青岛啤酒合同管理制度
编号：M/0009-03-3-01 审 管理部： 乔向红 修订状态：1/0 核 编写部门：孙丽红 青岛啤酒股份有限公司 Tsingtao Brewery CO.,LTD 编写：周茂成 发布日期：2021.05.28 管 理 标 准 批准： 金志国路径：管理标准/经营综合管理标准/合同管理制度/三级文件/01 题目：合同管理制度 目的：为加强、完善公司整体的合同管理工作，防范和化解经济风险，特制定本管理制度。
第一条 本制度中的合同是指合同主体一方为“青岛啤酒股份有限公司”（“公司”）或公司下属青岛营销分公司、青岛啤酒厂、啤酒二厂、啤酒四厂、麦芽厂五家下属分支机构，有支付或收取合同金额内容，且不能及时清结，需订立书面合同，并在合同中加盖各单位合同专用章或公章的合同书、协议（各营销公司及子公司可另行比照定义）。
第二条 合同管理的原则 1、合同项目的分级审批管理
（1）以下合同或合同项目必须获得公司董事会批准：
①公司单笔金额达到1000万元人民币的对外投资及资产处置合同； ②公司所有的对外抵押、质押等担保合同及借款合同；
（2）除上述须经董事会批准的合同项目外，公司总部各类采购、销售、广告、租赁、咨询、服务、技改扩建等合同或项目，由公司各分管领导在其分管范围内分别具体负责并签署，其中，需由总裁签批的合同在执行中作归口界定。
（3）青岛营销分公司、青岛啤酒厂、啤酒二厂、啤酒四厂、麦芽厂五家分支机构在公司授权范围内的采购、工程、维修、产品销售、广告等合同由各单位负责人具体负责并签署。
2、合同签署的原则及注意
（1）公司总部类似购买小批量的办公用品或备品备件，能够即时交付、验收标的物及结清价款，不存在遗留事项或未了问题，且总金额在约5万元人民币以下的各类交易或劳务、服务项目，由合同主办单位根据具体情况及需要决定是否签署书面合同书。
青岛营销分公司、青岛啤酒厂等五家分支机构关于书面合同签署的要求由以上单位在
其各自具体的《合同管理制度》中另行确定。
（2）除上述情况之外的各类金额较大，重要原材料采购、牵涉产品质量问题且不能及时结清，存在遗留事项和未了事务的各类交易或劳务、服务项目均应订立书面合同书，明确合同内容及各方具体权利义务，以作为履行和解决争议的依据。
（3）各部门及各分支机构在与合作方洽谈合同时，应使用公司已制定并推广实施的各类合同示范文本与对方进行协商，不得使用对方提供的格式合同，最大限度的保护公司利益。
（4）各合同所牵涉的项目及合同内容均应在合同开始履行前进行审查、会签，避免未签合同或未获批准即开始履行的情况；
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（5）各部门／单位应严格按照《公司月度财务收支预算内部控制制度》执行月度资金使用计划上报制度，于每月25日之前向公司财务总部或本单位财务部门提报下月合同资金的使用计划，以便提前准备资金，确保公司所签各项合同能够及时有效履行，维护公司良好信誉。
（6）在价款支付上，除个别特殊情况外，不允许预付款。
3、适用范围及审查程序
本制度适用于营销部、技术质量部等公司总部各部门及公司下属青岛营销分公司、青岛啤酒厂、啤酒二厂、啤酒四厂、麦芽厂。各单位的合同按照如下相关规定具体进行审查会签：
（1）除人力资源管理总部的劳动合同、财务总部的贷款、担保合同，各部门的外文合同之外的公司所有职能部室及经营性公司以股份公司名义对外签署的购买资产、技术改造、产品销售、广告发布、咨询服务、维修、房屋租赁等所有合同均适用本制度，必须经过法律事务部的审查及相关部门的会签。
（2）公司总部的合同应由主办部门、相关职能部门及公司分管领导进行审查会签。具体
为：合同的审查，应首先由合同主办部门对其提报合同内容进行初审，公司各部门根据各自专业职能对合同内容进行专项审查（如法律部分、预算部分等），最后经公司分管领导综合各部门意见审查批准、签署后转由主办部门具体执行。
（3）公司下属的青岛营销分公司、啤酒厂、啤酒二厂、啤酒四厂、麦芽厂的各类合同在依照本单位制度提请负责人签署批准前应提报公司法律事务部进行法律审查。
经公司法律事务部具体评估，前述应报经法律事务部审查合同的范围可相应调整至非公司范本合同或性质比较特殊的合同，其具体范围由法律事务部与各单位沟通并评估后，在各单位的《合同管理制度》中具体规定。
公司总部的合同会签具体分工和流程详见本制度附件1――《总部机关合同会签实施细则》及《公司总部合同审查流程》及附件2――各类合同会签表；
公司下属青岛营销分公司等分支机构的合同审查流程见本制度附件3――《分支机构、子公司合同审查流程》及各单位具体的《合同管理制度》和相关会签单。
