套用信函的形式创建主文档
篇一：
制作套用信函实验内容一制作套用信函
一、预备知识
1. 邮件合并：
可以为发邮件生成信封、信函或标签。也可以生成带有编号的信函、通知或优惠券等。使用邮件合并的前提条件有两个：
其
一是开始时使用的主文档；其
二是创建一组要合并到主文档中去的唯一信息，例如姓名和地址等。
2. 主文档是开始文档，是在W ord的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档。您需要将它的大小和形状设置为与想要的最终信函、、信封、标签、优惠券或其他文档的大小和形状相同。主文档包含下列内容：
每个副本中都相同的信息，例如套用信函的正文。只需键入此信息一次，无需考虑要打印的信函的数量。
唯一信息的占位符。例如，在套用信函中，每个副本中的地址块和问候姓名都是唯一的。
二、实验步骤按照下面给出的书信格式，给物理系的每个学生家长写一封信。学生的通讯地址如表2-5所示。
表2-5物理系学生通讯录
1. 新建一个Wo rd文档，按照下列信件的格式进行录入，并把录入的文本以“给家长的信.d oc”为文件名保存到“D:\排版练习”文件夹中。
给家长的一封信尊敬的同学家长: 寒假来临，祝您身体健康、新春快乐、万事如意！您的孩子已在我系
顺利完成了一个学期的学习，感谢您对我系学生工作的大力支持与配合！现将同学本学期期末考试的成绩单寄给您。如果您的孩子本学期有不及格的课程，请您督促他在假期中认真复习，作好开学补考的准备。如果您在教育和培养孩子方面有什么建议，请您及时与辅导员取得联系，或者将建议以书面方式邮寄我系。邮政编码：
300222。
谢谢您的支持与配合！天津工程师范学院物理学系 2017年元月 2. 单击“工具”菜单，选择“信函与邮件”→“邮件合并”命令，打开“邮件合并─选择文档类型”任务窗格，如图2-50所示。图2-50 “邮件合并─选择文档类型”任务窗格2. 在“选择文档类型”区域中选择“信函”单选按钮，单击“下一步：
正在启动文档”超链接，“邮件合并”窗格显示如图2-51所示。
图2-51 “邮件合并─选择开始文档”任务窗格3. 在“选择开始文档”区域中选择“使用当前文档”单选按钮，单击“下一步：
选取收件人”超链接，“邮件合并”窗格显示如图2-52所示。
图2-52 “邮件合并─选择收件人”任务窗格 4.在“选择收件人”区域中选择“键入新列表”单选按钮，单击“键入新列表”区域内的“创建”超链接，打开“新建地址列表”对话框，如图2-53所示。
图2-53 “新建地址列表”对话框5.在该对话框的“名字”文本框中，输入“刘湘君”；在“地址行1”文本框中输入“山东省邹城公用技校”；在“”文本框中输入“273505”。单击“新建条目”按钮，继续输入其他同学的姓名。全部输入完成后，单击“关闭”按钮，打开如图2-54所示的“保存通讯录”对话框。
图2-54 “保存通讯录”对话框6. 在“保存位置”下拉列表框中选择“D:\排版练习”文件夹，在“文件名”下拉列表框中输入“通讯录”，单击“保存”按钮，打开如图2-55所示的“邮件合并收件人”对话框。
图2-55 “邮件合并收件人”对话框 7.在该对话框中，可以对通讯录的内容再次进行编辑。确认无误后，单击“确定”按钮。8.单击“邮件合并”窗格中的“下一步：
撰写信函”超链接，“邮件合并”窗格显示如图2-56所示。
图2-56 “邮件合并─撰写信函”任务窗格⑴撰写信函。由于我们已经提前把信函内容进行了录入，所以此步骤可以省略，直接转到第⑵步。
⑵将通讯录中特有的个人信息添加到信函中。
①将光标移到信函中的第一个空白区域，即“尊敬的同学家长”中的下划线区域。
②单击“邮件合并”窗格中“撰写信函”区域内的“其他项目”，打开如图2-57所示的“插入合并域”对话框。
篇二：
邮件合并功能用于创建套用信函邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档：
主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程，您必须按照下列步骤操作：
?打开或创建一个主文档。
主文档：
在 Wor d 2017 的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。
