一 公文的体式和写作要求
第一节 公文的体式
公文的体式，指的是文件的体例和格式，格式包括文件的结构、各种标记和页面的安排。文件的撰写和印刷，都要按照规定的统一体式，不能随便标新立异。文件只有结构完整、标记明确，符合规定的格式要求，才能保证它的有效性和文书处理工作的便利。各种文件的作用有所不同，也需要分别标明。这些都是学习公文写作和办理需要了解和掌握的。
《国家行政机关公文处理办法》规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
１、秘密等级
秘密等级是指公文的机密程度的等级。依次为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上序号，印在
文件版头的左上方，以便查对、清退。
密级划分要准确、适当。
２、紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求。《国家行政机关公文处理办法》规定“紧急公文应当根据紧急程度分别标明‘特急’、‘急件’”。在实际工作中往往分为“急件”、“紧急”、“特急”、限时送达几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
“急件”不可滥用，否则反而影响真正急件的处理。
３、发文机关
发文机关即文件的作者，又称落款，写在正文的下面偏右处。发文机关一般要写全称或者规范的简称。如果是联合行文，主办机关排列在前。有时以机关领导人、负责人的名义行文。具体到每个文件以什么名义行文主要决定于文件的内容和作者的职权范围。以领导人的名义行文，应在姓名方前冠上职务身份，如“县长 ×××”。
４、发文字号
发文字号是由发文机关编排的，它的作用，主要是便于文件的管理和统计。在查和引用文件时，它又可以作为文件的代号使用。例如“中办发［1996］14号”，即代表中央办公厅1996年14号文件《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知》。发文字号应包括所在行政区域代字、机关代字、文件种类代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。例如“国发[1995]1号”，代表国务院1995年度第一号发文。
年份一律用公元纪年全称，括于六角括号内，置机关代字之后，序号之前。发文字号标注位置一般应在文头之下取中，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。
５、签发人
上行公文应当在发文字号右侧标明“签发人”，以示负责。位置在发文字号的同一行右端、红线之上标明即可，（形式为“签发人：×××”）其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
６、标题
公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文的标题由发文机关名称、事由、文种三个部分组成，称为公文标题“三要素”。例如，《中共中央关于经济体制改革的决定》中“中共中央”是发文机关，“经济体制改革”是事由（内容），也是文件的主题，“决定”是文种。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。在一般情况下，公文标题的三要素都应完整的表达出来，以便于文件的登记、阅读、批办、立卷归档和调阅。但是由于文件的具体情况比较复杂，因而，有时文件标题只标事由和文种，如《关于今年元旦、春节活动的通知》。有时文件标题只标出发文机关和文种，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。有时只标出文种，没有标出发文机关和事由（内容）。例如，《布告》、《通告》等。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
批转、转发公文，如被转发公文的标题过长，可以进一步压缩文字、概括内容，但不应以其发文字号代替标题。
贯彻上级公文，在其标题之后可不再标公文种类，以避免出现“通知的通知”
7、主送机关
主送机关即公文的主要受理机关，是发文机关要求执行或办理、答复这份文件的主体单位，也是发文机关依靠解决问题和完成任务的主要对象；上级机关对所属各个下级机关发出的指示、通知、通报等，叫普发公文，需要所属机关了解和执行的文件，各下属机关都是主送机关。主送机关要使用全称或者规范化的简称、统称。下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可以用并报或抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写，并加冒号，如主送单位过多，也可使用“×××××和有关工作部门”和称谓。如特殊需要也可将主送（分送）机关列在主题词之下，抄送机关之前。
行政公文写作格式8、正文
正文是公文的主体，即文件的核心和主体部分。一般包括开头、主体、结尾三个部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。除综合性的报告、总结等文件处，一般文件特别是请示问题，应当一文一事，不要一文数事。结尾部分要干脆利落，要杜绝套话、空话。正文位于标题或者主送机关下方。
9、附件
附件是附属于正文的文件，是某些公文的重要组成部分。随文转发、报送的文件，随文下发的制度、办法、
细则，正文的附属报表，说明材料等，都属于附件。公文如果有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序和名称，名称之后不用标点符号。
附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角应注明附件顺序号。如主件与附件不能装订在一起，其附件首页左上角应注明主件的发文字号和附件的顺序号（形成为“×××[200×]××号文件附件×”）。
10、印章
印章是体现机关权威，责任和信用的明显标志，是作为发文机关对公文生效的凭证，所以，公文除“会议记要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
加盖印章处不再打印发文机关名称。印章必须端正，其位置注意上不压正文，下压成文时间，并尽量使年月日露出。
11、成文时间
成文时间，是指公文写稿后签发的时间，它是公文的重要组成部分。一切公文都应注明成文年、月、日。因
为它直接关系到文件何时开始生效。一般文件的成文时间以领导人签发的时间为准，联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准；法规性的文件以批准日期为准。某些法规性文件，除成文时间外，还在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。
成文时间一般写在正文之后，特殊情况下也可写在标题之下，并用括号括起来。
12、附注
附注是用以说明公文中在其他区域不便说明的各项事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的传达范围、使用方法等。公文如有附注，应标在成文时间左下侧，空两字并用括号括起来，开成为“（此件不宣传、不登报）”、“（此件发至县团级）”。
13、主题词
主题词是指标印在公文上概括地反映公文主旨或中心内容的一组规范化名词或名词性词组。公文应当标注主题词。主题词的标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件标引，除类别词外，最多不超过5个主题词。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。各主题词之间空一字距离，不用标点符号。如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”
14、抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列。同一层次的抄送机关依党、政、军、顺序排列。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称，其位置在公文末页下端，版记栏上面。
15、文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以红套大字居中印在公文首页上部。“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。
16、印发机关和印发时间
印发机关和印发时间标注在抄送栏之下。印发机关排列在左，左空一字；印发时间排列在右，右空一字。
17、其他
（1）公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm），在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
（2）一般情况下，公文使用的字体应统一。发文机关标识推荐用（高22mm×宽15mm）黑变体或初号宋体字；大标题使用2号宋体；小标题使用3号宋体；秘密等级、缓急归限和各标记字符或其他重点字句使用3号黑体字；主题词使用3号宋体字；正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，采用3号仿宋体字；批语、按语使用3号楷体。
（3）页边与图文区尺寸
公文用纸上白边（天头）宽 20mm±0.5mm;
公文用纸下白边（地脚）宽 7mm±0.5mm;
公文用纸左白边（订口）宽 20mm±0.5mm;
公文用纸右白边（翻口）宽 15mm±0.5mm;
（4）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政面关公文格式》国家标准执行。
公文的格式示意图
顺序号
密级
急度
抄送：
印发机关 ××年×月×日印发
（印数）
00000001
急
机密
××县人民政府文件
×府发[2004]××号
××县人民政府
关于××××××××××通知
各乡镇人民政府、县政府各工作部门：
××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××
××××××××。
附件：××××××××××
××县人民政府（印章）
2004年3月15日
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