通知的写作
一、通知的特点
一是通知的非上行文性。通知主要采用下行文方式,也有部分是平行的或不相隶属的相关单位及人员传达的,但绝无上行文的特点。
二是应用广泛性。可以用来传达上级部门重要方针政策,也可以用于日常行政工作。
三是较强的时效性。通知的事项都是要求在一定时期内应知或应办的,具有较强的时效性。
四是受文对象的确指性。通知一般是针对具体单位或人员的,因而通常有显在的受文对象。
五是写作的灵活性。通知重要的在于交代信息,其形式则较灵活,它即可以长篇述文,也可以简语示之;即可以内部发文,也可以张贴公开。
二、通知的文体格式与写作要求
1.标题。通知的标题形式多样化,一种是只有文种类型一种因素,例如“通知”;一种是文种
前加以修饰语,如“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”;三是发文机关名称与通知文种合成标题,如“办公室通知”;四是由事由、通告二因素构成的标题,如“关于下发×××的通知”。
2.题下发文号。凡作为正式文件下发的通知,一般于标题下标注发文号,例如“×发〔200×〕×号”。
3.受文对象。一般于正文之前独立一行顶端写起,写出受文机关、社会团体等称谓,后跟冒号,以示引领下文。无固定通知对象者则该项免去。
4.正文。通知的正文,表现在不同的通知型态中略有差异。
yuzheng ①发布性通知。用于发布规章的通知即此。一般较短小,只要写明发布内容名称、要求,而把所发布的规章作为附件处理。例如《国务院关于发布<广告管理条例>的通知》的正文只有“现将《广告管理条例》发给你们,请遵照执行。”两句。
②转发(批转)性通知。用于转发上级机关或不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文。这关通知写法也较简单:写明所转发(批转)的文件名称,目的,要求。有的还指明意义并提出指示性意见。
③指示性通知。用以传达领导或职能部门指示、意见,阐述政策措施、布置工作的通知即此。这类指示一般由发文理由、具体事项和结尾几部分组成。发文理由交代行文的依据与目的,具体事项以条款方式叙述具体要求,最后提出希望或要求。它的目的在于让受文单位了解“做什么”、“为什么如此”、“怎样做”。
④告知性通知。用于传播有关机关需要周知的事项。如人事任免、机构设置、迁移址、更改电话等。这类通知并无固定格式,说清楚事项信息即可。要求写作具体化、细节化。
⑤会议通知。用于传达召开会议的有关事项的通知即此类通知。要求写明发文目的、会议名称、议题、召开时间、地点、出席对象等。
5.落款。写明发文机关名称和发文年、月、日。
写作通知要求注意如下几点:
第一,主题单一,内容具体。
第二,有针对性。
第三、结构可灵活,但条理要清楚。
第四,语言准确、简炼
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