?使用独特的收件人信息打开或创建数据源。
数据源：
该文件包含要合并到文档中的信息。例如，您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连
接到数据源，然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。
?在主文档中可以添加或自定义合并域。
合并域：
它是您在主文档中插入的占位符。例如，插入“城市”合并域可以让 Wor d 2017 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称，例如“巴黎”。?在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。
合并文档：
它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的W ord 2017 文档。Wor d 2017 使用向导来指导您完成所有步骤，从而使邮件合并变得容易。如果您不想使用该向导，可以使用“邮件合并”工具栏。不管使用哪种方式，结果都是数据源中的每行(或记录)都产生一个独特的套用信函、邮件标签、信封或目录项。您还可以使用邮件合并来创建将域映射到数据(而不只是邮件或目录)的任何类型的文档。例如，如果您的录像带集合在电子表格中列出，您可以使用“标签”选项来创建录像带标签。
追问：
这个我知道，我说的是，数据源表格中是以数字作分数，而在通知单中，要求以等级的方式填写在单元格中。也就是在源数据中是数字，如95，在通知单中是文本，如优秀。如何将其转换？我用了公式IF，不顶用。
不能导入到EXC EL中作。一定要在W ORD中完成。
回答：
1、首先在EX CEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为行标题的工作表，下面输入具体内容(假定5行)，保存，关闭。
2、在排版好的WOR D文档里，工具-信函与邮件-选…邮件合并‟和…显示邮件合并工具栏‟-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览 -选择刚保存的
EX CEL文件-打开-确定-全选-确定。
3、光标插入在“购书人姓名：
”右边，点邮件合并工具栏上的…插入合并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选‟购书人姓名…-点插入-关闭，即在此位置插入《购书人姓名》；
4、依3步骤在相应位置依次插入《书号》、《书名》、《单价》、《编号》，点合并工具栏上的查看合并域数据，可查看插入的内容；
5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档，若合并到打印机，即自动打印出5页不同的通知单，若合并到新文档，则自动生成一个5页的新文档。
追问：
数据源不是E XCEL表，是WOR D表。表中成绩是数字，如90、74等，然后导入到成绩单这个W ORD文档中去，要求变成等级，显示是的优秀良好及格等等级，不是分数要将分数转化为等级可以事先在EX CEL中做好篇三：
如何在 Wor d 中使用邮件合并功能，创建和打印使用从 Exce l 工作表数据的套用信函本文介绍了如何创建，并通过使用M icros oft E xcel工作表中的数据打印套用信函，W ord 中使用邮件合并功能。
您在使用W ord 邮件合并功能时 Wor d 会合并主文档与生成一组输出文档的收件人列表：
? ? 此数据库通常是名称、地址、电话号码和个人信息的其他类别的列表。
? 输出文档是邮件合并的结果。在输出文档中的文字可以是在所有的输出文档中相同，但您可以应用于特定的文档格式。
回到顶端主文档包含基本的文本中的所有输出文档相同的。它可能包含了信头、文本，和中用于插入文本（例如收件人姓名和地址）的合并域到另一个输出文档之间变化的说明。
收件人列表是包含要合并到输出文档的数据的数据库。例如对于收件人列表是一个 Mic rosof t Acc ess 数据库文件或 Exce l 工作表。
步骤1：
设置E xcel数据文件在继续进行邮件合并向导之前，请确保您的Excel工作表的很好地构造实现此目的。请注意对数据表以下要求：
