Excel与Word套打功能使⽤技巧及EXCEL数据处理成绩Excel与Word套打功能使⽤技巧
婚礼邀请友⼈参加，就需要写请柬。⽽且写请柬不但要求字写得端正，还不能有错别字，再加上邀请的朋友多，写请柬就是⼀个劳累活。这时我们利⽤Word的套打功能，就会让写请柬的事情变得轻松加愉快了。下⾯，就让Word帮我们写请柬吧。
Step1：先⽤直尺测量⼀下原始请柬⼤⼩为36cm×25cm。打开Photoshop(其他的软件也⾏，只要能扫描成图⽚即可)，⽤最低的分辨率将请柬上要填写内容的那半部分扫描成qj.jpg⽂档，然后在Photoshop中将qj.jpg⽂档扩成36cm×25cm。
Step2：打开Word2003，新建Word⽂档，在“⽂件→页⾯设置”中，设置页⾯⼤⼩为25cm×36cm，边距均为2cm，⽅向选择“横向”(如图)。
注意事项：页⾯设置中⼀定要这么设，否则A3的打印机是⽆法纵向打印的。
Step3：在“格式→背景→填充效果→图⽚→选择图⽚”中选择第⼀步扫描的图⽚⽂档qj.jpg作为背景。本步注意事项：页⾯显⽰必须为100%，如果不是，背景显⽰将会错位，影响到后⾯的对位。
Step4：在“⽂件→页⾯设置”中，调整左边页边距为19.5cm，然后插⼊⼀个15⾏15列的表格。这时可以根据背景请柬中的实际位置，对表格各单元格的⼤⼩进⾏设置及合并。如果表格列数及⾏数不够或有多
余，直接进⾏增加或删除即可，设置完后，选择整张表格，在“表格属性→表格→边框和底纹→边框”中，将表格边框设为⽆。本步需要注意的是：调整表格各档⼤⼩时，遵循的顺序是从左上⾄右下，统筹安排，最后再合并单元格。
Step5：在调整好的表格中，填⼊要填的内容，设置好字体及⼤⼩。如果熟练的话，这步可以与上⾯调整表格同时进⾏。本步需要注意的是，对表格填⼊的内容要有充分的估计，如果填⼊的内容过多的话，可能会改变表格的⼤⼩。还有⼀点需要说明的是，表格的总⼤⼩最好调为刚好⼀页，这样的话，有利于后⾯批量打印。
Step6：⽤Excel建⼀⽂档，将请柬中有变化的数据做成列。本例中，有变化的地⽅只有呈请的对象及席设的包间不同，因此，我们可以将Excel设置为两列，⼀列是姓名，⼀列是席设的包间(如图)，存盘为Data.xls⽂档。 
Step7：加到Word2003中，点击“视图→⼯具栏→邮件合并”，⼯具栏上就会出现邮件合并的各项。点击打开数据源，选择刚才建的Data.xls ⽂档，按默认值确定即可。这时可以看到刚才的⼯具栏都变亮了。将光标移到要插⼊姓名的地⽅，然后点击⼯具栏上的插⼊域，将需要的域插⼊相应的表格栏中。同理在席设下⾯也插⼊“包间”域。⾄此全部设置完毕。
Step8：设置完毕后，我们可以点击⼯具栏中的“查看合并数据”查看合并效果，然后进⾏打印，看看打
印效果怎么样，如果有偏移，可以通过改变页边距及表格宽窄等来调整。达到满意效果后，我们可以点击“合并到新⽂档”将所有数据做成要打印的⽂档，还可以点击“合并到打印机”直接打印出来(如图)。
⾄此，⼀个统⼀格式可成批打印请柬的⽅法完成了。如果⼤家要改数据，可直接在中改，然后重新打开⼀遍Word⽂档就OK了。从此例我们也可以得到⼀个启发，对于很多需要套打的表格等，我们都可以⽤此办法进⾏处理。希望本⽂能对⼤家有所启⽰。
利⽤word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照⽚的证书，邮件合并能完成这个要求呢？经过⼀番摸索、查寻，终于到办法可以解决了，具体过程如下：陈炜个人资料
准备⼯作：准备⼀份考⽣信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel⼯作簿、Access数据库、Query⽂件、Foxpro⽂件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些⽂件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使⽤即可。需要注意的是：在使⽤Excel⼯作簿时，必须保证数据⽂件是数据库格式，即第⼀⾏必须是字段名，数据⾏中间不能有空⾏等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提⾼办公效率。。我最常⽤的是Excel簿，⾥⾯包含了编号、准考证号、考⽣姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照⽚的话，还需要加⼀个照⽚的路径和⽂件名的字段（如果照⽚的⽂件名正好是考⽣的准考证号或姓名的话，可免），假设照⽚放在
