第四章电⼦表格软件在会计中的应⽤
【基本要求】
1.了解常⽤电⼦表格软件的种类
2.了解电⼦表格软件的主要功能
3.熟悉Exce1软件的⽤户界⾯
4.熟悉启动与退出Exce1软件的常⽤⽅法
5.熟悉Exce1⽂件管理的常⽤⽅法
6.熟悉Exce1图表的插⼊⽅法
7.掌握数据输⼊与编辑的常⽤⽅法
8.掌握Exce1的公式及其运⽤
9.掌握Exce1常⽤函数的使⽤
会计常用软件
10.掌握数据清单的设计要求
11.掌握记录单的使⽤⽅法
12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的⽅法
13.掌握数据透视表创建与设置的⽅法
【考试内容】
第⼀节电⼦表格软件概述
⼀、常⽤的电⼦表格软件
电⼦表格，⼜称电⼦数据表，是指由特定软件制作⽽成的，⽤于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。WINDOWS操作系统下常⽤的电⼦表格软件主要有微软的Exce1、⾦⼭WPS电⼦表格等；Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可⽤于iPad等⼿持设备。此外，还有专业电⼦表格软件如Lotus Notes、第三⽅电⼦表格软件如Formu1a One等。
微软的Exce1软件（以下简称Exce1）是美国微软公司研制的办公⾃动化软件OFFICE的重要组成部分，
⽬前已经⼴泛应⽤于会计、统计、⾦融、财经、管理等众多领域。考虑到其操作简单直观、应⽤范围⼴泛、⽤户众多且与其他电⼦表格软件具有很好的兼容性，未特别说明时，本⼤纲主要介绍Exce1有关内容。Exce1软件有多种不同的版本，⽬前⽐较有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。
⼆、电⼦表格软件的主要功能
电⼦表格软件的主要功能有：（1）建⽴⼯作簿；（2）管理数据；（3）实现数据上共享；（4）制作图表；（5）开发应⽤系统。
（⼀）建⽴⼯作簿
Exce1启动后，即可按照要求建⽴⼀个空⽩的⼯作簿⽂件，每个⼯作簿中含有⼀张或多张空⽩的表格。这些在屏幕上显⽰出来的默认由灰⾊横竖线条交叉组成的表格被称为⼯作表，⼜称“电⼦表格”。⼯作簿如同活页夹，⼯作表如同其中的⼀张张活页纸，且各张⼯作表之间的内容相对独⽴。⼯作表是Exce1存储和处理数据的主要⽂档。每张⼯作表由若⼲⾏和列组成，⾏和列交叉形成单元格。单元格是⼯作表的最⼩组成单位，单个数据的输⼊和修改都在单元格中进⾏，每⼀单元格最多可容纳32767个字符。
在Exce1 2003中，每个⼯作簿默认含有3张⼯作表，每张⼯作表由65536⾏和256列组成；在Exce1 2013中，每个⼯作簿默认含有1张⼯作表，该⼯作表由1048576⾏和16384列组成。默认的⼯作表不够⽤时，可以根据需要予以适当添加。每个⼯作簿含有⼯作表的张数受到计算机内存⼤⼩的限制。
（⼆）管理数据
⽤户通过Exce1不仅可以直接在⼯作表的相关单元格中输⼊、存储数据，编制销量统计表、科⽬汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及⼤多数数据处理业务所需的表格，⽽且可以利⽤计算机，⾃动、快速地对⼯作表中的数据进⾏检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运⽤运算公式和内置函数，对数据进⾏复杂的运算和分析。
（三）实现数据上共享
通过Exce1，⽤户可以创建超级链接，获取局域或互联上的共享数据，也可将⾃⼰的⼯作簿设置成共享⽂件，保存在互联的共享站中，让世界上任何位置的互联⽤户共享⼯作簿⽂件。
（四）制作图表
Exce1提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、⾯积图、折线图、⽓泡图、三维图等14类100多种基本图表。Exce1不仅能够利⽤图表向导⽅便、灵活地制作图表，⽽且可以很容易地将同⼀组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展⽰数据之间的复杂关系；不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、络线、图例、数据标志、背景等各种对象，⽽且可以在图表中添加⽂字、图形、图像和声⾳等，使精⼼设计的图表更具说服⼒。
（五）开发应⽤系统
Exce1⾃带VBA宏语⾔，⽤户可以根据这些宏语⾔，⾃⾏编写和开发⼀些满⾜⾃⾝管理需要的应⽤系统，有效运⽤和扩⼤Exce1的功能。
三、Exce1软件的启动与退出
（⼀）Exce1软件的启动
通常可以采⽤下列⽅法启动Exce1软件：
