信息化条件下如何做好城建档案的开发利用 冯媛
摘要：当前信息技术的飞速发展从经济效益、技术手段和工程应用等三个方面，对城建项目信息化管理的发挥起了巨大的作用使建筑施工管理上了一个新的层次。
关键词：信息化；城建档案
1信息化管理城建档案的重要意义
1.1城建工程的特点
1.1.1涉及面广
报考预算员的条件 建筑施工项目管理是一个多部门、多专业的综合全面的管理。它不单包括施工过程中的生产管理，还涉及到技术、质量、材料、计划、安全和合同等方方面面的管理内容。
1.1.2工作量大
一个建筑物的形成，需要消耗的物资种类繁多，需要大量的施工活动共同参与。对所有这些施工环节及其用到的资源都做到管理工作的深入到位，可以想见建筑施工项目管理工作的复杂与繁重程度，而这些仅仅是项目管理中的生产管理和材料管理两个侧面
1.1.3制约性强
项目管理工作必然要符合建筑施工从准备到竣工验收这样一个循序渐进的内在规律。因此，
关键词：信息化；城建档案
1信息化管理城建档案的重要意义
1.1城建工程的特点
1.1.1涉及面广
报考预算员的条件 建筑施工项目管理是一个多部门、多专业的综合全面的管理。它不单包括施工过程中的生产管理，还涉及到技术、质量、材料、计划、安全和合同等方方面面的管理内容。
1.1.2工作量大
一个建筑物的形成，需要消耗的物资种类繁多，需要大量的施工活动共同参与。对所有这些施工环节及其用到的资源都做到管理工作的深入到位，可以想见建筑施工项目管理工作的复杂与繁重程度，而这些仅仅是项目管理中的生产管理和材料管理两个侧面
1.1.3制约性强
项目管理工作必然要符合建筑施工从准备到竣工验收这样一个循序渐进的内在规律。因此，
建筑施工项目管理不仅要符合建筑工程有关规范规定的要求，还要做到彼此协作、安排有序。
1.1.4信息流量大
1.2信息化管理档案的意义
在传统的建筑施工项目管理模式中，项目上各种信息的存储主要是基于表格或单据等纸面形式，信息的加工和整理完全由大量的手工计算来完成，信息的交流则绝大部分依赖于人与人之间的手工传递甚至口头传递，信息的检索则完全依赖于对文档资料的翻阅和查看。信息从它的产生、整理、加工、传递到检索和利用，都在以一种较为缓慢的速度在运动，这容易影响信息作用的及时发挥而造成项目管理工作中的失误。
随着现代工程建设项目规模的不断扩大，施工技术的难度与质量的要求不断提高，各部门和单位交互的信息量不断扩大，信息的交流与传递变得越来越频繁，建筑施工项目管理的复杂程度和难度越来越突出。可见，传统的项目管理模式在速度、可靠性以及经济可行性等方面明显地限制了施工企业在市场经济激烈的竞争环境中的可持续生存和发展的能力。
近年来，一些实力雄厚的建筑施工单位（如中建一局四公司、中建二局一公司等）率先应用先进的计算机技术来辅助项目参与人进行某些项目管理工作。例如，专业预算员使用概
1.1.4信息流量大
1.2信息化管理档案的意义
在传统的建筑施工项目管理模式中，项目上各种信息的存储主要是基于表格或单据等纸面形式，信息的加工和整理完全由大量的手工计算来完成，信息的交流则绝大部分依赖于人与人之间的手工传递甚至口头传递，信息的检索则完全依赖于对文档资料的翻阅和查看。信息从它的产生、整理、加工、传递到检索和利用，都在以一种较为缓慢的速度在运动，这容易影响信息作用的及时发挥而造成项目管理工作中的失误。
随着现代工程建设项目规模的不断扩大，施工技术的难度与质量的要求不断提高，各部门和单位交互的信息量不断扩大，信息的交流与传递变得越来越频繁，建筑施工项目管理的复杂程度和难度越来越突出。可见，传统的项目管理模式在速度、可靠性以及经济可行性等方面明显地限制了施工企业在市场经济激烈的竞争环境中的可持续生存和发展的能力。
近年来，一些实力雄厚的建筑施工单位（如中建一局四公司、中建二局一公司等）率先应用先进的计算机技术来辅助项目参与人进行某些项目管理工作。例如，专业预算员使用概
预算软件编制施工概预算，生产计划员使用网络计划软件安排施工进度，技术资料员使用AutoCAD图形软件绘制竣工图纸等等。通过这些软件的使用，建筑施工项目管理工作的质量和效率有了显着改善。
2信息化管理城建档案的重要措施
2.1城建工程合同管理信息化的必要性