e:\photo⽂件夹⾥，每位考⽣的照⽚⽂件名和准考证号相对应（如果⽤姓名的话可能会碰到同名同姓
的问题）。数据准备⼯作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。
接下来的⼯作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：
1．启动word程序，从菜单栏中选择“⼯具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；
2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第⼀步“主⽂档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套⽤信函” （如果想在⼀张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗⼝（A）”按钮。
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3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开⽂件对话框中打开刚保存的Excel电⼦表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主⽂档（M）”，这时你会发现在⼯具栏中多了⼀栏邮件合并⼯具栏
4．然后画好表格填好项⽬，进⾏排版、设置纸张，再把光标置于要插⼊相应项⽬的位置，点击“邮件合并”⼯具栏的“插⼊合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题⾏是⼀⼀对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直⾄插⼊所有只包含⽂字的域。5．下⾯是实现批量打印照⽚的关键⼀步，就是照⽚域的实现：
先把光标定位在要插⼊照⽚的地⽅，按Ctrl F9插⼊⼀个域，输⼊“IncludePicture "e:\\photo\\”（不包含
外侧双引号），再按Ctrl F9插⼊⼀个域，输⼊“MergeField "准考证号"”，光标定位到这个域之后输⼊“.jpg"”，最后看到的结果应该是：
{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。（这⼀步思路很好，⽤“准考证号”后就省得为每个⽂件输⼊路径了）
现在保持光标在域中，按Shift F9将代码转换为结果，也就是把图⽚内容显⽰出来。这时候如果什么也没显⽰，不要慌，按个F9刷新⼀下域就⾏了。其实，在按Shift F9之前直接按F9刷新域也可以显⽰出来图⽚。不过图⽚⼤⼩似乎不太合适，调整⼀下吧。
6．然后单击合并到新⽂档按钮，切换到⽣成的新⽂档⾥，咦，怎么照⽚处什么都没有？不会是上当了吧？
别急，保存⽣成⽂件（不⽤关闭⽂件再打开），按Ctrl A全选，再按F9，哈哈，每位考⽣对应的照⽚是不是全出来了。＾＿＾
不对……好像所有的图⽚好像显⽰的都是第⼀个⼈的照⽚。没关系，全选这个Word⽂档，然后按F9对所有域进⾏刷新。这时候图⽚应该都换成了正确的图⽚，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个⽂档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。
图⽚刷新的问题是解决了，但是⼜出现了另⼀个问题，图⽚⼤⼩都变成调整前的了。也就是说，我们插⼊INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助⽂档，可以到，所有域代码都可以有⼀个开关，⽤来保存对域结果进⾏的格式修改：\* MERGEFORMAT（注意前⾯的\*是必须的，“*”后⾯有个空格）。所以，将上⾯的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT }
在邮件合并模板中F9刷新显⽰图⽚，调整图⽚，再合并成新⽂档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。