1.点击“开始”菜单中列⽰的Exce1快捷命令；
2.点击桌⾯或任务栏中Exce1的快捷⽅式图标；
3.通过“运⾏”对话框启动Exce1软件；
4.打开现成的Exce1⽂件。
（⼆）Exce1软件的退出
通常可以采⽤下列⽅法退出Exce1软件：
1.点击标题栏最右边的关闭按钮；
2.点击“关闭窗⼝”或“关闭所有窗⼝”命令；
3.按击快捷键“A1t＋F4”。
以上三种⽅法操作时，如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提⽰是否保存的对话框。
需注意的是：以上操作⽅法均指的是当前只有⼀个⼯作簿的情形，如果当前有多个⼯作簿⽂件在运⾏，以上操作⽅法执⾏的结果将是光标所在的⽂件被关闭，其他处于打开状态的Exce1⽂件仍在运⾏，Exce1软件并未退出。只有这些⽂件均被关闭
后，Exce1软件才能退出。
四、Exce1软件的⽤户界⾯
Exce1软件启动后，通常会建⽴⼀个新的空⽩⼯作簿或者打开⼀个现有的⼯作簿，并在屏幕上呈现⼀个化的⼯作簿窗⼝（简称“窗⼝”）。这⼀窗⼝是⽤户操作Exce1软件的重要平台，被称为默认的⽤户界⾯。Exce1软件的默认⽤户界⾯因版本不同⽽有所区别。其中，Exce1 2003及以下版本的默认⽤户界⾯基本相同，由标题栏、菜单栏、⼯具栏、编辑区、⼯作表区、状态栏和任务窗格等要素组成；Exce1 2007及以上版本的默认⽤户界⾯基本相同，主要由功能区、编辑区、⼯作表区和状态栏等要素组成。
五、Exce1⽂件的管理
Exce1⽂件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等⼯作。
（⼀）Exce1⽂件的新建与保存
1.Exce1⽂件的新建
新建Exce1⽂件有许多种不同的⽅法。
2.Exce1⽂件的保存
为了继续使⽤新建的Exce1⽂件，应当以合适的名称和类型将Exce1⽂件保存在适当的位置。Exce1⽂件在编辑修改完毕或退出Exce1软件之前，均应进⾏保存。保存Exce1⽂件的常⽤⽅法包括：
（1）通过按击功能键“F12”键进⾏保存。
（2）通过按击快捷键“Ctr1＋S”键进⾏保存。
（3）通过单击常⽤⼯具栏（适⽤于Exce1 2003）或快速访问⼯具栏（适⽤于Exce1 2013）中的“保存”或“另存为”按钮进⾏保存。
（4）通过“⽂件”菜单（或Exce1 2003“⼯具栏”菜单）中的“保存”或“另存为”命令进⾏保存。
为了避免Exce1软件意外中⽌⽽丢失⼤量尚未保存的信息，系统通常会默认保存⾃动恢复信息的时间间隔，这⼀时间间隔还可以⾃定义。
（⼆）Exce1⽂件的关闭与打开
1.Exce1⽂件的关闭
Exce1软件退出前必须关闭处于打开状态的Exce1⽂件，因此，也可以采⽤前述三种Exce1软件的退出⽅法来关闭处于打开状态的⽂件。此外，还可采⽤以下⽅法来关闭处于打开状态的Exce1⽂件：
（1）点击“⼯具栏”中的“关闭”按钮或命令。
（2）点击“⽂件”菜单中的“关闭”命令。
（3）按击快捷键“Ctr1＋F4”。
上述三种⽅法关闭的均是当前⽂件，其他处于打开状态的Exce1⽂件仍处于打开状态，Exce1软件仍在运⾏，并可通过按
击“Ctr1＋N”键等⽅式创建新⼯作簿。
2.Exce1⽂件的打开
打开Exce1⽂件的⽅法主要有：
（1）通过直接点击Exce1⽂件打开。
（2）通过快捷菜单中“打开”命令打开。
（3）通过Exce1“⽂件”菜单中的“打开”命令进⾏打开。
（4）通过常⽤⼯具栏（适⽤于Exce1 2003）或快速访问⼯具栏（适⽤于Exce1 2013）中的“打开”按钮进⾏打开。
（5）通过按击快捷键“Ctr1＋O”（字母O的按键）进⾏打开。
（三）Exce1⽂件的保密与备份
1.Exce1⽂件的保密
对于设置了打开权限密码的Exce1⽂件，只有输⼊正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Exce1⽂件，只有输⼊正确的密码才能修改，否则只能以只读⽅式打开。
2.Exce1⽂件的备份
Exce1软件根据原⽂件⾃动创建备份⽂件的名称为原⽂件名后加上“的备份”字样，图标与原⽂件不同。
（四）Exce1⽂件的修改与删除
1.Exce1⽂件的修改
Exce1⽂件的修改通常在已打开的Exce1⽂件中进⾏，包括修改单元格内容、增删单元格和⾏列、调整单元格和⾏列的顺序、增删⼯作表和调整⼯作表顺序等。
2.Exce1⽂件的删除
Exce1⽂件的删除⽅法包括：
（1）选中要删除的Exce1⽂件，按击“De1ete”键进⾏删除。
（2）⿏标右键点击要删除的Exce1⽂件，选择删除命令。
第⼆节数据的输⼊与编辑
⼀、数据的输⼊
（⼀）数据的⼿⼯录⼊
