□辽宁港口集团有限公司刘亚曼
工程档案是建设项目在立项、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的具有保存价值的文件、图纸和影像资料。它具有原始性、图物相符性，是保证项目工程管理、维护、检查、使用以及多年以后改扩建的原始依据。因此，工程档案的准确性和完整性贯穿工程项目管理的全过程。本文以“绥中港区101#-103#通用泊位改扩建工程”为例，介绍如何做好工程项目档案归档管理工作。
一、采用预归档制度，确保工程项目档案的完整性
根据港区建设需求，本工程属于改扩建工程。部分工程已完成施工，施工、监理档案形成较早，在档案整理过程中，档案管理部门采用预归档的管理办法，对项目立项审批、招投标、勘察设计、施工、监理及单项竣工验收全过程中形成的文件进行收集预归档。即对已形成档案单独存放，待项目初步设计批复后，建设单位工程档案管理人员按照本项目的初步设计和《重大建设项目档案验收办法》和相关要求统一整理项目档案。通过采用预归档制度，为档案单项验收奠定了基础，保证了本项目档案的完整性。
二、落实监理责任，加强监理档案的编制和管理
1.明确工程监理档案重点。本次改扩建工程不涉及码头结构改造施工，只包括围墙和绿化施工两部分。在围墙工程的监理过程中，围墙基础和砌筑是此项工程的监理工作重点，监理文件的形成和整理过程中要重点关注；而绿化工程中的苗木栽植则是本工程的重中之重，现场监理人员就会特别关注、认真审查此方面的文件。严格按照施工工序和相关规范要求进行隐蔽、分项、分部工程验收过程中各项资料的收集和整理，签认并及时归档验收文件，保证实体工程与文字档案一致性。
2.注重监理档案形成的闭合性。根据本工程特点，监理人员在档案收集整理的过程中，注重资料收集的闭合性。对于围墙基础施工和砌筑工程，做到现场专监认真审查过程资料，保证其真实性和完整性；对于苗木栽植等重点工程，由现场监理员着重审查，确保该部分文件合法、合规、真实、
有效。做到文件的形成、来源符合实际，单
位和个人签章手续完备，文件收集全面完
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为什么叫兽兽整，文件编制系统规范，能够真实准确反映
工程监理过程的情况。
3.强化监理档案编制的完整性。根据
业主的委托，公司组建了相应的工程项目
监理部，并根据工程特点对项目监理档案
的总体框架进行规划，建立档案资料管理
制度和检查制度。监理资料均由专业监理
工程师负责形成、收集和整理。在资料整理
和编制过程中定期自检，并由总监不定期
进行检查，发现问题及时整改。整理资料归
档后，总监理工程师对监理资料编制的完
整性进行检查确认，实施总监负责制。
李亚红个人资料4.落实监理档案的自检制度。为确保
监理档案的真实性、系统性和完整性，避免
把监理日记写成“回忆录”，监理公司专门
组建了考核小组，由公司经理任组长、技术
部相关人员和各监理部总监任组员，每月
下旬对各监理部工作情况进行考核，其中，
将监理资料管理工作作为考核的主要内容
之一。工程监理期间，本项目共开展工程监
理业务考核6次，发现和纠正不足项累计
21项。通过监理部自检和公司考核，有效
地提高了监理部对监理档案的管理水平，
确保监理资料从形成到组卷、归档实现了
科学化、规范化管理。
5.严格执行规范进行监理档案归档。
本工程监理档案依据国家《重大建设项目
档案验收办法》《水运建设项目文件材料立
卷归档管理办法》《辽宁省建筑工程文件编
制归档规程》《水运工程监理规范》及绥中
迪拜的街头风光
港集团有限公司的管理及编制要求整理归
档。归档资料范围为工程施工阶段监理资
料。包括各阶段施工的监理合同；《监理规
划》和《监理实施细则》；与各方的往来文
件；会议纪要、监理业务联系单等；质量控
制资料及质量事故处理报告；隐蔽/分项
工程报验单和单位工程质量评定表；原材
料和混凝土监理平行检测报告；专题报告；
工程费用控制资料；监理月报；工程质量评
价建议；监理工作总结报告；工程交工验收
资料及“交工验收证书”或“中间验收证书”
等。文字档案中每卷文件均按管理文件和
质量控制、进度控制、费用控制文件组卷成
册后归档。