实际上插⼊⼀张照⽚使⽤的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插⼊准考证域⽤的是{MergeField "准考证号"}，⽽本⽂把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从⽽实现了本⽂最初提出的要求――批量打印照⽚。
如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库⽂件的情况下，对主⽂档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓⼀举多得，不⽤再专⽤软件来批量打印照⽚啦。
建议使⽤word2000，在word 2003中插⼊⽂字域的⽅法⽐较烦，在这⾥不⼀⼀表述了。
附："INCLUDEPICTURE"的Word域的⽤法：
域⽤法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }四川泡菜的做法
"FileName" ：图形⽂件的名称和位置。
如果其中包含较长的带空格⽂件名，请⽤引号引住。如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌⾯\\⽤Word邮件合并实现批量打印带照⽚证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}
指定路径（路径：操作系统⽤来定位⽂件夹或⽂件的路径，例如C:\Manual\Art\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例
如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
IncludePicture域中的⽂件名路径也可以使⽤相对路径。如{IncludePicture "邮件合并
[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，⽂件保存后则会从⽂档所在的⽂件夹下去对应⽂件。⽤相对路径的好处是只要把包含word模板⽂件、数据库⽂件和照⽚⽂件夹放在⼀个⽂件夹内，那么拷贝到其他任何⼀台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。
Switches 开关，如下：
\c  　Converter 指定要使⽤的图形筛选。图形筛选的⽂件名不带有.flt 扩展名，例如，输⼊picture 表⽰筛选⽂件Picture.flt。
\d  图形数据不随⽂档保存以减⼩⽂件长度。
\* MERGEFORMAT  注意前⾯的\*是必须的，“*”后⾯有个空格，所有域代码都有这个开关，⽤来保存对域结果进⾏的格式修改。
注意事项：
1．插⼊域的时候，包含域代码的那⼀对⼤括号并不是⼿⼯输⼊的。应该使⽤Ctrl F9来插⼊域（此时会⾃动插⼊表⽰域的那⼀对⼤括号），并在其中填写域代码。
2．特别注意，引号内的⽂件名⼀定不能写错甚⾄多加⼀个空格也不⾏，否则Word将不到图⽚⽂件，只会出现⼀个红叉。⽐如不能写成：{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。
3．最后还有⼀点不得不说明，图⽚只有在应⽤“嵌⼊型”版式的时候才可以⽤于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位⽅便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插⼊⼀个⽂本框，去掉边框等属性，并在这个⽂本框⾥插⼊INCLUDEPICTURE域代码，调⽂本框的位置
即可
数据处理好帮⼿——Excel
1. ⼀、Excel在校园中的使⽤
2. 1．教师——试卷分析数据统计（考试成绩统计）
3. 2．教师——教育科研数据统计（调查报告、随笔、论⽂）
4. 3．教育管理——各项管理数据统计
1. ⼆、Excel培训内容
2. 1．输⼊数据——直接输⼊、⾃动填充
3. 2．数据处理——
4. （1）求和、求平均
5. （2）IF函数（由数值产⽣等级）
6. （3）排序（升序、降序）
7. （4）数据分类汇总、⽣成图表
1. （⼀）认识Excel
2. （1）启动Excel：
⽅法与启动Word、PowerPoint软件⼀样：
开始→程序→ Microsoft Office → Excel
（2）认识Excel窗⼝
1. （3）准备⼯作