?? ? ?第一行应该包含字段名称的每一列中--例如对于标题、称呼、名字、中间名、姓、地址 1 和地址 2。
每个字段的名称应是唯一的。
每行应提供有关特定项的信息。例如对于一个邮件列表中的每一行可能包含特定的收件人的信息。
表应包含没有空白的行。
创建您的 Exce l 数据文件，然后通过使用所需用于您的信函，如下面的示例数据文件中所示的字段来对其进行排列。
创建您的 Exce l 数据文件后，保存它，然后关闭数据文件。
有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息单击下面的文章编号，以查
看M icros oft 知识库中相应的文章：
294688如何设计和设置邮件合并地址列表在 Wo rd 2017 和更高版本的Word中回到顶端步骤2：
设置主文档
1. 在 Micr osoft Offi ce Wo rd 2017 年中邮件选项卡上的开始邮件合并组中单击开始邮件合并，然后单击邮件合并向导的循序渐进。
2. 活动文档将成为主文档。主文档包含文本和图形都是相同的合并文档的每个版本的。例如对于寄信人地址和称呼套用信函中的是相同的每个版本。
3. 4. 单击下一步：
正在启动文档。
使用下列方法之一：
o 然后通过在文档窗口中键入字母或等待，直到该向导会提示您要执行此操作，在随后的某一步骤中。
o从模板开始。若要这样做，请按照下列步骤操作：
a.单击从模板开始。
邮件发b. 单击选择模板。
c. 在邮件合并选项卡上选择所需选择模板对话框中的模板，然后单击确定。 o 从现有文档开始。若要这样做，请按照下列步骤操作：
. 单击从现有文档开始。
a. 在从现有的开始框中选择所需的文档，然后单击打开。
b. 如果您看不到单击其他文件，然后单击打开该文档。打开对话框中定位所需的文档，然后单击打开。
5.单击下一步：
选取收件人。
在文档窗口中当前显示的文档的开头。若要执行此操作单击使用当前文档。
在选择文档类型，单击信函。
在Micro softOffic e Wor d 2017 和早期版本的W ord 中，指向工具菜单上的信函与邮件，然后单击邮件合并向导。回到顶端步骤 3：
指定 Ex cel 数据源
1. 2. 3.默认状态下，Word将打开我的数据源文件夹。
4. 5. 6. 单击打开。
如果您的Excel工作表中包含多个选项卡有关的信息选择包含所需，信息选项
卡，然后单击确定。
在邮件合并收件人对话框中显示数据源中的所有条目。此处，您可以调整要包含在合并中的收件人列表。
回到顶端在选择收件人，下单击使用现有列表。
单击浏览。
选择数据源对话框中到并单击您要使用的 Exc el 工作表。
第4步：
选择该收件人
1.邮件合并收件人对话框中选择所需包括的收件人。若要执行此操作使用下列方法之一：
o 此方法是最有用，如果列表很短。单击以选中您要包括的收件人旁边的复选框，然后单击以清除要排除的收件人旁边的复选框。
注意如果您知道您要在合并中包含列表中的大多数，单击全选，然后单击清除特定记录。同样，如果想要包含在列表中只有几个记录，单击全部清除，然后选择所需的记录。
o此方法非常有用，如果要按字母顺序或数字顺序查看项目。单击要作为排序依据的元素的列标题。例如对于如果要按姓氏的字母顺序显示列表，单击姓氏列标题。
o 此方法非常有用，如果列表包含您知道您不希望看到或包含在合并中的记录。筛选列表后，您可以包括和排除记录，使用复选框，如上文所述。若要筛选列表，请按照下列步骤操作：
a. 单击元素要作为筛选依据的列标题旁边的箭头。
b.单击以下任一操作：
? ? ? (空白)：
此选项显示其中对应字段为空白的所有记录。
(非空白)：
此选项显示相应的字段中包含信息的所有记录。
如果数据源包含共享相同的信息的记录，并在列中有 10个或更少的唯一值您可以按特定信息进行筛选。例如对于如果有多个地址将澳大利亚列为国家/地区，您可以通过澳大利亚进行筛选。
o备注邮件合并收件人对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录，单击（全部）。
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