4、各营销公司及子公司合同的管理
1、各营销公司及子公司应根据前述分级审批制度及公司相关要求，结合自身实际情况及章程的相关规定，制定本单位有关合同签署、审查、审批、履行、存档等具体管理制度并报公司法律事务部备案，做到职责明确、管理流程清晰。
2、各营销公司及子公司在对外签订合同时，应使用公司制订并推广的各类合同范本，并接受公司法律事务部在合同签署方面的具体指导和监督检查。
3、对于对外投资及对外抵押、质押等担保性质的合同，各营销公司及子公司无权签批，须根据相关规定报公司总部审核会签，经批准、备案后方可实施。
第三条 合同签章、履行及监督、检查 1、合同的签章
（1）在合同末页代表我方与对方签署合同的人员上应为公司级分管领导或本单位负责人。在公司级分管领导已经在合同会签单中签字批准后，经其明确批示和授权，被授权人可代表公司与对方签署合同，除此之外的人员无权代表公司签署任何合同；
（2）合同在最终签字盖章前，具体经办人应逐页小签合同或由印章管理员加盖骑缝章，防止合同被换页。
（3）除非特别约定，合同对方法定代表人或其委托代理人应当在合同中签字并加盖其单位印章（印章中的单位名称必须与合同签约方名称完全一致）。
2、合同履行及注意事项
（1）各类合同经审查、签署、盖章完毕后开始实际履行。合同各主办部门或协办部门应严格依合同约定诚信履约，确保合同目的实现及保护公司合法权益。
（2）在合同履行过程中，与合同履行有关的相关收货人、送货人、收款人、付款人及发票开具人应与合同中约定的签约方名称保持一致，否则不得对其履行相应义务或接受其履行。
在合同履行过程中发现的主体名称不一致或合同权利义务转让及履行迟延等特殊情况，各单位应及时通知公司法律事务部或本单位具体法律工作人员及相关领导，以便及时处理。
（3）合同签署后在履行过程中如发现实际情况与合同约定不一致或需变更、修改合同内容，主办部门应尽快形成相关补充协议，重新按照本制度中的审查、审批流程进行会签，签署补充协议，对原合同进行修订后方可执行。
（4）合同具体经办部门应妥善收集、留存及保管与合同履行有关的传真、信函、、发票、质量检测证明、收发货单、验收单等全部证据材料，并依据财务会计、档案管理等相关制度予以妥善保管归档。
（5）对于合同签约方的通知、来函、来信等全部书面材料，公司任何经办部门、任何员工及领导不得直接在该等书面材料上签字并返还对方，应制作统一且独立的文件处理单，在该处理单上签批相关意见后，按照最终批示的意见书面回复对方。
（6）每一合同所涉及的相关部门应积极配合及监督主办部门依照合同的约定履行合同，确保合同目的实现，防范纠纷。
（7）合同履行完毕后，各具体经办部门需及时将合同原件、合同附件、补充协议及
相关履行材料归档保管。
3、合同监督、检查
（1）公司各部门、各营销公司及相关子公司应在每季度期满后的30日内将有关合同签订及履行情况的书面汇总材料采取传真或电邮方式报公司法律事务部，其具体流程见附件4――《合同履行监督管理流程》及合同签署履行情况统计表。
（2）公司法律事务部负责对公司各分支机构，各营销公司、子公司的合同签订及履行情况进行定期或不定期的管理审计和考核，并将发现的问题汇总抄报公司目标责任考核组，结合公司的激励约束制度进行考核。
关于合同主体资格和合同内容审查的具体指引及合同管理工作要求详见附件5――《合同主要内容及审查要点》、附件6――《合同管理工作具体规范》
4、奖惩：
4.1对于在合同管理工作中具备下列条件的，可视具体情况给予相应奖励： （1）严格执行《合同法》等法律法规和公司合同管理制度，确有成效者；
（2）在合同履行过程中，及时发现重大问题并积极采取补救措施，避免公司重大经济损失的；
（3）检举、揭发合同违法、犯罪行为或抵制合同违法行为，为公司避免重大经济损失的。
4.2 对于有如下情形之一的，应视具体情况并参照公司现行目标考核体系的相关规定给予经济处罚或行政处分：
（1）签署无效合同，造成经济损失的；
（2）因具体合同条款存在陷阱或漏洞，给公司造成经济损失2000元人民币以上的； （3）未严格依照合同约定履行，给公司造成经济损失2000元人民币以上的； （4）因管理不善，丢失、损毁相关合同书原件及与合同履行有关的发货单、送货单、签收单等文件，致使公司承担责任2000元以上的；
（5）其他合同管理失职行为，给公司造成经济损失2000元以上的。
第五条：其他
本制度自公司总裁批准后生效，由公司法律事务部负责解释。 附件1.1――《总部机关合同会签实施细则》 附件1.2――《公司总部合同审查流程》
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