公文处理的程序
戴卫东
一、公文处理的原则和要求
（一）公文处理应坚持实事求是、按行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
1.实事求是：按照公文内容，该拟办的要拟办，该送阅的要送阅，该存档的要存档。特别是在发文工作中，应该发的要发，能不发的坚决不发。
3.按公文处理规定：按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定进行处理。如办理请示件应请有关职能部门提出意见的或送本单位领导审批的，就应送有关部门征求意见或送领导审批，办文人员不能自作主张。特别是对涉及领导题词、活动等文电，要按规定把好关，不能凭办文人员的感情从事，关系好的就积极去办，没有关系的就靠边
站。
（二）公文处理要坚持依法行文、集中管理、准确及时、安全保密的要求。
1.依法行文：发文机关必须依法成立并具有法定职权（党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门对外不能充当公文的作者，办公室根据授权除外），必须在作者职权范围内依法制发公文（越权制发无效），擅自制发公文、伪造公文是违法犯罪行为。公文的内容要合法。公文的文种和制发程序要合乎规定（如须经本机关领导签发或经会议通过）。
2.集中管理：由机关的办公厅（室）主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作，公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁（其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存公文）。要建立并执行统一的公文处理工作制度（如发文办理、收文办理、公文保密、归档等制度）。省委办公厅
3.准确及时：登记和办理要准确，防止发生错误，该送的领导和部门都要送到。公文拟办意见要准确，公文拟稿要体现发文机关决策、反映领导意图。公文都具有一定的时效性，特别
是突发事件、自然灾害等特急件、党委、政府的重要文电和领导的重要批示，都不能拖延，除了要不断提高公文处理人员的素质外，还要制定和落实应急预案。
4.安全保密：公文传递要符合规定，如密件要包装密封，传递密件应通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。设有机关文件交换站的城市，在市内传送机密级、秘密级文件，可通过机要文件交换站进行，如用传真、计算机网络等传输密级公文，必须有加密措施，密码电报不得明传，密电密复，不得明电、密电混用。公文传阅要保密，如复制的公文应当与正式印发的公文同样管理，密级公文的复制要按规定审批。如密级公文存贮在微机上，要有相应的保密措施等。
二、公文处理的基本程序
公文处理分为收文处理和发文处理两类。
（一）收文处理：分为阅件和办件两类，送有关领导和有关部门阅知的为阅件、需办理答复的为办件，一般包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。
1.阅件办理关键是确定分送范围。什么样的阅件，分送什么范围的领导，都应根据阅件的内
容来确定，不漏送，不错送，不扩大范围送。办文人员应对领导的分工、职能部门的职责有明确的了解，才能使阅件范围的确定恰到好处，既不多增加领导阅文负担，又确保领导阅读到应该阅读的文件。分送范围的确定原则上应报经本部门领导批准。分送要保证阅读范围内的每个人都能看到文件，在文件份数允许的情况下，最好每人一份；在份数较少的情况下，首先分送主要负责同志，其他可组织传阅。分送阅件应当使领导知道这个文件分送了哪些领导和部门，便于领导对文件作出批示。
传阅件一般按领导的排序由前向后传送，从主要领导开始，依次传下去。传批件一般按领导的排序由后向前传送，从分管领导开始，再传至主要领导。如上级文件和上级领导对本地、本部门工作的批示，均应先送主要领导阅示。如下级机关的请示、需要办理的事项，应先送有关部门提出意见，报分管领导和其他领导审批后，最后送主要领导审定。传阅中要掌握文件的运转速度和去向，遇有领导外出时，应在传阅单上注明，不要使阅件在半路受阻，并注意待领导回来后适时送阅。
