清欠工作管理办法
 
第一章  总则
 
  第一条 为解决公司业务活动中面临的经销商及客户迟付、拖欠、拒付款项,造成公司流动资金短缺,法律纠纷不断,制约企业生存与发展的重大难题,加强对催收货款工作简称清欠工作的管理,引导企业规范经营、防拖防欠,促进企业提高管理质量,增强企业竞争实力,特制订本办法;
    第二条  应收账款是指根据各类供货合同协议约定,公司应收取买方的各类款项;其中包括主机货款、保兑仓垫款、融资造成公司回购及垫付款项、代垫运输费、配件款等款项;
    第三条  拖欠账款是指超出合同规定期限应收未收的款项,其中包括因拖欠造成应补偿的利息;
  第四条客户拖欠货款  公司根据我国有关法律,依据签订的供货合同和履约情况,通过诉讼或非诉讼方式催
收应收账款,处理因拖欠货款引起的经济纠纷、解决历史遗留拖欠货款的事项以及为预防发生拖欠采取的措施均为本办法涉及的业务范围;
 
第二章  机构职责与人员配备
 
  第五条 公司成立“清欠工作小组”以下简称“清欠小组”,公司清欠工作有总经理领导下指定分管领导全面负责公司的清欠领导工作;
    第六条 清欠小组在公司直接领导下对公司的清欠工作实施专业性管理和业务性指导,参与大额货款清收工作,并协调解决清欠工作中发生的重大问题;
    第七条  各部门及公司下属子公司要高度重视清欠工作,由总经理指派主要领导负责主抓清欠工作,并设立专门的清欠机构负责清欠工作,清欠机构要配备足够数量的工作人员,制定明确的工作职责;
    第八条 公司要逐步建立和完善既有应收账款所在部门账目并独立负责,又有财务、销售、法务和下属公司通力合作的清欠工作体系,并逐步建立保密案件、经销商信用、企业风险管理体系;
    第九条 公司清欠小组工作人员要具备一定的专业水平和综合业务能力;要重视清欠小组工作人员业务素质的培养和业务能力的提高,支持并积极选派人员参加系统内外的各类与清欠工作有关的业务培训;
 