Exce1中，数据的输⼊和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进⾏。Exce1⽂件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输⼊。
1.在单个单元格中录⼊数据；
2.在单张⼯作表的多个单元格中快速录⼊完全相同的数据；
3.在单张⼯作表的多个单元格中快速录⼊部分相同的数据；
4.在⼯作组的⼀个单元格或多个单元格中快速录⼊相同的数据。
可将⼯作簿中多张⼯作表组合成⼯作组。
（⼆）单元格数据的快速填充
1.相同数据的填充
2.序列的填充
序列是指按照某种规律排列的⼀列数据，如等差数列、等⽐数列等。使⽤填充柄可⾃动根据已填⼊的数据填充序列的其他数据。
3.填充序列类型的指定
利⽤⾃动填充功能填充序列后，可以指定序列类型。
拖动填充柄并释放⿏标时，⿏标箭头附近出现“⾃动填充选项”按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。
（三）导⼊其他数据库的数据
EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据，实现与⼩型数据库管理系统的交互。
⼆、数据的编辑
（⼀）数据的复制和剪切
1.数据的复制和粘贴
Exce1中，可以使⽤“粘贴”命令粘贴复制的内容，还可以使⽤“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。
2.数据的剪切与粘贴
数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，⽬标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在⽬标单元格中增加原单元格中的数据。
（⼆）数据的查和替换
1.查和替换特定数据
如果只需要查，单击“查下⼀个”逐个查或单击“查全部”⼀次性全⽂查；如果需要替换，单击“替换”逐个替换或单
击“全部替换”⼀次性全部替换。
2.选中包含公式的单元格
依次单击“编辑”、“查和选择”、“公式”，选中⼯作簿中所有包含公式的单元格。
3.替换格式
进⾏相应格式设置后单击确定回到“查与替换”对话框，单击“全部替换”即完成对内容和格式的批量替换。
三、数据的保护
（⼀）保护⼯作簿
Exce1可以为重要的⼯作簿设置保护，限制进⾏相应的操作。
1.限制编辑权限
⼯作簿被保护后所有的操作都不可进⾏。如果要撤销保护⼯作簿，按设置保护⼯作簿的路径选择“保护⼯作簿”，输⼊正确的密码后可撤销保护。
2.设置⼯作簿打开权限密码
设置密码完成后，当再次打开⼯作簿时需要输⼊正确的密码才能打开。
（⼆）保护⼯作表
在Exce1 2013中，可以对⼯作表进⾏编辑权限设定，限制他⼈对⼯作表的编辑权限，如插⼊⾏、插⼊列等。取消权限保护需输⼊正确的密码。
如果要撤销保护⼯作表，按设置保护⼯作簿的路径选择“保护⼯作表”，正确输⼊取消⼯作表保护时使⽤的密码后可撤销保护。（三）锁定单元格
锁定单元格可以使单元格的内容不能被修改，使⽤“锁定单元格”功能必须启⽤保护⼯作表功能。
第三节公式与函数的应⽤
⼀、公式的应⽤
（⼀）公式的概念及其构成
公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接⽽成的运算表达式。运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等；运算符是使Exce1⾃动执⾏特定运算的符号。Exce1中，运算符主要有四种类型：算术运算符、⽐较运算符、⽂本运算符和引⽤运算符。
Exce1中，公式总是以等号“=”开始，以运算体结束，相邻的两个运算体之间必须使⽤能够正确表达⼆者运算关系的运算符进⾏连接。即公式的完整表达式按以下⽅式依次构成：等号“=”、第⼀个运算体、第⼀个运算符、第⼆个运算体，以下类推，直⾄最后⼀个运算体。
（⼆）公式的创建与修改
1.公式的创建
Exce1中，创建公式的⽅式包括⼿动输⼊和移动点击输⼊。
2.公式的编辑和修改
公式编辑和修改的⽅法有：
（1）双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。
（2）选中公式所在的单元格，按下“F2”建后直接在单元格内更改内容。
（3）选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应更改。
需注意的是，在编辑或者移动点击输⼊公式时，不能随便移动⽅向键或者单击公式所在单元格以外的单元格，否则单元格内光标移动之前的位置将⾃动输⼊所移⾄单元格的地址名称。
（三）公式的运算次序