由于建设工程和建设工程合同的特点，带来合同管理有如下特点：由于建设工程项目是一个渐进的过程，工程持续时间长，这使得相关建设合同特别是工程承包合同生命周期长，因此，合同管理必须从领取标书直到合同完成并失效的时期内连续地、，不间断地进行。
工程价值量大，合同价格高，使合同管理对工程经济效益影响很大。工程过程中内外的干扰事件多，合同变更频繁，风险大，合同实施必须按变化了的情况不断地调整，这要求合同管理必须是动态的。在合同实施过程中，合同控制和合同变更管理就显得极为重要。
合同管理工作极为复杂、繁琐，是高度准确、严密和精确的管理工作。在工程实施过程中，合同相关文件，各种工程资料汗牛充栋。在合同管理中必须取得、处理、使用、保存这些文件和资料。
合同中包含了项目的整体目标，所以合同管理对项目的进度控制、质量管理、成本管理
2信息化管理城建档案的重要措施
2.1城建工程合同管理信息化的必要性
由于建设工程和建设工程合同的特点，带来合同管理有如下特点：由于建设工程项目是一个渐进的过程，工程持续时间长，这使得相关建设合同特别是工程承包合同生命周期长，因此，合同管理必须从领取标书直到合同完成并失效的时期内连续地、，不间断地进行。
工程价值量大，合同价格高，使合同管理对工程经济效益影响很大。工程过程中内外的干扰事件多，合同变更频繁，风险大，合同实施必须按变化了的情况不断地调整，这要求合同管理必须是动态的。在合同实施过程中，合同控制和合同变更管理就显得极为重要。
合同管理工作极为复杂、繁琐，是高度准确、严密和精确的管理工作。在工程实施过程中，合同相关文件，各种工程资料汗牛充栋。在合同管理中必须取得、处理、使用、保存这些文件和资料。
合同中包含了项目的整体目标，所以合同管理对项目的进度控制、质量管理、成本管理
有总协调和总控制作用，它是工程项目管理的核心和灵魂。
由于合同管理的这些特点，仅仅依靠人工管理既耗时费力，而且信息传递缓慢，延误时间，尤其对于时效性很强的索赔，到一定时限不能提供需要的信息会使索赔失效，同时索赔文件及其说明材料连篇累牍，编撰审阅费时费事，这无法满足承包商参与国际市场竞争的要求。在信息技术高速发展的今天，要提高合同管理人员的工作效率，使其适应国际化管理模式，就需要将现代先进的计算机技术应用到合同管理的日常工作中来，建立方便实用的计算机管理网络，有效地提高项目的经营管理水平，使索赔人员及索赔档案管理工作人员从繁重的文字、案卷工作中解放出来，极大地提高了索赔的工作效率。
2、城建工程合同管理信息系统的建立
2.1 信息化系统目标
对各种建设工程项目所签订的各种类型的合同（如建设工程勘察设计合同、施工合同、监理合同、建设物资采购合同等）进行全面科学的管理，不仅能迅速处理合同中各种信息，而且能够对新签订的合同进行信息录入，对已签订的合同进行修改、销毁、查询等处理工作。
代替手工方式存储合同有关条款及相关资料，使管理人员从繁重的手工查阅方式中解放
由于合同管理的这些特点，仅仅依靠人工管理既耗时费力，而且信息传递缓慢，延误时间，尤其对于时效性很强的索赔，到一定时限不能提供需要的信息会使索赔失效，同时索赔文件及其说明材料连篇累牍，编撰审阅费时费事，这无法满足承包商参与国际市场竞争的要求。在信息技术高速发展的今天，要提高合同管理人员的工作效率，使其适应国际化管理模式，就需要将现代先进的计算机技术应用到合同管理的日常工作中来，建立方便实用的计算机管理网络，有效地提高项目的经营管理水平，使索赔人员及索赔档案管理工作人员从繁重的文字、案卷工作中解放出来，极大地提高了索赔的工作效率。
2、城建工程合同管理信息系统的建立
2.1 信息化系统目标
对各种建设工程项目所签订的各种类型的合同（如建设工程勘察设计合同、施工合同、监理合同、建设物资采购合同等）进行全面科学的管理，不仅能迅速处理合同中各种信息，而且能够对新签订的合同进行信息录入，对已签订的合同进行修改、销毁、查询等处理工作。
代替手工方式存储合同有关条款及相关资料，使管理人员从繁重的手工查阅方式中解放
出来。满足建设项目动态管理的需要，可随时将实际情况变化以合同方式体现出来，便于迅速解决合同管理过程中的一些争议及索赔事项。
2.2 信息化系统功能
2.2.1合同文件管理模块：收集、整理合同管理工作中形成的有关资料以及其他一些与合同管理密切相关的资料，进行合同文件的检索、查询、合同数据的输入、修改等。
