1.1 秘书
1.2 秘书工作
一、教学重点
1、秘书的概念
2、秘书的类别与层次
3、秘书工作的原则与作用
二、教学难点
1、秘书的来由与定义
2、秘书工作的内容和技能
3、案例分析
秘书的概念
1.1.1“秘书”词义的演变
宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘彩的图书。
职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。
社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。
1.1.2 秘书的定义
定义一：国际秘书联合会对 “秘书”下的定义是： 秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。
定义二：“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”
（袁维国主编：《秘书学》）
1.1.3 秘书的职业特
一.直接性 1.秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;2.是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;3.是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。
二.稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。
三.知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定文化知识和专业知识。
四.年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26左右，一般为20～35岁他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。
五.女性化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。
1.1.4 秘书的分类及层次
一．从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。
1、公务秘书（ 1）集体秘书
（ 2）专职秘书。
2、非公务秘书（私人秘书）
二．按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为：文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。
三、按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。
1.1.4 秘书的分类美国分类
行政秘书:公司秘书:通讯秘书:
技术秘书: 医学秘书:法律秘书:
1.1.4 秘书的层次
1.通常把省、厅两级的秘书人员称为"高级秘书",
2.把处、科两级的秘书人员称为"中级秘书",
3．科员级以下的秘书人员则被称为"初级秘书"
高层机关和大型企业可以有高、中级秘书，也可以有初级秘书，可是基层机关和绝大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业则例外
北京秘书界有一种通俗的说法
高级秘书是动脑子出点子的
中级秘书是动手摇笔杆子的
初级秘书是跑腿办事的
1.1.4 秘书的层次
国家秘书职业标准划分为 " 五级秘书、四级秘书、三级秘书 、二级秘书" 四个层级。对其知识和技能要求都不同。
西方国家政府机关的秘书人员均属文官系统，有明确的层级划分，对职责、学历、资历各有要求。如英国就分为四个等
(1) 行政级。 (2) 执行级。
(3) 文书级。 (4) 助理文书级。
1.2.1秘书工作内容
1. 文书撰写 ( 上司口述或会议记录、整理 , 文件起草、修改、润等 ) 2. 文书制作 ( 打字、复印、编排、装订等 ) 3.文书处理 ( 收发、传递、办理、保管、立卷等 )4. 档案管理 ( 归档、鉴定、管理、提供等 )5. 会议组织 ( 准备、记录、文件、善后等 )
6. 调查研究 ( 计划、实施、分析、研究等 )7. 信息资料工作 ( 收集、整理、提供、储存等 )
8. 信访工作 ( 众来信来访或顾客投诉处理等 )9. 接待工作 ( 日常来访与计划来访接待、安排、服务等 )10. 协调工作 ( 政策、工作、地区、部门、人际关系等 )
11. 督查工作 ( 政策推行或决议实施的督促、检查等 )12. 日程安排 ( 为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等 )13. 日常事务 ( 通讯、联络、值班、生活、管理等 )14. 办公室管理 ( 环境、设备、经费等 )15. 其他临时交办事项。
1.2.2 秘书工作的原则
1.准确原则 : 理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。
判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。
2.及时原则: 要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。
3.严谨原则 严密地思考。 周详地运作。 谨慎地行事。
4.同步原则 要同步思维。
要同步行动。 要同步提高。
5.保密原则 要强化保密意识。
要具备法律知识。
1.2.3 秘书工作的特点
• 从属性
是现代秘书工作最根本的属性和特点。
• 被动性
秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。
• 事务性
秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。
• 综合性
秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。
• 机要性
指秘书工作的机密性和重要性。
1.2.4 秘书工作的作用
• 枢纽作用
秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。
• 参谋助手作用
秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。
• 形象作用
秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。
1.2.5秘书工作的发展趋势
逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层
逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统
逐渐走向秘书工作科学化的道路
1.2.6国外秘书工作的发展趋势
• 由事务型转为智能型
• 秘书工作日益专业化
文秘专业知识• 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化
1.秘书工作的内容有哪些?
2.秘书工作的原则有哪些?
3.秘书工作有什么作用?
4.秘书工作的发展趋势是什么?
秘书的素质与职业道德
2.1 秘书的知识能力
2.2 秘书的素质心理
2.3 秘书的职业道德
2.4 秘书的性别特征
1、教学重点：
秘书素质修养与道德修养的概念；
秘书职业道德的具体要求。
2、教学难点：
如何理解秘书应具备的素质和职业道德；案例分析与理解。
2.1 秘书的知识和能力
秘书的知识结构
基础知识：社会基础知识和自然科学知识。
专业知识：文书写作与处理、办公、管理、会议组织等。
行业知识：秘书所在行业、系统专业知识。
相关知识：经济学、心理学等。
2.1 秘书的知识和能力
能力要求：
写作能力；口头表达能力；听知能力；阅读概括能力；社交活动能力；协调能力；观察分析能力；应变能力；使用先进办公器械的能力；预测能力。
写作能力
具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用 汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言能力。这同样是需要加以锻炼培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
口头表达能力
秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话. 要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对众讲话也切忌啰嗦冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句
听知能力
秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、 外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系 和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是 多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
阅读概括能力
秘书要善于阅读，既善于精读，如对重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。
社交活动能力
现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
协调能力
秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不 一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以 沟通、协调。
观察分析能力
秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”, 及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是 秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件
应变能力
秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。
使用先进办公器械的能力
诸如录音、扩音设备、照相机、摄像机、复印机、打印机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使 用能力，可以备工作上的不时之需。
预测能力
预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。
发布评论