【⼲货】最全的电⼦邮件礼仪详解
提⽰：
据统计，如今互联⽹每天传送的电⼦邮件已达数百亿封，但有⼀半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重⼀个⼈，⾸先就要懂得替他节省时间”，电⼦邮件礼仪的⼀个重要⽅⾯就是节省他⼈时间，只把有价值的信息提供给需要的⼈。
写Email就能看出⼀个⼈为⼈处世的态度。你作为发信⼈写每封Email的时候，要想到收信⼈会怎样看这封Email，你想表达什么给对⽅，或者站在对⽅⽴场考虑。同时勿对别⼈之回答过度期望，当然更不应对别⼈之回答不屑⼀顾。
邮件与私⼈信件有着很⼤区别，这是⼀个职场邮件礼仪的问题。
关于主题
1、主题应明确，便于读信通过主题了解邮件内容及重要性，及便于收件归档。
2、主题要简明扼要，不要冗长，便于收件⼈通过任何收件软件提醒就能概略了解邮件内容。
3、主题要清晰并⾼度概括邮件内容，建议⼀封邮件只有唯⼀⼀个主题。
4、主题中不应有夸张的注释，如“” 、“加急” 、“特别重要”等，如确实重要或加急件，可⽤电话强调说明。
关于称呼与问候
1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件⼈。这既显得礼貌，也明确提醒某收件⼈，此邮件是⾯向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件⼈的情况下可以称呼“⼤家”。
如果对⽅有职务，应按职务尊称对⽅，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先⽣”、“x⼩”称呼，但要把性别先搞清楚。
2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写⼀个“HI”，中⽂的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中⽂的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多⼈不怪”，礼貌⼀些，总是好的，即便邮件中有些地⽅不妥，对⽅也能平静的看待。
关于正⽂
的格式1、所有邮件必须要有正⽂内容，便于与收件⼈之间的充分沟通。
2、正⽂称呼要恰当，通常称姓+职务，或姓+先⽣/⼥⼠，同时注意不要弄错性别。忌⽤“亲”“童鞋”等⽹络化称呼。
3、正⽂开始前建议尽量要有问候语，以⽰友好。若发件⼈与对⽅是⾸次接触，正⽂开始前还需要先介绍⾃⼰，即说明⾃⼰的职务⾝份。
4、正⽂要简明扼要的说明事件背景，如邮件有附加附件，需要在正⽂中说明以下事项：
l 附件的主题
l 简单概述主要内容
l 由谁提供
l 由谁提供
l 附件的数量
5、正⽂必须要说明对收件⼈的要求，即发件⼈需要收件⼈收到邮件后如何做。
建议⼀份有效的⼯作邮件应⾄少有⼀句祈使句，明确收件⼈所要做的动作，如“请回复”、“请批准”等，应尽可能在这些动词前加上发件⼈所期望（或要求）的时限。
6、正⽂尽量使⽤正式规范，精准的语句，以减少歧义，尽量少⽤⼝头语。
建议：⼀般情况下邮件可分三段，第⼀段开头（介绍事件背景），第⼆段正⽂（概括阐述主要说明的事项内容），第三段总结（或说明期望需求，或相关附件名称等）。
7、正⽂版⾯应规范整洁，并使⽤企业VI标准字体、字号，严禁使⽤奇异的字体，防⽌对⽅阅读时字体变形影响阅读。对部分要强调的内容可以通过加粗、下划线等来突出，或⽤图表来说明，忌⽤背景信纸。
关于附件
1、为避免阅读障碍，附件要使⽤或转换成常⽤的⽂档格式，如WORD、EXCEL、PDF、JPG等。
2、附件名称要精准规范，针对邮件要表达的意思命名或改名，并保持附件名称与正⽂说明的附件名称⼀致。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对⽅可以清楚的知道发件⼈信息。虽然你的朋友可能从发件⼈中认出你，但不要为你的朋友设计这样的⼯作。
1、使⽤邮件的签名档，会使邮件显得更加规范，也会提⾼拟写邮件的效率。
2、邮件签名档应使⽤企业VI标准格式、字体、字号。
回复技巧
1、所有⼈员应养成定时查看邮件的习惯，通过电脑桌⾯提醒或⼿机邮箱软件来管理邮件。
2、收件⼈收到邮件后应第⼀时间回复，即便邮件事项内容当时没有处理或暂时⽆解决⽅案，也应回复发件⼈邮件已收到，并告知发件⼈最终回复的时间或结果。
3、收件⼈对发件⼈提出的问题不清楚或有不同意见时，应与发件⼈单独沟通，回复对⽅邮件时，应根据回复内容需要更改标题，建议不要回复⼀⼤串。
4、区分Reply和Reply All，评估邮件信息是否可以全部回复，需要时尽量达到信息共享，但如果共享信息对与其他⼈关联性不强，则直接单独回复即可，以减少⼲扰。
经过这⼀系列的讨论，⼤家对职场电⼦邮件中的礼仪应该有初步的认识了。归结到底两句话：只发有必要的邮件，认真发邮件！
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