认定项目
认定内容
施羽
工作措施
责任人
一、管理体制
（一）组织领导
1、将数字档案室建设列入议事日程，列入有关人员的岗位职责，及时解决人、财、物等实际问题。
成立办公室数字档案室建设领导小组，及时解决人、财、物等实际问题
李根法
傅仕法
何铁峰
2、数字档案室建设纳入本单位信息化建设总体格局之中。
数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划
（二）机构、人员、经费
1、落实了数字档案室管理人员，并相对稳定。
配备与数字档案室工作量相适应的管理人员
李根法
傅仕法
刘笑
2、管理人员经过计算机技能培训并具备实际工作能力。
档案室管理人员经计算机培训，能实际操作
（三）管理制度
建立健全本单位数字档案室管理制度，包括电子文件归档制度，档案数字化规程（技术标准），档案安全保密制度，档案数据网上查询利用制度，档案数据管理维护制度，电子档案鉴定销毁制度，档案数据网和信息设备维护使用制度。）
建立数字档案室管理制度并坚持严格执行
傅仕法
二、设备设施
(一)硬件配备
1、配备与数字化档案工作相适应的专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源以及数码相机、数码摄像机等。
及时完成打印机、UPS电源、数码相机、数码摄像机的采购
任明
(二)软件配备
配备并使用经档案行政管理部门认定的网络原文版档案管理系统，系统应同时具备档案目录数据和全文数据的采集、管理和利用等功能。
协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通
何铁峰
(三)网络配备
档案室计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查阅利用。
协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公办公自动化系统的连接
何铁峰
三、档案数字化建设
（一）目录数据库建设
1、各类档案录入目录数据库，并实现计算机检索。
文书档案、业务档案、科技档案、特种载体档案录入文件级和案卷级，会计档案录入案卷级；要求录入完整
刘笑
张莘昕
2、按照《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理办法》或行业标准开展录入工作。
数据录入标准、规范
（二）全文数据库建设
1、各类纸质档案经过扫描完成全文数字化。
保管期限为永久、长期(或30年)的文书档案、业务档案和科技档案，保管期限为永久的会计档案完成全文扫描
金近
王韵芳
张莘昕
叶楠
施羽翔
金兆峰
陆泽华
2、档案数字化规范、质量符合要求。
档案数字化规范（扫描分辨率、格式等）质量符合要求
3、电子档案数据应与其目录数据有效挂接。
电子档案数据与其目录数据有效挂接
何铁峰
刘笑
张莘昕
（三）多媒体数据库建设
1、照片档案数字化并符合质量要求。
保管期限为永久、长期的照片档案数字化
张莘昕
2、声频、视频档案数字化并符合质量要求。
制作一定数量的声频、视频档案并录入特种载体档案目录
3、多媒体档案数据应与其目录数据有效挂接。
多媒体档案数据与其目录数据有效挂接
何铁峰
刘笑
张莘昕
（四）电子文件数据库建设
1、本单位电子文件在办公自动化平台上流转完毕经过归档直接进入档案管理系统，做到各类电子文件完整归档。
启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转；及时归档，归档的电子文件收集齐全，整理规范
何铁峰
刘笑
张莘昕
2、电子文件数据应与其目录数据有效挂接。
电子文件数据与其目录数据有效挂接
四、数据管理
1、档案数据网应配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施。
档案数据网配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施
何铁峰
2、目录数据库、数字化档案应制作三套备份，其中两套在本单位保存（一套联机，一套脱机），一套送市档案馆。
制作目录数据库和数字化档案的备份三套，其中一套送市档案馆
刘笑
张莘昕
3、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件。
归档电子文件存放在专用的电子文件柜（防磁柜）内
4、各单位应指定专人负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。
明确专人负责档案数据的维护与管理，消除安全隐患
五、开发利用
1、实现本单位档案的在线查阅利用，并设置相应查阅利用权限。
设置相应的查阅利用权限，实现在线查阅利用档案
李根法
刘笑
2、按照政府信息公开条例要求，在本单位互联网上公布相关文件，提供利用服务。
按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件
张莘昕
3、按照市委、市政府及市档案局要求，及时向电子文件中心上传报送电子文件。