2.办件办理关键是要提出正确的拟办意见。要求办文人员一是要掌握来文内容，搞清请示事项。如请示中要解决的问题是什么，有几项，理由有几条，是否符合“一文一事”。二是查
档案资料，对照先例比较。如干部任免、党纪处分、纪念活动、领导题词等，一般情况下都可以从以往的档案中到类似的办理的程序和结果。如纪念领导人九十诞辰，可查一下纪念八十诞辰是怎么办理的，有多大的规模，也可以同一类别的领导人诞辰是怎么进行的。又如有些事情，前几年没有批准，现在又报来了，就要清楚以前的办理情况和原因。把这些有关材料复印或摘录下来，供领导决策参考是非常有益的，同时也可保持政策的连续性。三是把握政策规定，领会领导意图。办文人员要有政治头脑，有政策水平，有主见。可以说，凡是向上级请示的问题，都希望上级能按请示中的意图给予答复。这种情况下，提拟办意见必须符合党的方针政策，从全局上考虑问题，按政策规定办。如修建纪念设施问题，市委请示省委，省委可请宣传部提出意见，省委宣传部的意见经省委同意后再以省委名义上报中央审批。如干部处分问题，一般都应建议提请常委会审议。同时，也要了解领导意图，如请示中事项已与领导衔接过或领导已有意见的，则应送领导审示或按领导意见办。四是尊重部门意见，注意协商协调。一般情况下，请示中涉及的有关事项，应请有关职能部门提出意见，如经费涉及财政部门，干部问题涉及组织部门，机构编制问题涉及编办等，原则上应纳有关业务部门的意见。如有些问题不一致，应经过协调协商，提供给领导的是一个符合实际、切实可行的建议。如协调的不一致，则应将各方意见和理由列出，报领导协调或裁定。五是意见
有根有据，用语规范准确。按照以上要求提出的拟办意见都应有依据，为什么同意这一条、不同意那一条要说得清楚、明白，便于领导决策时参考。同时因为是拟办意见，要送领导审批的，应注意用语规范准确。如用“我们建议”而不用“我们同意”，说“我们倾向于第几方案”而不说“我们赞成第几方案”。
（二）发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
经领导签发的公文在正式印发前，应当由文秘部门复核，也即核发。核发的重点是：
1.审批手续是否完备。一是看审批权限是否准确，二是审批的领导人有无遗漏。如市委文件应有市委领导签发，市委办公室文件应有市委办公室主要领导或市委领导签发。几个部门联合发文，应请每个部门的领导审签。
2.公文清样的格式是否合乎规定。版头与发文机关是否一致，文种是否适当，发文字号、标题、主送机关、发文机关署名、印章、附件、主题词、印制版记等要素是否完整、齐全，做到该有的不漏，不该有的不加。
三、省委办公厅公文处理的有关规定
（一）省委、省委办公厅文件现有版头。
主要有4种：
1.中共四川省委文件（川委发）：主要用于以省委名义发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的公文，批转下级机关的重要报告、请示。
2.中国共产党四川省委员会（ ）（川委）：主要用于省委通知事项、任免干部、批复下级机关的请示，向中央报告、请示工作，与有关地区和部门联系、商洽工作。
3.中共四川省委办公厅文件（川委办）：主要用于省委办公厅根据省委授权，传达省委的指示，转发上级、同级机关的公文，批转下级机关的报告、请示。
4.中共四川省委办公厅（ ）（川委厅）：主要用于省委办公厅答复下级党委或部门的请示，向上级机关报告、请示工作，发布有关事项，与有关部门联系、商洽工作。
另外，还有中共四川省委办公厅发电（川委办发电，用于省委办公厅根据省委授权布置紧急性工作、通知会议、调整各类领导小组）、中国共产党四川省委员会办公厅（川委厅函，用于省委办公厅与有关部门联系、商洽具体工作，通知会议）、议事纪要三种。
（二）省委办公厅发文的有关规定。
1.严格控制文件数量。“九不发”：控制和减少党政联合行文，政府职权范围内的工作，由省政府行文。部门职权范围内的工作，由部门行文，凡本部门发文或几个部门联合发文能够解决的，不以省委名义发文。凡是法律、法规已有明确规定的，不再行文。党中央、国务院已发到县一级的文件，无新的内容，不再另行文。需行文贯彻的中央和国家部委文件及一般表彰性事项，由相应的省级部门发文（如涉及面宽，可报省委或省委、省政府同意，冠“经省委同意”或“经省委、省政府同意”由各部门发文）。省级部门以省委名义召开会议的通知或调整各类领导小组成员，经省委领导批准后，可冠“经省委领导同意”，由部门自行发文。可采用电报、电话布置或当面议定的事项，不再行文。各地、各部门向省委、省政府报送的一般性请示，以电话或印送领导批示方式回复，不再行文批复。会议上已部署的工作和领导同志在会议上的讲话已印发会议文件的，一般不再行文。
