手续，任何人不得擅自调配或使用该岗位的办 公设备与用具。重新调配该办公设备与用具时，由新使用人办 理领用登记手续。
    第三十一条 行政人事部行政专员采购办公设备与用具在 办理报销手续时，应同时将“购置办公设备与用具购置申请单” 连同发票一起贴在费用报销单后，以便核准与审批。 
第九章 附则 
    第三十二条 本管理办法由公司行政人事部负责制定和解 释；本办法适用于公司本部。 
    第三十三条 本管理办法从公布之日起实行；由行政人事 部负责组织实施、修改完善。