对于只由⼀个运算符或者多个优先级次相同的运算符（如既有加号⼜有减号）构成的公式，Exce1将按照从左到右的顺序⾃动进⾏智能运算；但对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式，Exce1则将⾃动按照公式中运算符优先级次从⾼到低进⾏智能运算。
为了改变运算优先顺序，应将公式中需要最先计算的部分使⽤⼀对左右⼩圆括号括起来，但不能使⽤中括号。公式中左右⼩圆括号的对数超过⼀对时，Exce1将⾃动按照从内向外的顺序进⾏计算。
（四）公式运算结果的显⽰
Exce1根据公式⾃动进⾏智能运算的结果默认显⽰在该公式所在的单元格⾥，编辑栏则相应显⽰公式表达式的完整内容。该单元格处于编辑状态时，单元格也将显⽰等号“=”及其运算体和运算符，与所对应编辑栏显⽰的内容相⼀致。
1.查看公式中某步骤的运算结果
单元格中默认显⽰的运算结果是根据完整的公式表达式进⾏运算的结果，但可通过下述⽅法查看公式中某步骤的运算结果：（1）选中公式所在的单元格，双击或按“F2”键进⼊编辑状态；
（2）选中公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符，按“F9”键后，被选中的内容将转化为运算结果，该运算结果同时处于被选中状态。
（3）按下“Esc”键或者“Ctr1＋Z”组合键（或单击“撤消”按钮），运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。
2.公式默认显⽰⽅式的改变
为了检查公式整体或者其中某⼀组成部分的表述是否正确，可以使单元格默认显⽰完整的公式表达式，实现公式表达式与运算结果之间的便捷切换。
3.将公式运算结果转换为数值
采⽤复制粘贴的⽅法将公式原地复制后，进⾏选择性粘贴，但只粘贴数值。
⼆、单元格的引⽤
单元格引⽤是指在不同单元格之间建⽴链接，以引⽤来⾃其他单元格的数据。引⽤的作⽤在于标识⼯作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使⽤的数据的位置。
通过引⽤，可以在公式中使⽤⼯作表不同部分的数据，或者在多个公式中使⽤同⼀单元格的数值，常⽤的单元格引⽤分为相对引⽤、绝对引⽤和混合引⽤三种。此外还可以引⽤同⼀⼯作簿不同⼯作表的单元格、不同⼯作簿的单元格、甚⾄其他应⽤程序中的数据。
（⼀）引⽤的类型
1.相对引⽤
如果公式使⽤的是相对引⽤，公式记忆的是源数据所在单元格与引⽤源数据的单元格的相对位置，当复制使⽤了相对引⽤的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引⽤将⾃动更新，数据源将指向与当前公式所在单元格位置相对应的单元格。在相对引⽤中，所引⽤的单元格地址的列坐标和⾏坐标前⾯没有任何标⽰符号。Exce1默认使⽤的单元格引⽤是相对引⽤。
2.绝对引⽤
如果公式使⽤的是绝对引⽤，公式记忆的是源数据所在单元格在⼯作表中的绝对位置，当复制使⽤了绝对引⽤的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引⽤不会更新，数据源仍然指向原来的单元格。在绝对引⽤中，所引⽤的单元格地址的列坐标和⾏坐标前⾯分别加⼊标⽰符号“$”。如果要使复制公式时数据源的位置不发⽣改变，应当使⽤绝对引⽤。
3.混合引⽤
混合引⽤是指所引⽤单元格地址的⾏标与列标中只有⼀个是相对的，可以发⽣变动，⽽另⼀个是绝对的。
（⼆）输⼊单元格引⽤
在公式中可以直接输⼊单元格的地址引⽤单元格，也可以使⽤⿏标或键盘的⽅向键选择单元格。单元格地址输⼊后，通常使⽤以下两种⽅法来改变引⽤的类型：
（三）跨⼯作表单元格引⽤
跨⼯作表单元格引⽤是指引⽤同⼀⼯作簿⾥其他⼯作表中的单元格，⼜称三维引⽤，需要按照以下格式进⾏跨表引⽤：
⼯作表名！数据源所在单元格地址
（四）跨⼯作簿单元格引⽤
跨⼯作簿单元格引⽤是指引⽤其他⼯作簿中的单元格，⼜称外部引⽤，需要按照以下格式进⾏跨⼯作簿引⽤：
[⼯作簿名]⼯作表名！数据源所在单元格地址
三、函数的应⽤
在Exce1中，利⽤函数可以快速执⾏有关计算。
函数的基本格式是：函数名（参数序列）。参数序列是⽤于限定函数运算的各个参数，这些参数除中⽂外都必须使⽤英⽂半⾓字符。函数只能出现在公式中。
（⼀）常⽤函数
1.统计函数
（1）MAX
MAX（number1，number2，……）⽤于返回数值参数中的值，忽略参数中的逻辑值和⽂本。
（2）MIN
MIN（number1，number2，……）⽤于返回数值参数中的最⼩值，忽略参数中的逻辑值和⽂本。
（3）SUM
SUM（number1，number2，……）⽤于计算单元格区域中所有数值的和。
（4）SUMIF
