Word常用办公自动化功能汇总
目录
摘要 (1)
I 概述 (1)
II 多级标题自动编号及自动生成目录 (3)
A 多级标题自动编号 (3)
B 自动生成目录 (3)
III 公式、图形、表格等自动编号及交叉引用 (4)
黄圣依怀孕A 自动编号 (4)
B 交叉引用 (4)
IV 插入参考文献及其交叉引用 (4)
A 插入参考文献 (4)
B 交叉引用 (5)
V 其它Word小技巧 (5)
A 查或替换特殊字符 (5)
折纸粽子B 在特定单词前后插入特殊符号 (5)
C 统计单个词在文件中出现的次数 (5)
D 插入单栏脚注方法 (5)
E 实用易忘快捷键 (5)
VI 结论 (6)
VII 致谢 (6)
参考资料 (6)
摘要
本文对本人掌握的一些常用Word知识，以编号及交叉引用的自动化为核心，对各级标题自动编号及自动生成目录，公式、图形、表格的自动编号及交叉引用，参考文献自动编号及交叉引用，以及其它常用Word小技巧做了总结。以下内容适用于MS Word2003。
bacou是什么牌子关键词：Word; 自动化; 编号; 交叉引用; 小技巧
I概述
在编辑Word文件时，经常会遇到对某对象编号及其引用问题，例如图1所示的某文件结构。
图1所示文件结构涉及到各级标题、公式、图形、表格和参考文献的编号和多处引用，结构比较复杂。纯手工输入公式后面和交叉引用处的编号，当文件内容较少、逻辑结构简单、修改量较少时是不错的选择，但文件内容很多，比如写毕业论文时，不仅极其麻烦，还容易出错。牵涉到各章节公式、图形、表格编号时，修改起来就更麻烦了，往往“牵一发而动全身”。假如删掉了图1中的式(1-1)，第一章所有的公式都要“进一位”：式(1-2)改成式(1-1)……，引用的地方也要作相应修改。值得高兴的是，我们遇到的这些问题，MS Word 都帮我们考虑到了，如果使用它提供的自动编号和引用功能，这个问题就变得非常简单，而且不会出错。下文给出其解决方法。
图1 文件结构示例
II多级标题自动编号及自动生成目录
A多级标题自动编号
1. 打开“格式”工具条。如果“格式”工具条没有打开，右键菜单右边空白处，选择“格
式”。
2. 单击“格式”工具条最左边的AA，在右边弹出“样式和格式”页面框，看到“请选择要
应用的格式”。
3. 单击“标题1”右边的回车箭头，弹出下拉菜单，选择“修改”，弹出“修改样式”对话
陈翔的女友框。
4. 单击左下角的“格式”，弹出下拉菜单，选择“编号”→“多级符号”，选择你想要的格
式。我们选择图1所示格式示例，确定。
图2 多级符号
图3 任意多级符号设置示例
现在已经可以使用了，只要把光标放在要编号的标题中某个位置，单击相应级别的标题格式即可。但这样的多级标题格式太粗糙，为了达到我们的期望或让它更好看一些，我们经常需要进行其它的设置，这都可以通过步骤3中“修改样式”对话框来实现。这部分内容过于详细，但简单易学，不再赘述。
B自动生成目录
在以上设置的基础上，各级标题和编号已完成，只要把光标移动到要插入目录的地方，在主菜单中选择“插入”→“引用”→“索引和目录”→“目录”，确定。
如果生成的目录不好看，比如编码缩进太大，或者编码与标题空白太宽，都可以把光标放到需要调整的地方，然后调节标尺上的缩进和悬挂缩进符号进行调整。
2022年5月15日五行穿衣
III公式、图形、表格等自动编号及交叉引用
A自动编号
自动编号方法：菜单→插入→题注→公式→题注中不包含标签→编号→包含各章节号→选定分隔符→确定。
B交叉引用
引用方法：菜单→插入→交叉引用→引用类型选“公式”，引用内容选“只有标签和编号”。这时，引用处会把公式和编号一起插入到引用处，解决这个问题的方法如下[1]：方法1：Word右上方菜单栏空白处右键→自定义→命令→所有命令，到InsertStyleSeparator并拖到样式工具条上，建立样式分隔符功能。写入公式，回车enter，另起一段定义（或插入）题注，然后把光标放到公式后面，点击样式分隔符对公式和题注进行分隔。用制表符（制表符即文档左上角的粗直角线条）调整公式和题注的位置，即公示居中，题注右对齐。需要注意的是题注右对齐时，要把光标放在所插入的分隔符左边。
方法2：建立无边框的一行两列表格，把公式放在一格，在另一格定义题注，然后在文中引用即可。如果题注不在右边空格里，可以把题注先定义在外面，再剪切复制放进去。选中整个表格，右键，单元格对齐方式选最中间的那种，然后把光标放到题注单元格中，右对齐。
方法3：在公式后添加题注后，选中题注，插入→书签（别忘记命名字），书签定义成功；然后光标定位到正文中引用处，交叉引用→书签→选中刚才命名的书签即可。
张含韵多高按域更新快捷键：Ctrl+A→F9，更新。
IV插入参考文献及其交叉引用
A插入参考文献
1. 以尾注的方式插入第一个参考文献[2][3]