第三章  责任制度
 
  第十条  发生欠款的负责人是清欠工作的第一责任人,全面负责本部门及公司下属子公司所发生欠款的清欠工作并由清欠小组协助;对于拖欠货款额度大、账龄长、难度高的经销商与客户,涉及公司主要部门的要亲自参加策划、决策并组织实施;
    第十一条  公司领导班子成员要积极参与协助清欠工作,根据分工职责承担相应的清欠工作责任,并将清欠指标纳入领导班子的经营考核指标体系;
    第十二条  公司财务总监对清欠工作涉及财务数据负有专业管理职责;公司财务部按照合约规定的付款条件,及时监督货款回收,控制拖欠货款发生,督促拖欠款的清收和追索,核定清欠工作的成本,协助处理呆账坏账;
    第十三条  部门责任
    1、公司法务部负责公司和公司下属子公司的清欠工作的管理、协调和指导;认真贯彻执行上级有关清欠工作管理制度和管理办法；掌握汇总清欠工作进展情况,审核、填报有关报表,提供分析资料；对各环节清欠责任人的工作进行管理和监督;负责组织有关部门研究制订客户清欠的措施和办法;
    2、营销部和下属子公司要对签约、履约全过程承担连续责任;负责协调解决清欠过程中涉及合同条款的争议问题,根据供货合同和结算资料,提供有效证据,为清欠工作提供收款依据;对清欠经销商及客户所在区域,驻外办事处必须协助清欠工小组进行对应;
    3、财务部在清欠工作中要加强货款结算回收工作,严格财务核算和收款手续,提供有关拖欠款的准确数据,收集客户资金动态信息,及时与公司清欠小组沟通;参与实施清欠工作中的债转股、实物抵债以及实物变现、资产评估等工作;
    4、技术中心及客户服务部和公司下属子公司要及时组织力量进行协调处理,解决好客户投诉的质量问题,清除清欠障碍;
    5、欠款业务所在下属子公司要提供相关结算凭据,以便财务、法务部和清欠小组掌握货款结算的数额,保证货款及时结算;
    6、营销部要及时提供业务合作中的洽商签证等原始资料和数据,保证证据的完整和准确性;并在案件移交法务部之前把所涉及的所有资料交付法务部;
    7、法务部应加强法律事务服务及合同审核管理,做到合同签定前签署意见、合同签定后内容交底,履约过程中进行检查等;及时准确的收集各种证据资料,提出有效的解决办法,依案情与诉讼审批程序对案件进行评估、立案、诉讼;
    8、公司其它相关部门及下属子公司要根据本部门及下属子公司工作职能,担负清欠工作
中应承担的责任;凡对公司统一安排的清收拖欠工作执行不力的,应承担其责任;
    第十四条  在公司及其它部门未同意下,签署的相关合同协议,造成公司重大经济损失的,业务及签署合同的经办人是清欠的直接责任人,也是货款清收的终身责任人;各下属公司应严格执行合约条款,把客户开发、关系维护和货款清收结合起来,视货款实收情况维护经销商及客户关系;
第四章清欠原则
第十五条  清欠工作的指导思想是依约主张债权、依法维护权益;按照既积极清收又讲究策略的原则创造性地开展清欠工作;在清欠工作中要注意与还贷、抵税、清偿债务、处理不良资产结合起来;要处理好清欠与市场开拓、客户维护的关系;
  第十六条  对拖欠货款的经销商、客户及相关债务人,要逐个分析,出拖欠原因,确定清欠目标和实施方案,根据客户的资金、信用状况采取不同的清收方法,核定清欠指标;
    对资金状况较好的经销商及客户和债务人,应加大催收力度回收现金;
    对于经销商及客户和债务人资金状况不好,但项目市场前景看好的,在经过充分的调查论证后,可采用有效抵押担保的办法清欠,并报备财务部、法务部及相关部门审核后,经相关领导批准方可实施;
    对于资金状况不好、经营不善的经销商与客户和债务人,可考虑以实物抵债的办法,并做好资产鉴定、评估、保全、资产所有权转移登记等工作; 
    对于资金状况恶劣、恶意拖欠、恶意逃债的客户和债务人,应果断采取诉讼或其它法律形式,以及法律允许的方式维护企业权益;
  第十七条  加强清欠基础资料、文档管理工作,认真清理正在供货合作业务和历史遗留拖欠货款业务的资料;建立应收账款台帐,对清欠工作实行动态管理;
    第十八条  在条件允许的情况下,按照法律程序进行债权债务转移,减轻企业拖欠款和债务的双重压力;
  第十九条  本着内部协商,内部仲裁,共同对债务人结算,按照市场经济运行规律办事的原则,妥善解决公司内部与下属子公司及部门之间的所牵扯债权债务问题;
  第二十条 合同法、担保法等法律法规以及对合同法、担保法等司法解释是解决拖欠问题的法律依据;对不按合同付款的债务人,要运用法律武器维护公司权益;
第五章  防欠措施
 
  第二十一条  注重市场调研、客户信用调查、项目前景分析,强化前期防范工作;建立和完善销售合同评审制度,制订详细的合同内容条款,审慎签订供货合同,从源头上合理防范和化解拖欠风险,提高采购及销售业务质量;
  第二十二条  坚持采用经公司评审的示范合同文本,强化供货合同中关于结算支付的约束条款;明确约定货款支付数额和期限、违约责任、结算方式;
    第二十三条  下属子公司及各部门作为供货方,要严格履行合同,确保产品质量;对客户提出的意见要及时反馈、热情答复,发现问题及时解决,不给客户留有任何拖欠的借口;
    第二十四条  强化各级、各类、各有关岗位人员的证据意识,加强基础资料管理;在履约过
程中重视业务进度结算和收款,对每一项经济业务活动随时记录,做好信函往来登记、签证确认、变更洽商文件的归档,密切注视债务人信用信息,及时收集证据资料、随时为索赔和清欠做好诉前基础工作;
  第二十五条 在履约过程中,一经发现经销商及客户等未按合同付款,或货款回收低于约定比例,各有关部门应依照职责立即采取行动,直至停止供货或相关措施,及时化解拖欠风险;
    第二十六条 供货按照合同履约完成后,在未按合同约定足收供货款或对供货拖欠款的债权尚未合理安排或缺乏回收保障的情况下,不得再次进行供货;
    第二十七条  大力加强综合smis信息化建设,逐步建立公司客户信用信息库,包括公司与经销商、经销商与客户终端合同、客户服务报告等信用资料和档案,要及时上传smis系统,实行网络管理,利用现代化手段防范风险;