SUMIF（range，criteria，sum_range）⽤于对满⾜条件的单元格求和。
（5）AVERAGE
AVERAGE（number1，number2，……）⽤于返回参数的算术平均值。
（6）AVERAGEIF
AVERAGEIF（range，criteria，average_range）⽤于返回某个区域内满⾜给定条件的所有单元格的算术平均值。
（7）COUNT
COUNT（va1ue1，va1ue2，……）⽤于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。
（8）COUNTIF
COUNTIF（range，criteria）⽤于对区域中满⾜单个指定条件的单元格进⾏计数。
2.⽂本函数
（1）LEN
LEN（text）⽤于返回⽂本字符串中的字符数。
（2）RIGHT
RIGHT（text，num_chars）⽤于从⽂本字符串中最后⼀个字符开始返回指定个数的字符。
（3）MID
MID（text，start_num，num_chars）⽤于返回⽂本字符串中从指定位置开始的指定数⽬的字符。
（4）LEFT
LEFT（text，num_chars）⽤于返回⽂本字符串中第⼀个字符开始⾄指定个数的字符。
3.逻辑函数IF
IF（1ogica1_test，va1ue_if_true，va1ue_if_fa1se）⽤于判断“1ogica1_test”的内容是否为真，如果为真则返
回“va1ue_if_true”，如果为假则返回“va1ue_if_fa1se”的内容。
4.查与引⽤函数
（1）LOOKUP
LOOKUP函数⽤于返回向量（单⾏区域或单列区域）或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。向量形式：LOOKUP（1ookup_va1ue，1ookup_vector，resu1t_vector）⽤于在单⾏区域或单列区域（称为“向量”）中查值，然后返回第⼆个单⾏区域或单列区域中相同位置的值。
数组形式：LOOKUP（1ookup_va1ue，array）⽤于在数组的第⼀⾏或第⼀列中查指定的值，并返回数组最后⼀⾏或最后⼀列内同⼀位置的值。数组是指⽤于建⽴可⽣成多个结果或可对在⾏和列中排列的⼀组参数进⾏运算的单个公式。数组区域共⽤⼀个公式；数组常量是⽤作参数的⼀组常量。
（2）INDEX
INDEX（array，row_num，co1umn_num）⽤于返回表格或数组中的元素值，此元素由⾏号和列号的索引值给定。
（3）MATCH
MATCH（1ookup_va1ue，1ookup_array，match_type）⽤于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。
5.⽇期与时间函数
（1）YEAR
YEAR（seria1_number）⽤于返回某⽇期对应的年份。
（2）MONTH
MONTH（seria1_number）⽤于返回某⽇期对应的⽉份，介于1到12之间。
（3）DAY
DAY（seria1_number）⽤于返回某⽇期对应的天数，介于1到31之间。
（4）NOW
NOW（）⽤于返回当前的⽇期和时间。
（⼆）基本财务函数
1.SLN
SLN（cost，sa1vage，1ife）⽤于返回某项资产以直线法计提的每⼀期的折旧值。
cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。2.DDB
DDB（cost，sa1vage，1ife，period，factor）⽤于使⽤双倍余额递减法或其他指定的⽅法，计算⼀项固定资产在给定期间内的折旧值。
cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。period是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period必须使⽤与1ife相同的单位。factor是可选参数，指余额递减速率。如果factor被省略，则默认为2，即使⽤双倍余额递减法。
3.SYD
SYD（cost，sa1vage，1ife，per）⽤于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。
cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。per 是必需参数，指第⼏期，其单位必须与1ife相同。
第四节数据清单及其管理分析
⼀、数据清单的构建
（⼀）数据清单的概念
Exce1中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。