三、发挥监理人员审核施工档案的作
用，确保工程施工档案质量
施工单位往往侧重于施工质量、进度
和安全管理，普遍存在对工程档案管理不
唐人街探案3谁是真正的q
重视的问题，施工管理与竣工资料不能同
步进行。施工过程资料与归档资料不能做
到一致性，竣工材料书写不规范，纸张不标
准，内容不真实、不准确，使用表格不规范，
移交不及时等问题经常出现，难以保证资
料管理的深度。为了避免这类问题的发生，
本项目充分发挥了监理人员对工程施工档
案的审核作用，确保了工程施工档案的规
范性和系统性。
1.明确责任，促进施工档案规范化。为
加强施工档案的受控状态，充分发挥监理
人员的技术力量，建设单位在与监理单位
签订合同时，明确监理工程师对施工单位
的工程档案具有监督、检查、审核、签认的
责任。建设单位档案管理部门指导监理工
程师做好监理档案管理工作，同时负责检
查监督施工单位建立健全施工档案资料管
理制度。通过监理工程师对施工单位档案
资料收集、积累的完整性、准确性、系统性
及立卷工作进行检查指导，进一步规范施
工单位的档案资料归档管理工作。
2.阶段性过程签认，加强施工档案审
核。根据本工程监理规划，明确本工程围墙
基础和砌筑、苗木栽植等工程是档案资料
归档的重点。施工期间，监理部多次监督、
审查施工单位的该部分内容，发现问题及
时督促整改。工程实施过程中，施工单位能
够按照合同约定，进行工程档案的组织、编
制工作，同时接受监理单位的监督和检查，
按时限要求及时向监理单位申请阶段性签
认，并在工程竣工前将工程档案整理完毕
移交建设单位。
3.开展竣工图专项审查，保证图纸真
实性。工程完工后，由工程部和监理部对竣
工图及其编制说明进行专项审查。涉及设
计变更的竣工图纸，按设计变更内容逐张
进行修改，并标明变更修改依据；凡施工图
结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变
更部分超过图面1/3的，均重新绘制竣工
k e xu eg u an li科学管理★
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2020第2
□阜新市清河门区城乡建设服务中心牟俭
一、新时期住建文书档案管理的特点
1.管理对象繁杂。文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案，包括指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性。对于住建行业而言，又与城乡建设科学技术档案具有千丝万缕的联系，时刻为城乡建设发展提供重要的参考和依据，自然引申到科学技术档案管理对象范围，区别于科学技术档案的专业唯一性，管理对象相对繁杂。
2.档案管理内容丰富。文书档案管理工作是单位各项事务的真实反映与记录，住建文书档案在行政管理、党管理、会计档案等基础上，更涉及建设领域规划、建设、管理等过程中的专业范畴，故而，文书档案管理内容较为丰富，文书档案载体更加多样化，这无疑为文书档案管理增加了一定的难度。因此，只有提升对文书档案管理的认识，不断提高档案管理人员的专业素质，才能够实现住建文书档案管理的真正价值。
3.文书档案管理具有重要作用。文书工作与文书档案管理之间具有密切相连性，住建文书档案工作人员的职业责任感、工作态度、管理技能和水平，直接影响到文书档案管理质量和效率，对城乡建设发展过程中的实施活动和制定未来发展规划策略具有不可替代的价值和作用。文书档案能够为领导分析城乡建设现状，提高决策结果的科学性与合理性。因此，做好文书档案管理工作，对于住建行业各单位的日常管理和城乡建设发展意义重大。
二、新时期住建文书档案管理的不足
1.管理制度不完善。随着城乡建设的不断发展，文书档案所承载的内容不断增多，范围不断扩大。传统的档案管理方式虽然也在不断改进，但还只是形式上的变化，还存在诸多的问题和不足。如档案记录不够规范，编码错误、组卷混乱、目录缺失、查阅效
率低等，极大降低了档案管理的质量和服务
功能，产生了诸多不利影响，在管理制度方
面还需要进一步规范和完善。
2.管理内容缺乏有效的衔接。在档案管
理工作中，还存在分块管理的方式，不能够
