（1 ）信头（Letterhead）。
信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。
（2 ）封内地址（Inside Address）。
封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。
英文信件结尾（3 ）称呼（Salutation）。
称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美
国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。
（4 ）正文（Body）。
正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：Mr.WilliamJ.Hall
（5 ）结束语（Complimentary Close）。
结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称Dear Sir，则应选择下列结束语：Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：Sincerely yours 或Yours sincerely ，
Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：SincerelyYours，Love，All my love.
（6 ）签名和发信人姓名（Signaturd and Name Addresser）。
签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。签名只需签姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加学位头衔等。
一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记（Enclosure 或Encl.）。如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启（Postscript）或其缩写（P.S.）进行补充。
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清宠儿2006-04-28 20:35 [s:28]
英文书信格式+范例
1000 King's Road Hong Kong
Urgent
Indented Form of Address 缩格式地址书写方式
(1)Heading
(Company name and
logo, Address,
Telephone
number(s),
Fax/Telex
numbers) 信头（机
构名称和标记，地
址，电话号码，传真
/电传号码）
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