如何申请域名
1. 1）关闭“任务格窗”
2. 2）展开“常⽤⼯具栏”＆“格式⼯具栏”
1. （⼆）直接输⼊数据
（1）在单元格中直接输⼊数据——⽂本（汉字、数字）、数值、⽇期……
说明：
①⽂本数据包含汉字⽂本和数字⽂本（序号、学号等不需计算或前⾯带有若⼲“0”的各种编号）例：编号－“00001”、⾝份证号
－“110106************”。
②数值数据可以计算。
③数据⾃动对齐⽅式：⽂本－左对齐
数值－右对齐
⽇期－左对齐
④数值变成数字⽂本的⽅法——在数值之前添加⼀个西⽂的单引号“’”。
（2）⾃动填充数据（⽇期、序号）
数字⽂本、⽇期等数据可以⾃动填充
shmily是什么意思
第⼀，先输⼊第⼀个单元格的数据如“’00001”或“星期⼀”；
第⼆，选中该单元格，将⿏标光标放置在单元格的右下⾓，出现⿊⾊⼗字光标；
第三，向下拖动⼗字光标，会按照选中的单元格的信息⾃动填充以下的单元格。
★提⽰：我们可以应⽤Excel的这种功能快速地进⾏数据处理。
1. （三）数据处理
（1）数据的选择
操作⽬的表⽰⽅法单击⿏标左键C9选择1个单元格——C9C9
单击单元格A1，再按住shift键单击另⼀单元格D4选择A1到D4之间的12个连续单元格（区块也可以是1列或⼀
⾏）
A1：D4? （区
块）青岛的景点
A1：A9? （⼀
列）
B1：H1? （⼀
⾏）
单击单元格E1，再按住ctrl键单击另⼀单元格D3、A5、
F10任意选择不连续的单元格E1、D3、A5、F10E1,D3,A5,F10（2）求和SUM、求平均AVERAGE
1）连续单元格，可以使⽤⾃动求和按钮
2）⾮连续单元格使⽤求和函数SUM
第⼀：选中结果单元格，单击编辑栏中的函数按钮——
第⼆：在插⼊函数对话框中选择求和函数SUM并确定
第三：在“函数参数”对话框中直接输⼊单元格的名称，并⽤逗号分隔（或者直接在⼯作区中选择要求和的单元格）最后确定。
3）求平均值操作⽅法与求和⼀样，只不过选择的函数不是SUM⽽是AVERAGE。
（3）IF函数（由数值产⽣等级）
分数段等级函数表达式
<60待达标"待达标"
≥60达标If (B2>=60, "达标","待达标")
>80良IF(B2>80,"良",IF(B2>=60,"达标","待达标"))
>90优IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>6=0,"达标","待达标")))
＝100优＋IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>＝60,"达标","待达标"))))
完整的语句：
=IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>60,"达标","待达标"))))
操作⽅法：
第⼀，选中C2单元格，要根据B2单元格中的数值，在C2单元格中显⽰等级；
第⼆，单击编辑栏中的函数按钮——fx，选择函数IF；
第三，在“函数参数”对话框中输⼊判断表达式：
第四，单击“确定”即在C2中⽣成等级。
第五，选中C2单元格，将光标放置在单元格右下⾓，出现⼩⿊⼗字光标向下拖拽⿏标，所有学⽣的等级即可⽣成。
★提⽰：If函数可以嵌套多层，实现多重判断。
⽅法：
第⼀，将光标放在C2单元格，编辑栏中显⽰=IF(B2>=60,"达标","待达标")
第⼆，请选中等号后边的所有内容进⾏复制；
第三，单击fx按钮，进⾏第⼆层判断，输⼊表达式并将复制的内容粘贴到相应的参数选项内。
第四，依次类推，完成判断。
（4）? 排序（升序、降序）
⽅法：
第⼀，选中排序数据A2：D42。
第⼆，单击“数据”菜单中的“排序选项”
第三，选择“排序”对话框中的主要关键字——“成绩”，实现按成绩排序，选择升序或降序排列，单击“确定”完成。
（5）数据分类汇总、⽣成图表
要想⽣成图表，我们先要对数据进⾏分类汇总：
⽅法：
第⼀，选中所有内容，单击“数据”菜单中的“分类汇总”选项；
第⼆，在“分类汇总”对话框中选择“分类字段”为“等级”；“汇总⽅式”为“计数”；“选定汇总项”为“等级”以及选中“汇总结果显⽰在下⽅”最后确定。第三，在出现的汇总表中只显⽰统计结果，并将统计结果（
等级及⼈数）复制到空⽩的单元格中：
第四，选中统计数据，单击“常⽤⼯具栏”上的“图表向导”根据提⽰建⽴图表。
“成绩统计”图表即显⽰在⼯作簿中，⽣成的图表可以应⽤于Word⽂档PowerPoint⽂档中，并且可以随时修改。