形成完整的体系，在形式上存在着分化的现
象。公文处理与档案管理缺乏有效的衔接，
公文处理和档案管理的科学、规范意识不
强，容易导致某些重要文件不能及时归档，
为日后的查阅和利用带来困扰。同时，档案
管理人员的工作面对多个部门，沟通和联系
不畅、信息不对称，导致档案整理不完善、档
案缺失，在一定程度上影响了文书档案管理
工作质量的提升。
3.管理人员专业素质不强。在新时期信
息化管理背景下，文书档案管理对人员的专
业素质要求较高，管理人员必须要具备较强
的专业管理技能。从目前来看，从事专业档
案管理的人员配备不足，管理者往往由办公
室的秘书兼职，在精力和专业程度上均明显
缺乏。加之在业务培训方面没有足够的力
度，缺少系统性培训，素质普遍偏低，对档案
管理工作的重要性和认识程度不高，给档案
管理的日常工作带来诸多不便。
三、新时期做好住建文书档案管理工作
的对策建议
.1.完善文书档案管理制度和规范管理
是基础。加强适应新时期发展特点的制度建
设是做好住建文书档案管理的基础和保障，
具体来说，要从完善制度和强化监督入手。
一方面，充分借鉴先进的管理策略和管理经
验，结合住建工作特点，建立和完善适合本
地区城乡建设发展的管理制度，提升文书档
案管理工作质量和效率，为地区建设发展服
务；另一方面，强化日常监督机制，确保制度
落实到位并切实执行，严格人员管理，规范
档案管理程序。结合绩效考核体系，建立相
应的激励和约束机制，推动文书档案管理工
作步入科学化、制度化、规范化轨道，提升工
作效能并充分发挥档案管理的时效性、真实
性和实用性。
2.强化文书档案管理内容的有效衔接
是保障。建立网格化管理体系，档案管理部
门与其他部门、各专业部门之间、文书工作
人员与档案管理人员之间形成便利的沟通
与交流机制，实现工作内容的有效联接和信
息共享，使部门工作与文书档案管理形成整
体。增强公文处理和档案管理的标准化、规
范化意识，改进工作作风和文风，确保各类
资料的真实性、准确性和全面性，有效提升
公文处理和档案管理质量和服务能力，达到
内容与形式上的统一，实现文书工作与档案
管理的紧密结合。
3.提升人员素质是做好文书档案管理
的必要条件。做好新时期住建文书档案管理
工作，需要不断提升工作人员的管理技能和
水平，增强档案意识和业务培训是必不可少
的环节。一方面，强化档案管理专业化队伍
建设，提高专职从业人员比例，提升档案工
作人员的专业意识、社会意识和服务意识；
另一方面，加强业务培训，增强对档案管理
工作的思想认识和重要性认知，熟悉现代信
息化管理技术，提升计算机和网络应用能
力，及时学习和掌握先进的档案管理技术和
经验，不断提高文书档案管理质量，实现档
案管理服务功能的最大化。
住建文书档案管理对于城乡建设发展
意义重大，在新时期经济社会高质量发展的
背景下，文书档案只有不断创新和发展，才
能充分发挥档案的功用，才能更加积极有效
地服务于各项工作，也才能让档案管理工作
与经济社会的发展同步。
参考文献
[1]贾心洁.“互联网+”时代运用O A系统处理公文
对高校文书档案管理的影响——
—基于S W O T分
析法[J]．机电兵船档案，2017（2）:37－38．
图。通过监理人员的审核，本项目竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，签章手续完备，施工单位最终形成的工程档案齐全、系统、完整，能够准确记录和体现工程施工实际情况。最终由建设单位对工程档案完成分类、装订、排列、编号、编目，组织验收。
通过一系列措施，“绥中港区101#-103
#通用泊位改扩建工程”顺利通过档案专项
验收。在档案整理过程中，为了保证工程项
目档案能够真实记录和反映项目建设的全
过程，同时做到档案资料的齐全性、完整性、
准确性和系统性，不仅要靠项目建设单位档
案管理部门的管理，更要靠工程管理部门、
施工单位、监理单位的共同努力，不断提升
各专业人员的管理水平，严格执行档案管理
规定，强化对工程档案主动归档的意识，从
而做好工程项目档案归档管理工作。
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