制度文件描述表
使用规范及管理制度
第一章实施背景
鉴于公司不断扩大增员、事务工作日益繁杂，在日常工作中作为传递信息的媒介作用日益凸显。公司在受益于带来的便利之余，各种不规范及弊端带来的烦扰也日渐涌现，诸如：邮件冗余信息过多、重点不明，发送、抄送人员不明确，缺少或主题不明，书写格式和签名不规范，措辞过于随意等。且，部分人员混淆意义，使之单纯作为规避责任的证据留存，造成垃圾邮件泛滥等。
第二章推行意义
邮件文化及管理规范在全国公司范围内的倡导培养并贯彻执行，将形成企业对外商务沟通展示形象的良好名片。
第三章使用范围及流转职责
1、各类、各级的任何请示、回复、传达、公务、对外联系等一切工作沟通与协调须通过完成。
2、各类、各级的沟通邮件须至少保存20个工作日，离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。
3、为保证邮箱正常使用，每天在岗时间必须开启邮件软件，并设置成自动接收，有新邮件要及时查看。因邮件处理不及时造成容量限制及影响工作进度、办事效率者予以工作渎职的相关处罚。
4、不得在邮件系统内设置除本公司外的个人邮件收发。
5、禁止发送与工作无关的邮件。
第四章常规管理
公司为每位新进员工配备个人专用：
1、默认安装设置邮箱客户端为：OUTLOOK
2、用户名为：员工名字全拼+姓氏全拼+邮箱统一后缀
3、邮箱密码修改：请于开通后第一时间登陆邮箱网页地址进行密码修改。
4、邮箱账户属性中个人信息均填写真实信息。
5、邮箱的使用与管理由总部公司人力资源部负责。
第五章使用规范
使用代表常规纸质收发文传递信息的交流方式，称之为“电子文书”，其规范要求与标准尺度与行政公文类似。目前，我公司运营管理与业务开展范围内所涉猎的电子文书大致有15种，即：通知、请示、批复、函、报告、决定、通告、通报、会议纪要、会签、征求意见、企业刊物、制度、申请、其他。
一、电子文书的语言要求
总的要求是庄重、平实、概括，公文语言功夫的核心是选词。即：
一要根据所反映的客观实际需要；
二要符合明细、确切、简练的标准；
三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象；
四要多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，讲求用语规范。
二、电子文书的结构用语
（一）开头用语
表明行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。
（二）结尾用语
常用：为要、为荷、为盼、是荷、特此通知（证明、通报、报告、函告）等。
（三）过渡用语
常用：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。
（四）经办用语
常用：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
（五）称谓用语
的格式一般用第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等。
三、电子文书的主文结构
电子文书的主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式，即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的文书核心部分。
（一）主文结构的主要组成部分
1、标题
标题的写作方式一般为规范式和灵活式两种。为使收件人对邮件内容及所述事务的轻重缓急有所侧重，能够给收件人准确的第一视觉反映，从标题上便能对邮件进行分类，须在邮件标题行起始处用中括号注明邮件类别，继而添加具体邮
（1）规范式：由三部分组成，即：【类别】-发文机关+事由+文种，用于重要、庄重的公务。
（2）灵活式：【类别】-发文机关+文种；【类别】-事由+文种；【类别】-转发+始发部门及原通知标题。
2、正文
为体现电子文书的规范性并达到良好的视觉效果，邮件正文编辑处的标题统一使用黑体、小三号字、无需加粗；正文部分统一使用仿宋_GB2312、四号字，正文涉及小标题的，小标题须加粗；标题与正文之间须空出一行，且除标题与正文间隔、正文与落款间隔外，其他文字部分行间距设置为1.5倍行间距；邮件编辑处的落款结尾涉及时间（即：年、月、日）的，一般性事务文书须使用大写，如：二〇一三年十一月十一日。具体分类如下：
（1）表示原由
一是依据：
①情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等，常用“目前”等时间状语，简介人物及事迹。
②文件：常用“根据”……
③意义、议论：常用“是”……
④作用：常用“将使”……
二是目的：
常用“为”……
（2）表示事项
内容多而重要的分条列项，即列出层义，或用小标题、短句表达。
3、结尾
一是各文种专用术语，如：请予批准、特此通知等；
二是希望、号召类。
从15种电子文书中归结为4种工作生活中的常用的模式如下：
一、请示模式
◆请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在文中指定时限内批复。
◆标题一般由发文部门、事由、文书种类三部分组成。如《行政部关于创办XXX的请示》，可省略发文部门。
◆主送机关：接受请求的直接上级部门或领导。
◆正文：
1、请求原由。一写情况依据（一般用“目前”开头），二写目的说明（一般用“为”开头）。
2、请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级部门或领导进行判断和指示的参考。
3、结尾。祈使性语言，如：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”等。
二、报告模式
◆报告是向上级部门或领导报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位或部门的总结用于会议，成为报告。
◆标题：一般是“事由+报告”。
◆主送机关：与请示相同。
◆正文