将光标定位于Word文件中将要插入参考文献的位置，选择菜单“插入→引用→脚注和尾注”。出现一个对话框，选择“尾注”，“文档结尾”，编号格式为“1，2，3”，按“插入”按钮，在相应位置把参考文献的内容填写完整，即成功插入了第一个参考文献。
2. 插入的参考文献加中括号
用word自动插入的参考文献是没有中括号的，参考文献全部写好后要是一个一个加中括号太麻烦。用什么方法呢？按“编辑”→“查”，在查栏中输入“^e”（如果是脚注的话就用“^f”），，再替换为：“[^&]”。这时不管是文章中还是尾注中的参考文献编号都加上了中括号。如果出现一处引用多篇参考文献，如“[1-3]”，但实际上却为“[1][2][3]”，可以选中“][2][”，右键→字体→效果→隐藏文字。交叉引用处的数字不能通过这种方法加中括号，需要自己手动加中括号。
3. 尾注中的参考文献编号去除上标标志
你会发现正文和尾注中参考文献都是上标的形式，正文的上标是你想要的，但是尾注中不是你想要的。修改方式和普通Word一样，选中编号，按快捷键“Ctrl+Shift+=”即可。也可以选中，右击，字体，
效果中上标项的勾去掉。
4. 去除“尾注分隔符”
参考文献有几页，你会发现每页的参考文献前面都有一条横线，且无法删除。它叫“尾注分隔符”。怎么删除？进入普通视图。选“视图→脚注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框，选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框（如果没有出现尾注编辑
框，可以选择菜单“视图”再选“脚注”），选择“尾注分隔符”，出现一条横线，选择该横线，删除它。再选择“尾注延续分隔符”，也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线)，选择该横线，删除它。关闭后，再按“视图→页面”切换回来。
B交叉引用
当你在文档中第N(N≥2)次引用前面文档曾经引用过的文献时，这时应采用“交叉引用”。方法：按“插入→引用→交叉引用”，出现一对话框，在引用类型中选择“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用了。
注：若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号，但交叉引用不会自动更新。怎么办？按“Ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键可以完成更新。
V其它Word小技巧
A查或替换特殊字符
菜单“编辑→查/替换”或快捷键“Ctrl+F”/“Ctrl+H”，打开查/替换对话框，点击“高级”按钮，再点击“特殊字符”，可以查/替换下拉菜单中所列出的特殊字符。
比如有时候我们从网页上复制粘贴的文字放进Word以后，换行符太多，那么我们可以把“^p^p”都替换成“^p”，就实现了去除多余行的功能。前面IVA部分的参考文献加中括号，正是用到了这一功能。
B在特定单词前后插入特殊符号
如在“DataType”前面插入换行，可以查/替换中
查：DataType；替换：^pDataType；选全部替换。
C统计单个词在文件中出现的次数
在查栏输入要统计的词，如“DataType”，替换栏输入“^&”（表示替换为原内容），点全部替换，跳出对话框提示替换了多少处，即出现了多少次。
D插入单栏脚注方法
一般论文摘要是单栏的，而正文是双栏的。有些期刊要求在首页下方插入脚注，以注明作者相关信息，并且要求脚注是单栏的。实现方法：把光标放到摘要某处，菜单：“插入”→“引用”→“脚注和尾注”，“选择脚注”。再菜单：“工具”→“选项”→“兼容性”→“自定义”，选中“按Word 6.x/95/97的方式排放脚注”。
E实用易忘快捷键
上标：Ctrl + Shift + =
下标：Ctrl + =
以词组为最小单位移动光标：Ctrl + → / ←
以单个字符为单位键盘选择：Shift + → / ←
以词组为单位加速键盘选择：Ctrl + Shift + → / ←
从一行的某处选中到行首/末：Shift + Home / End
以行为单位向上/下进行选择：Shift + ↑ / ↓
以页为单位向上/下进行选择：Shift + PageUp / PageDown
大小写字母转换：Shift + F3
在搜狗拼音输入状态下的特殊字符键盘输入：Ctrl + K
不同窗口之间的切换：Alt + Tab
显示桌面：Win + D
定时关机命令：Win + R，再运行：shutdown -s -t    （t为关机倒计时）
解除定时关机命令：Win + R，在运行：shutdown -a