邮箱管理办法
一、目的
二、使用范围
XX公司以及专业公司、各部门；
三、职责
综合管理部：
信息化部：
1.指导和协助员工对、邮箱进行设置和管理。
2.负责公司系统的日常维护和管理。
人力资源部：
根据员工变动情况，提出新建/关闭/变更员工邮箱账号的要求。
四、邮箱申请
（一）、员工邮箱
1.新员工正式入职前，人力资源部应通知信息化部为其设立员工邮箱。员工邮箱账号名称使用员工姓名汉语拼音全拼，如出现重名情况，根据申请先后顺序添加数字。
2.非正式员工需要开通公司账号，由需求部门向综合管理部提出申请，综合管理部审批通过后，信息化部给予开通，此类账号所有收发邮件同步到综合管理部指定，方便进行审查。
（二）、内部邮件列表
1.供内部使用的邮件列表，采用按需申请制，由需求部门提出申请，经一级部门审批通过后，信息化给予开通。
2.内部邮件列表账号统一以公司首字母缩写作为起始，根据需求部门申请时的用途命名，一般采用汉语拼音首字母缩写。
3.为便于内部运营监控，所有内部邮件列表必须加入综合管理部监督邮箱账号。
（三）、内部部门邮箱
1.用于部门名义发送各类内部邮件，采用按需申请制，由需求部门提出申请，经一级部门审批通过后，信息化部给予开通。
2.内部部门邮件账号统一以字母‘i’作为起始，根据需求部门申请时的用途命名，采用汉语拼音首字母缩写。
（四）、对外公共邮箱
1.供对外联系使用的对外公共邮箱，由综合管理部统一规划申请。
2.对外公共邮箱账号采用业界常用名称命名，由综合管理部和信息化部讨论确定。
3.对外公共邮箱在申请时，必须指定账号管理人和使用者。当使用者发生变更时，由管理人通知信息化。当管理人发生变更时，由综合管理部通知信息化部。
邮件发4.为便于内部运营监控，对外公共邮箱邮件会自动抄送给综合管理部监督邮箱账号。
五、邮箱使用规范
1.涉及公司事务必须使用，包括所有与客户的往来邮件，所有与合作伙伴的往来邮件，公司内部各部门、区域公司、专业公司、子公司之间的沟通、协调、交接等，其他以公司或公司部门名义进行的往来邮件，所有邮箱都不能随意删除。
2.只限工作业务使用，任何人不得利用其收发私人邮件、注册论坛等非业务相关用途。
3.员工每个工作日应定时对邮件进行处理，及时阅读、回复、转发，对邮件的及时处理将作为日常工作考核的指标。
4.全体员工邮件列表发送规范
a)公司发给所有员工的邮件，不能回复全部。
b)所有员工都不能发公司的全体员工邮件列表。
c)各部门或者各专业公司、各区域公司如果有需要发送给全体员工邮件，由部门总监或者专业公司、区域公司总经理向综合管理部提出申请，由综合管理部负责审批后统一发送。
d)发送给全体员工的邮件必须经过常务副总审批后才能发送。
e)发送给全体员工的邮件附件不得超过5M，如超过5M采用发送链接地址的方式。
5.员工对自己使用的邮箱账号和密码安全负全部责任，并对以该账号进行的所有活动负责；邮箱密码应定期进行修改，尽量使用 8 位左右的含字母大小写、数字和符号的复杂密码，任何人不得擅自将邮箱密码透露给其他。
6.如收到不明地址、不明内容的垃圾邮件，员工应及时向信息化部举报，由信息化将邮件地址列入黑名单。
7.员工应向信息化及时举报邮箱被盗用情况，及时报告系统安全漏洞或其他任何不正常状态。
8.员工应遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关计算机及互联网规定的法律、法规和实施办法。遵守所有使用服务的网络协议、规定、程序和惯例，遵守《公司保密规定》，不得利用邮箱作连锁邮件、分发垃圾邮件或商业邮件，不得干扰网络服务，不得以任何形式滥用他人邮箱。
禁止利用邮箱传输以下信息：
（1）反对宪法所确定的基本原则；
（2）危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一；
（3）损害国家荣誉和利益；
（4）煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结；
（5）破坏国家宗教政策，宣扬和封建迷信；
（6）散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定；
（7）散布淫秽、情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪；
（8）侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益；
（9）含有法律、行政法规禁止的其他内容；
（10）泄露公司人事、行政、技术、商业机密。
六、邮箱关闭
（一）、员工邮箱
1.员工提出离职申请后，由其所属部门领导通知信息化部，该员工邮箱后续往来邮件自动转发到该部门领导邮箱账号。
2.员工办理离职流程时，关闭该员工邮箱账号。
（二）、内部邮件列表
内部邮件列表的关闭，由申请设立时需求部门提出关闭申请，信息化部给予关闭。
（三）、内部部门邮箱
内部部门邮箱的注销，由使用部门提出注销申请后，信息化部给予关闭。
（四）、对外公共邮箱
对外公共邮箱的注销，由综合管理部提出注销申请后，信息化部给予关闭。
七、附则
1.本办法由信息化部负责解释，并根据公司发展情况适时修订。
2.本办法自发布之日起生效，原有相关规定即日起废止。
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