2.2.2其涉及的数据有：建设工程合同协议条款，建设工程合同条件，洽谈、变更、明确双方权利和义务的纪要、协议，招标工程中标通知书，投标书，招标文件，工程量清单，标准规范和其他有关资料，技术要求等。补充合同子模块主要是对于合同实施过程中，原合同文件中没有涉及而后来由于工程变更等其他原因新补充的合同文件。
2.2.3合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行和合同的实现。合同条款检索可分为无条件检索和有条件检索，无条件检索是按合同条款的自然顺序进行检索；有条件检索是按使用者所选择的条件进行检索查询。选择条件可分为：条款检索、条款项检索和主题词检索。
2.2.4合同管理模块：它主要涉及的数据是在工程建设中，关于工程质量、费用、进度等方面的信息。它分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。
2.2 信息化系统功能
2.2.1合同文件管理模块：收集、整理合同管理工作中形成的有关资料以及其他一些与合同管理密切相关的资料，进行合同文件的检索、查询、合同数据的输入、修改等。
2.2.2其涉及的数据有：建设工程合同协议条款，建设工程合同条件，洽谈、变更、明确双方权利和义务的纪要、协议，招标工程中标通知书，投标书，招标文件，工程量清单，标准规范和其他有关资料，技术要求等。补充合同子模块主要是对于合同实施过程中，原合同文件中没有涉及而后来由于工程变更等其他原因新补充的合同文件。
2.2.3合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行和合同的实现。合同条款检索可分为无条件检索和有条件检索，无条件检索是按合同条款的自然顺序进行检索；有条件检索是按使用者所选择的条件进行检索查询。选择条件可分为：条款检索、条款项检索和主题词检索。
2.2.4合同管理模块：它主要涉及的数据是在工程建设中，关于工程质量、费用、进度等方面的信息。它分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。
合同实施控制子模块：主要是对工程质量、费用、进度等方面信息进行分析和实施动态管理，将合同实施结果与合同计划目标对比，出两者之间存在的差异，从而及时调整合同实施计划。合同变更管理子模块：对工程施工过程中经常发生的合同变更，可自动生成变更清单，计算变更费用，生成变更详情表，计算变更净值，以及变更与原合同的对照表，并及时反映变更后的总投资变化情况。合同索赔管理子模块：主要包括索赔证据管理，索赔鉴别管理，索赔计算管理，索赔文件管理及有关数据库的管理等，为管理人员提供有关收集、查询、加工、更新有关索赔的各类工程数据的服务，提供索赔意向通知书，索赔报告，进行索赔计算等。
2.2.5其他系统模块：分为三个子模块：即常用合同范本查询子模块，合同法律法规检索子模块，其它子模块。常用合同范本查询子模块主要功能是随时对各种合同格式范本进行检索查询和调用，可使合同的生成方便、准确、快捷；合同法律法规检索子模块主要功能是随时查阅我国现行的各种有关合同管理方面条文。
结束语
对城建项目实行信息化管理是十分必要并且是切实可行的。遵循一定的开发步骤是研制开发高质量建筑施工项目信息管理系统的根本保障。对建筑施工项目实行信息化管理，通过
2.2.5其他系统模块：分为三个子模块：即常用合同范本查询子模块，合同法律法规检索子模块，其它子模块。常用合同范本查询子模块主要功能是随时对各种合同格式范本进行检索查询和调用，可使合同的生成方便、准确、快捷；合同法律法规检索子模块主要功能是随时查阅我国现行的各种有关合同管理方面条文。
结束语
对城建项目实行信息化管理是十分必要并且是切实可行的。遵循一定的开发步骤是研制开发高质量建筑施工项目信息管理系统的根本保障。对建筑施工项目实行信息化管理，通过
实现信息的共享和互访，为项目参与人提供一个良好的协同工作环境，减少由于信息传递障碍造成的管理失误和决策失误，提高项目的整体经济效益和工作效率。
参考文献：
[1]李德全.也谈基建档案的基本属性――与马俊杰同志商讨[J].档案；1982年03期
参考文献：
[1]李德全.也谈基建档案的基本属性――与马俊杰同志商讨[J].档案；1982年03期
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