2.严格报送程序。各地、各部门凡需以省委、省委办公厅名义发出的文件，均应将代拟稿送省委办公厅秘书处按程序办理，一般不直送省委领导或省委办公厅领导。凡需以省委、省政府或省委办公厅、省政府办公厅联合印发的，属党委部门和团组织起草的，将代拟稿送省
委办公厅秘书处，省委办公厅先办理。属政府部门起草的，将代拟稿送省政府办公厅综合秘书处，由省政府办公厅先办理。
代拟稿应打印，并有报送说明和有关附件材料。报送说明应写明拟稿原因、过程、时限要求等情况，加盖本单位公章，注明联系人及电话。附件材料要齐全，如上级机关下发的同一主题文件、涉及的有关文件规定、征求部门意见的情况等。
3.严格审批程序。起草单位→省委办秘书处→省委办分管领导→省委秘书长（或办公厅主任）→分管省委常委→分管省委副书记→省委书记。
党政联合行文由省委办公厅印发。其中省委部门或团组织起草的，经省委办公厅核稿，转省政府办公厅核稿、省政府领导会签后，再由省委办公厅送省委领导签发。由省政府部门起草的，经省政府办公厅核稿、省政府领导审签后，转省委办公厅核稿并送省委领导签发。
（三）省委办公厅收文办理的有关规定。
1.党政分工的原则。各地、各部门向省委、省政府报送文件，属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属于政府职权范围的工作，以政府或部门名义报省政府；如需
同时送省委、省政府，主送单位应当写“省委、省政府”。一般来说，下列情况应及时报省委：省委（省委领导或省委文件）明确要求报送的，本地、本部门贯彻落实省委重要文件和重要会议、省委领导批示的措施和情况，本地、本部门工作的年度计划和报告、半年情况及工作中的重要情况（突发事件等）。
上报的请示，需省委审批但需要省政府了解的，主送单位应当写“省委、省政府”，由省委办公厅负责办理并答复，省政府办公厅负责分送省政府领导；需省政府审批但需要省委了解的，主送单位应当写“省政府并报省委”，由省政府办公厅负责办理并答复，省委办公厅负责分送省委领导。
给省委的请示、报告，均统一送省委办公厅秘书处，请示3份，报告20份（报告一般送省委各常委、各秘书长、办公厅）。给省政府的由报送单位另送。
2.归口报送的原则。凡报送省委和省委办公厅的文件一律交省委办公厅秘书处，统一收文，统一办理，不得直送省委或省委办公厅领导（省委领导要求直送的除外），也不得在按规定程序报送的同时，又送领导个人。
向省委、省政府报送简报，应当少而精，一般只报送一种简报。市州委和省级各部门的下属单位的简报，不能报送省委、省政府。
报送省委、省政府的非密级请示、报告，在报送纸质公文的同时，应通过四川党政网报送电子公文。
3.及时办理的原则。各地、各部门报省委的请示，省委办公厅一般应在15个工作日予以答复。办理程序为：由省委办公厅秘书处提出拟办意见，经办公厅分管领导同意后，转有关职能部门提出办理意见，有关承办部门一般应在5个工作日内提出意见并返回省委办公厅。属具体业务问题，请有关承办部门答复来文单位，并将办理结果抄送省委办公厅秘书处。涉及几个部门的，应指定主办部门，由主办部门与协办部门协商，提出统一意见。需省委审批的，由省委办公厅秘书处报分管省委领导或省委主要领导审批。
四.公文处理中常见的不正确现象
（一）版头使用不正确。版头与发文机关不一致。党委和党委办公室文件、大小版头混用。
（二）文种使用不正确。如请示、报告不分，决定、决议不分，通知、函不分。可采取“三看
”：看公文事由、看受文对象、看公文出台的环节。
（三）文面格式不正确。如绝密件不标份号、上报公文不标签发人、被批转的公文作为附件、印制版记未居最后一页等。
（四）公文报送不正确：如党政不分、越级上报、多头报送、请示非“一文一事”。
以上介绍了公文处理的基本程序和省委办公厅秘书处的有关规定。有不正确或不清楚之处，请大家提出来共同探讨。
谢谢大家!
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