企业证照管理制度
第一章总 则
第一条 目的
为规范集团及其控股子公司的企业证照业务管理，保障公司证照安全有效、提高证照应用效率，根据证照业务实际,制定本管理办法.
第二条 定义
企业证照是指依据法律法规或市场惯例,企业应具备的、可以重复使用的各种身份证明文件、权属证明文件、许可文件、鉴定文件的正本、副本及相应的电子数字证书。（以下简称“证照”）
第三条 证照管理原则
集中保管：是指公司所有证照由公司综合档案室集中保管，需要借用时办理借出登记.
分工办理:是公司指定对口部门分工负责办理证照的申请新办、审核更换等工作.
借用管理：是指公司对证照的借用采取借用审批、借用登记、定期盘点、归还核销等措施进行有效管理.
第二章证照的分类
第四条 按用途分，可分为:身份类证照、权属类证照、许可类证照、评价类证照。
身份类：是证明企业身份的物件,具有“一个组织只一个唯一号码”的特点。
如，工商管理部门签发的《营业执照》（商事登记证)、人民银行签发的《机构信用代码证》、社保机构签发的《社会保险登记证》等。
权属类：是政府机构签发的明确资产权利法律归属的物件，其特点是对资产的独占性。
如,国土部门签发的《国有土地使用权证》、房产登记部门签发的《房地产权证》、《不动
产登记证》、车辆管理部门签发的《》、商标管理部门签发《商标注册证》、知识产权局签发的《发明专利证书》、《实用新型专利证书》、《外观设计专利证书》等。
许可类：是政府管理机关或商业机构授予企业从事某项活动权利的证件。
如人民银行签发的《开户许可证》、质量监督部门签发的《全国工业产品生产许可证》、交通运输管理部门签发的《道路运输经营许可证》、环保部门的签发《排污许可证》、省市政府签发《台港澳侨投资企业批准证书》等等.
鉴定类：是政府或第三方中介对公司某项工作达到一定水平的评价证明证书。
如ISO系列证书、税务部门的纳税证明、《车辆购置税完税证明（正本)》、工商机关签发的“驰名商标“认定，中介机构发布的省、市“名牌产品”等。
第五条 按正式程度分，有正本和副本。
身份类证照一般有正本和副本，如《营业执照》有正本和副本。正本、副本的使用，各政府部门规定不一致。一般情况，副本使用较多,或用于张贴或用于政府部门办事。
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第六条 按介质分，可分为纸质证照、电子证照
身份类证照附有电子数字签注证书(即Key）,用于企业在政府IT系统办事时登陆系统、证明身份之用.如与《组织机构代码证》对应的“组织机构数字证书KEY”，与国税局《税务登记证》对应的“纳税申报KEY”，商业银行网络银行的Key等。
第三章职责分工
第七条 集团总经办:
1、集团总经办为证照主管部门，负责对公司证照业务实行统筹规划、组织协调，统一制度，监督和指导。
2、负责制定制度，对制度执行情况进行培训、指导、监督、检查。
3、对公司证照业务工作实行统筹规划，组织协调各部门、各方面的力量，保障公司证照公司安全有序开展.
4、根据公司职能分工，制证照办理及审核更换工作分工表，经公司审批后组织实施。
除夕的风俗有哪些第八条 集团综合档案室：
1、负责公司证照的集中保管，对集中保管的证照的安全完整负责。
2、负责建立证照台帐，登记证照出入库记录，定期报告证照保管、办理、借用情况。督促新办及借出的证照的收缴。
3、集团总经办指派专人负责综合档案室的证照保管日常业务。
第九条 对口部门：
1、对口部门对相关证照的及时办理和定期审核负责。
2、证照办理或审核后,及时将证照移交集团综合档案室集中保管.
第十条 借用部门：
1、借用部门对借用的证照合法使用及证照的安全完整性负责。
2、借用部门按制度办理借用审批,借出等记，及时归还证照。
第四章主要业务流程管理
第十一条 证照保管要求
1、公司实行证照“集中保管”制度.
2、集团综合档案室为证照的集中保管部门，总经办指派专人负责证照的保管。
3、档案（证照）管理员变更调整，应办理岗位交接手续,总经办负责交接监督。交接记录表应与证照台帐一起存放。
4、新办或定期审核后的证照，应在办理后一周内移交集团综合档案室集中保管.
5、证照应单独存放于放火、防潮、防尘、防盗的场所。
6、档案(证照)管理员应对集中保管的证照建立和登记“证照台帐”.每月15日前向总经办负责人、审计监察部门、公司领导报送一次证照存续情况，并对各对口部门单独报告其对口的证照的存续情况。
7、档案（证照）管理员对借出的证照应督促借出部门按时归还，对归还的证照应检查其完整性,缺失损坏的应及时报告总经办负责人处置。对逾期不还的，应及时报告总经办负责人处置.
