邮件的格式和字体
邮件正文的格式
字体：宋体或仿宋，非衬线字体，简约，衬线字体楷体也可以，但个人不推荐
字号：四号以上，你想想一个小五的字体，对方400度近视，那会是一个什么样的阅读体验？我们这代经过高考摧残的人，不近视的有几个？因此，字号的大小也是一种礼仪。
颜搭配：正文推荐好黑，三种以内，参考金正昆老师的服饰礼仪。
签名和结束语：不要在签名处做广告，不要在签名处做广告，不要在签名处做广告
上面是一个同事和我的内部沟通邮件的签名，下面的这些业务介绍对我来说没有任何用，我本身对于大而全的东西就是比较排斥的，没有好感，因此会习惯性屏蔽这种类型的业务介绍。一个签名不够用，如何设置多个签名快速切换应对不同的场景需求，参考 如何设置多个签名轻松应对不同客户体
邮件中的图片：
裁掉不需要的部分，对于需要模糊处理的部分打上马赛克，确保信息保密，不对其他人造成隐私泄露。通过图片的边角拖拽和调整截图的尺寸调整：Windows系统自带paint（画图工具），推荐搜狗输入法的截图工具（所有的电脑上都能装）和QQ的截图工具（马赛克功能比搜狗的方便）都可以对图片进行编辑，同时对这些截图功能设置快捷键我的习惯是搜狗截图CTRL+SHIFT+A ;QQ的截图是Ctrl+Alt+A，使用快捷键提高工作效率。快捷键的好处是只要按下这个健就会得到确定的结果，而且可以盲打。而鼠标还需要眼镜配合搜寻定位，工作量和效率是不一样的。哪怕只是省两秒钟，也值得。
邮件的附件：
前面我们说了，写一封邮件的顺序是先写附件，再写主题，然后正文，最后收件人。首要的问题是不遗漏附件
图片附件的大小，无特殊要求，压缩到200kB以内，最大不超过1M。对于图片进行命名，不要是系统默认的DCM等等，因为Office的Index（索引）引擎是会把附件的名字也建立在索引中的，方便后续的搜索
对于多个附件的邮件，对于附件进行编号：附件1：+附件名称，附件2：+附件名称……，超过5个，使用压缩包进行打包后压缩成一个压缩文件。
对于WORD，PPT等不需要对方编辑的文件，转换成PDF之后再发送给对方。第一是保护作者的权益，第二是PDF的阅读体验比WORD和PPT要好的多，而且也会降低文件的大小。另外对于很多外资企业，对于合同等正式文件，为了避嫌，正轨的操作方式是不接受WORD,EXCEL等可以编辑的方式发送的，要求必须是PDF格式。
的格式总体的附件大小不要超过10M，这是很多服务器的设置。之前有个同事无意中发了一个电子贺卡，73M，导致在工作繁忙时间段接近崩溃，正常的邮件收发无法进行，然后这个人直接被Fire掉了。即便没有这么严重，因为工作正忙的时候，邮箱堵塞带给人的感觉也是非常不好的。一个人的印象分就这么一点点的丧失，而自己感觉不到。如果附件超过10M，使用大附件助手发送，这样对方收到的是一个附件下载链接，邮件就很小了。使用安装方法参考 outlook大附件工具助手使用 Frank IT tips No10
最后：在邮件发出去之前，无论是多么着急的邮件，一定要检查一遍，一定要检查一遍，一定要检查一遍，重要的事情说三遍，包括附件一定在邮件中打开再看一遍，确保附件没
错，附件内容没有遗漏。
邮件检查清单如下：
收件人，抄送人和密送人是否准确，检查后面的城市简拼，参考 如何确保英文名字相同的邮箱不会发错
主题：是否完整的描述了目的
附件：附件的命名是否完整，附件的先后顺序，附件的内容
正文：Outlook有拼写检查功能，建议打开拼写检查功能，对于常见的错别字，下面会有红的波浪线提示
检查邮件的顺序和编写邮件的顺序不保持一致，因为我们的大脑按照同一种模式思考会有思考惯性，有选择性屏蔽。