使用Word的Mail Merge(邮件合并)功能实现批文档\邮件\通知的生成
2007-11-21 10:46
  常常会用到一个模板生成多个\多份文档、邮件、通知的情况，文档中除了个别关键字字段（如，名字、编号、或者日期等），其余内容都是同样的。这种情况下，如果单个生成文档（打开，添加/修改关键字段，保存），则费时费力，而且容易出错。
  好在Word提供了一个Mail Merge的功能，该功能允许一个文档模板从一个数据源中提取关键字段，替换模板中的内容，生成多个文档。特别适用于通知、发邮件、证书的生成。这个数据源可以是Excel，可以是Access数据库。当然，Excel格式是最简单和方便的了。
  先构造一个数据源文件，这里使用最简单的内容，即姓名，编号、性别。如下
  Name              Number            Gender
  张三                    1                  Mr.
  李四                    2                  Mr.
  黄一                    3                    Ms.
  然后创建模板。打开word，选择Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge，此时就打开了一个Mail Merge的对话框（XP或者2003应该在右侧出现一个对话框）。在刚才的位置再点击Show Mail Merge Toolbar，可以看到在工具栏出现Mail Merge的工具条。
  按照Mail Merge对话框的提示，打开一个文档（当前文档就可以），选择默认设置，继续下一步，开始编辑你的文档，此时会弹出选择数据源的对话框，这个时候，就需要指定到刚才创建的数据源文件，然后选择数据表单（sheet），选择你需要的数据行。
  然后，需要编辑你的文档，添加你需要加入的合并域（Field）。在刚才打开的Mail Merge工具条可以看到有一个“插入合并域”(Insert Merge Field)和插入单词域(Insert Word Field)。插入合并域可以直接添加字段，而插入单词域则允许一些逻辑判断，比如如果……则……否则……。
  编辑我们的文档如下。
  Hello, «Gender» «Name»,
  Your number is «Number». Thank you.
  BR,
  Admin
  其中的《》引用的内容即为插入域，是点击“插入合并域”后选择插入的，在合并数据源的时候，这些字段会自动替换为数据源中的真实数据。
  这个时候可以通过点击工具条上的“查看合并数据”(View Merged Data)来查看合并数据源后的效果，如下，
  Hello, Mr. 张三,
  Your number is 1. Thank you.
  BR,
  Admin
  最后，可以使用“合并到新文档”（Merge to New document）来保存所有合并数据源后的文件，或者，“合并到打印机”（Merge to Printer）来打印，或者邮件发“合并到邮件”来发送。
很好，很详细补充一点，如果是数字带有小数点，可以控制小数点的位置。方法：在merge的地方右击--Toggle field codes--输入\#“#，##0”，即不保留小数点，\#“#，##0.00”即保留两位小数点。以此类推。最后再右击，Toggle field codes即可。