第十二条 证照的借用管理
1、证照借用应按有关审批权限进行审批。档案(证照)管理员凭审批文件办理证照借出及登记.证照保管员应将借用审批记录保留3年，以便审计部门对其操作规范性进行审计监察.
2、证照借用审批程序:申请（经办人)→审核（部门负责人）→审批(总经办负责人）
3、证照借用时间原则上不超过一个月,超过一个月应办理延期审批。个别需要长期使用的证照,应先退回综合档案室,再办理借用手续。
4、证照借用部门应按规定期限归还借出的证照。档案（证照)管理员应披露超期未归还的证照的情况。
第十三条 证照的办理及审核
1、证照的办理及审核，由总经办依据公司部门职责分工及政府事务对口划分,不能划分给公司部门的证照，由总经办负责办理及年审.
2、对口部门负责办理有关证照，有权要求有关部门协同办理相关资料、手续、现场审核等工作，并对协同情况进行考核，报总经办进行处罚。
第五章管理考核
第十四条 激励考核措施
1、档案(证照）管理员如属于兼职的人员，证照主管部门应根据其承担的证照管理及非证照管理全部工作量，酌情给予其适当证照管理方面的补助.
2、对于证照办理或审核有功的人员，公司酌情给予200—2000分的激励考核.
第十五条 约束考核措施
1、档案(证照）管理员存在未建立证照台帐、未按期报告证照台帐、未审批擅自借出证照、未追缴新办或超期借出证照等失职行为的，每项违规给予50分的负激励考核。
2、证照对口部门存在未及时新办证照或完成定期审核等失职行为的，每项违规对直接经办人其直接上级分别给予100分的负激励考核。
3、证照对口办理部门在办理或定期审核证照过程中,公司相关协同部门不予配合影响办理或定期年审的，对相关责任人及其直接上级分别给予50—100分的负激励考核。
4、遗失或损毁证照的，对直接责任人及其直接上级给予300—1000分的负激励考核。相关责任人承担证照遗失或损毁给公司带来损失的赔偿责任。
第六章附 则
第十六条 本制度适用于XXXX集团及其控股子公司有关证照的管理。
第十八条 本制度由集团总经办负责修订解释，自签发之日起执行。
附件:《2018年证照管理对口分工表》
XXXXX集团
二○一八年五月十八日
发放范围：集团及子公司 报 送：董事长、副董事长、总经理、副总经理
编 制：总经办 存 档：总经办
附件：
2018年证照管理对口分工表
证照名称 | 类别 | 对口部门 | |
广东地区 | 华东地区 | ||
营业执照 | 身份类 | 铜企管部 | 企管部 |
组织机构数字证书(UKEY） | 身份类 | 铜企管部 | 企管部 |
台港澳侨投资企业批准证书 | 许可类 | 铜企管部 | 企管部 |
广东省工会社会团体法人资格证 | 身份类 | 铜企管部 | 企管部 |
组织机构代码证—工会 | 身份类 | 铜企管部 | 企管部 |
外商投资企业财政登记证 | 身份类 | 铜企管部 | -- |
道路运输经营许可证 | 许可类 | 车队 | 企管部 |
机动车辆登记证 | 权属类 | 车队 | 企管部 |
车辆购置税完税证明(正本) | 鉴定类 | 车队 | 企管部 |
房地产权证 | 权属类 | 总经办 | 企管部 |
银行开户许可证 | 许可类 | 高枫事件 资金部 | 财务部 |
机构信用代码证 | 身份类 | 资金部 | 财务部 |
一般纳税人认定通知 | 许可类 | 财务部 | 财务部 |
银行开户许可证-工会 | 许可类 | 资金部 | 财务部 |
机构信用代码证-工会 | 身份类 | 资金部 | 财务部 |
高新技术企业证书及牌匾 | 鉴定类 | 总经办 | -— |
民营科技企业资格证书 | 身份类 | 总经办 | 吴镇宇微博 —— |
全国工业品生产许可证 | 许可类 | 铜企管部 | 企管部 我心中的那一抹绿 |
ISO9001质量管理体系认证证书 | 鉴定类 | 铜企管部 | 企管部 |
ISO14000环境管理体系认证证书 | 鉴定类 | 铜企管部 | 企管部 |
广东省采用国际标准产品认可证书 | 鉴定类 | 铜企管部 | |
广东省清洁生产企业证书 | 鉴定类 | 铜企管部 | |
广东省污染物排放许可证 | 许可类 | 铜企管部 | |
安全生产标准化证书 | 鉴定类 | 铜企管部 | |
对外贸易经营者备案登记表 | 身份类 | 销售公司 | 芜湖销售部 |
海关报关单位注册登记证 | 身份类 | 销售公司 | 芜湖销售部 |
自理报检企业备案登记证明书 | 身份类 | 销售公司 | 芜湖销售部 |
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