浅析秘书必备的知识和能力
作者:张艳辉
来源:《办公室业务》 2014年第9期
    文/ 张艳辉
    随着社会的发展,企业和个人对秘书的需求越来越旺盛,人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统, 适应现代企业需求的高级秘书,已成为抢手的职业新宠。在无纸化办公和网络办公的大趋势下,更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士,在企业中具有举足轻重的作用。秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合,已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求,这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。有关专家预言,20 世纪最大的职业体为会计,而21 世纪最大的职业体是秘书。
    一、秘书职业的现状
    (一)社会对秘书人员的需求状况。当今社会对秘书人员的需求情况,据近几年来人才市场的信息统计分析,社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员:
文秘专业知识    1. 服务类秘书:如公司办公室,基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员,通常是专为较高级的领导人配备的。
    2. 事务类秘书:如企业、基层行政事业单位的办公室文员,公关文员,档案管理人员等,在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
    及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。
    3. 文书类秘书:如在企业,基层行政事业单位负责文字起草,文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员,即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。 负责各种文件的起草、装订及传递工作。
    4. 管理类秘书:如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。